Ärksa ettevõtte majandustarkvara – kasvav särk vajaliku arvu varrukatega

Teatavasti on Eesti ettevõtted välismaise mõõdupuu järgi pigem väikeettevõtted. Kuidas saaksid aga väikese ja keskmise suurusega Eesti ettevõtted lubada endale head, paindlikku, andmevahetuses võimekat majandustarkvaralahendust mõistlike kuludega, selgitab Tresoor Tarkvara OÜ infosüsteemide projekteerija, majandusmagister Tiiu Lumberg.

Alati ei pea eelistama välismaist tootjat, sest täna on kohalik tegija tulnud klientidele suure sammu lähemale ning on edumeelsem ja kättesaadavam kui kunagi varem. Mõeldes korralikult läbi oma vajadused ning konsulteerides potentsiaalse kodumaise tarkvaraarendajaga, võib koostööst oluliselt rohkem võita, kui esmapilgul tundub.

Hea tarkvara on kui kasvav särk vajaliku arvu varrukatega! Selleks, et särk saaks kasvada vastavalt vajadustele, tuleb olla valmis investeerima. Siinkohal ei tohiks mõelda liiga odavalt ega liiga kallilt, vaid hindama pakutavat reaalselt. Kindlasti on hea nõuda eestikeskset lähenemist, sest ühelt poolt peab IT-partner olema kodus tehnoloogias, kuid teisalt peab ta tundma ka kohalikku turgu ja äri. Ei tasu sihtida suurt ja tuntud tarkvaratootjat, kes kaugelt oma klientide soove ei kuule ega soovigi tegelikult väiksemate eripäradega tegelda. Pigem leia endale „kohalik rätsep“!

Sageli juhtub, et ettevõtte juhid kipuvad loovutama otsustusõigust oma IT-juhile või raamatupidamisele. See aga pole hea, sest ettevõtja vaade ja arusaam läheb sedasi kaotsi! Seega tuleb lasta endale asjad selgeks teha ning mitte ühtegi sammu astuda enne, kui on mõistetav, kas sellest on ettevõttele kasu. Mõelge läbi, kas programmi kõrval peavad inimesed midagi n-ö Excelis tegema või käsitsi liidestama, ja kui, siis kas see on tarkvarapartneri abiga lahendatav?

Muide, kuigi tarkvarapakkujale ei ole töökohtade vähenemine kasulik, on trend just sinnapoole: ettevõte, kes ostab täna algse arvestuse järgi näiteks viis raamatupidamistöökohta, loobub juba aasta möödudes mitmestki kohast, sest neid pole lihtsalt vaja. Meie tarkvara kasutavad firmad ja asutused on vähendanud töötajate arvu, sest efektiivne programm ei vaja enam niipalju inimtööd. Siit aga tähelepanek, et töötajale ei pruugi olla „töökohta sööv“ tarkvara kõige meelepärasem.

Programmi üheks võtmeks on sujuv andmevahetus ja liidestamine. Neid „varrukaid“ ehk liidestamist tasub väsimatult taotleda! Kõik vajalikud andmed, mida on võimalik liidese kaudu ilma sisestamata kätte saada, on pikemas perspektiivis puhas ajavõit. Teisalt tuleb olla veendunud oma soovides: trendikad omadused ei pruugi ettevõttele üldse vajalikud olla, kui selle tegevuses on vastav töölõik marginaalne või puudub. Jõudlus, uuendusvalmidus ja vajaduste hindamine on see-eest olulised märksõnad. Selleks on hea arutada potentsiaalse partneriga läbi praegune olukord, perspektiiv ning tema võimalused ja valmisolek tarkvara edasisteks arendusteks. Mida rohkem küsimusi esitada, seda paremini saab aimu tema kliendikuulmisest ja inimestest, kes tegelikult seda ühist tööd vedama hakkavad. Nemad on tahes-tahtmata Sinu ettevõtte majandustarkvara meeskond. Pigem tasub vältida olukorda, kus pakkuja poolt on tiimi lükatud lihtsalt säravad CVd, mitte aga tegelikud töö tegijad.

Tänapäevase majandustarkvara iseloomulikud teemad on kasvamine, muutumine ja kohandumine. Pahatihti on tarkvarainvesteeringute häda olnud see, et soliidne välismaine partner teeb soliidse ja kalli pikaajalise projekti või ostetakse valmistarkvara kasutusõigus, mille kõiki funktsioone tegelikult hetkel ei vajatagi. Kuivõrd muutumisvajadus on igas arenevas ja kasvavas ettevõttes pidev, võivad jääda katmata mingid tarkvara tuge vajavad funktsioonid, sest välispartner kas ei tee Eesti ettevõtetele vajalikke kohandusi või on need väga kallid.

See ei tähenda, et kodumaise tarkvara arendamine oleks automaatselt hästi soodne, sest tarkvara tootmisvahendite, oskusteabe ja arendusressursi hind sõltub paljuski turust ning on praeguseks sama kallis igal pool. Paraku on kokkuhoid tarkvara arvel oma tulevaste tulude ärajätmine. Hea tarkvara on ettevõttele tootmisvahendiks, mis tuleb panna tõhusalt tööle ning mille dokumendiringlus tuleb liidestada partnerite ja klientide tarkvara ja/või andmebaasidega nii palju kui vähegi võimalik.

Majandustarkvara arendamisel on lähitulevikus olulised kaks märksõna: e-arved ja GDPR ehk Euroopa Liidu uus andmekaitsemäärus. Muidugi ei saa tähelepanuta jätta ka siseriiklikke maksumuudatusi, mis on helde mahuga.

Kui algselt liikusid ettevõtete ja asutuste vahel paberarved, millele järgnes PDF-formaadis arvete saatmine e-kirja teel, siis nüüd on enamik edumeelseid ettevõtteid läinud üle automaatsele e-arvete süsteemile. Riigihangetes muutuvad näiteks e-arved kohustuslikuks 2018. aasta lõpuks ning seda Euroopa Parlamendi ja Euroopa Nõukogu direktiiviga nr 2014/55/EL.

Eelmise aasta kevadel võeti Euroopa Liidus vastu uus isikuandmete kaitse üldmäärus (General Data Protection Regulation ehk GDPR), millele üleminek lõppeb 2018. aasta mais. Kui füüsiline isik (nt klient, aga ka töötaja) on oma isikuandmed ettevõttele usaldanud, on tal uue määruse kohaselt õigus nõuda, et neid parandataks või kustutataks. Seega peab tarkvara võimaldama isikuandmeid hallata ja vajadusel kustutada nii, et töö ettevõttes sujuks ning samas oleks ettevõtte tegevus uue andmekaitsemäärusega kooskõlas. Vastasel korral võib ettevõte trahvi saada. Mitmete majandustarkvarade jaoks võib see osutuda parajaks väljakutseks.

Iga Eesti ettevõte saab lubada endale head, paindlikku, andmevahetuses võimekat majandustarkvara lahendust mõistlike kuludega ehk kasvavat särki vajaliku arvu varrukatega. Selleks tuleb lihtsalt väärtustada tarkvara kui tootmisliini, teada oma vajadusi ning osata neid koos koostööpartneriga kaardistada.

Tresoor Tarkvara OÜ peatoode on majandustarkvara Tresoor, mis ühendab endas mobiilseid lahendusi, liidestusi teiste tarkvaradega ning Personalitarkvara, mis koos Palgaga toimib finantssüsteemiga samal andmebaasil. Otsast lõpuni Eestis tehtud ja dünaamiliselt seadistatavat tarkvara saavad kasutada nii asutused, MTÜd kui ka erafirmad ning see on tegusalt kasutusel raamatupidamisbüroodes. Siin räägib kaasa unikaalne aruandlus, mis liigendatav üldpildist algdokumendini, samuti sujuv koostoimetamine Exceliga.

Tarkvara saab liidestada dokumendihaldussüsteemiga, pankadega ja lisaks saab kliendile pakkuda talle vajalikke eriteenuseid. Nii majandustarkvara Tresoor ise kui ka Personali- ja palga tarkvara on kasutatav nii väikestes, keskmistes kui ka suurtes, üle 400 inimesega ettevõtetes. Igal aastal arendatakse Tresoori tarkvara edasi ning eriti jõuliselt on viimastel aastatel astutud samme mobiilsete lahenduste suunas.

Ettevõtjale on oluline saada analüüsiv pilt oma äri andmetest. Hea oleks, et kiiremini ja piltlikumalt kui Excelis ning näha ka nutitelefonis. Tresoor on nüüdseks liidestatud Microsoft Business Intelligence’i (lühendatult MS BI ehk Power BI) mitmekülgse ärianalüüsi vahendiga, mis on osa Office 365 teenustekomplektist. Siin pole ettevõtjal vaja muud, kui tellida Tresoori poolelt ühendus pilvepõhise MS Power BIga ning hakata kasutama Tresoori kogutud andmeid otsuste tegemiseks. 

Minul kasutajana on Tresooriga kogemus juba 10 aastat. Kui algselt sai tarkvara valitud n-ö tutvuse poolest, siis nüüdseks on valik ennast igati õigustanud nii rahalise- kui ka praktilise poole pealt. Esimesena tuleb mainida muidugi soodsat hinda ning samas mitte sugugi väiksemaid kasutusvõimalusi võrreldes näiteks kõiksuguste maailma suurte majandustarkvarade tootjatega. Tresoori plussidena saab välja tuua eelkõige, et kõik finantsarvestuseks vajalikud tarkvara moodulid (majandusarvestus, palk, personal, ladu, lepingute haldus jms) asuvad kõik ühel ja samal avatud andmebaasil ning klienttarkvaraks on üks ja sama rakendus. See omakorda loob võimaluse mistahes andmeid dünaamiliselt kokku viia ning luua lihtsa vaevaga ettevõtte spetsiifikast lähtuvaid vorme, seoseid ja aruandeid. Tarkvara suurim pluss ongi seesama ülim avatus. Iga dokument või konteering ning dokumentide omavahelised seosed on lihtsalt leitavad ja visuaalselt väga hästi jälgitavad. Omaette väärib mainimist laiapõhjaline aruandlus, mille võimalused ja seadistamise lihtsus ja koostöö Exceliga teevad tarkvarast ka tõeliselt hea finantsanalüüsi vahendi. Kliendina oleme ka rahul Tresoori tugiteenuse kiirusega nii probleemide lahendamisel kui ka võimalusega suhelda kliendipõhiste tarkvara arenduste puhul otse toote arendajatega.

Valisime Tresoori, kuna olen selle programmiga enne töötanud. Tresoor on mugav, hästi arendatud, loogiline ja lihtne kasutada. Programm võimaldab selekteerida ja töödelda palju erinevaid andmeid. Eriti mugav ja hea on programm riigi saldoandmike kohuslasele, kuna kõik vahed ja ebakõlad TP koodides, rahavoogudes on lihtne tuvastada ja parandada. Tresoor on võimaldanud meil töökorraldust oluliselt efektiivsemaks ja kiiremaks muuta.