Kuidas alustav ettevõtja saab raamatupidamiselt kokku hoida?

Tarkvara töötati 3,5 aastat tagasi välja Registrite ja Infosüsteemide Keskuse (RIK) poolt koostöös Eesti Väike- ja Keskmiste Ettevõtjate Assotsiatsiooni ning Eesti Kaubandus-Tööstuskojaga ning selle eesmärgiks on aidata ettevõtjal raamatupidamise korraldamisega lihtsamalt, soodsamalt ja aega kokkuhoidvamalt hakkama saada.

„Kuna e-arveldaja asub äriregistri ettevõtjaportaalis, on ligipääs sellele olemas igal ajal ja igalt poolt ning seda saavad kasutada nii ettevõtjad ise kui ka nende poolt volitatud isikud, näiteks raamatupidajad,“ selgitab RIKi ettevõtete aruandluse infosüsteemide talituse juhataja AleksandrBeloussov.

Oma olemuselt sobib tarkvara ennekõike just alustavale ja väikeettevõtjale või mittetulundusühingule ja sihtasutusele ning selle kasutamine on terve esimese aasta jooksul kõigile tasuta. Edasi toimub hinnastamine tulenevalt kannete arvust, näiteks kliendile, kes teeb pärast esimest aastat vaid kuni 10 kannet kuus, maksab e-arveldaja kasutamine viis eurot aastas. Kusjuures avaliku sektori asutustele saavad kõik e-arveldaja kliendid kuni 2018. aasta lõpuni e-arveid tasuta edastada.

„Meie hinnangul on oluline panustada sellesse, et tasuta tarkvara kasutamise periood aitaks alustaval ettevõtjal kulusid kokku hoida ning ta saaks oma peamise tähelepanu esimesel tegutsemise aastal suunata põhitegevusele,“ räägib Beloussov. „Kuna paljud alustavad ettevõtjad proovivad oma raamatupidamisega – nagu ka muude ülesannetega – esimestel aastatel ise hakkama saada, kasvas sellest välja vajadus luua lihtne ja soodne online-programm, mille kasutamine olekski väikeettevõtjale endale jõukohane.“

Seega sai e-arveldaja raamatupidamistarkvara ennekõike üles ehitatud alustava ja väikeettevõtja huve ja vajadusi silmas pidades. Kuid mõne aja pärast täiendatud ja kohandatud ka mittetulundusühingute ja sihtasutuste raamatupidamise haldamiseks. Areng toimub pidevalt ka edasi: kui algselt sai selles lihtsalt oma raamatupidamist korraldada, siis tänaseks on koos e-arve keskkondadega loodud ka digiarvete otsesaatmise lahendused ja tehakse e-arvete saatmiseks tihedat koostööd erinevate e-arvete operaatoritega. Lisaks pakub e-arveldaja ka arhiveerimise võimalust.

Kuigi e-arveldaja on tänaseks töötanud vaid mõned aastad, on sel juba ca 6000 aktiivset kasutajat, mis näitab tarkvara intuitiivsust ja lihtsust. Ehk e-arveldaja kasutamisega saavad edukalt hakkama saanud ka kõik need, kes pole raamatupidamistarkvaraga üldse varem kokku puutunud.

Iga tarkvara kasutusele võtmisel vajab see esmalt enda vajadusest lähtuvat seadistamist (algbilanss, kontoplaan, rekvisiidid, kliendibaas jm). E-arveldaja pakub ka selles osas lihtsaid ja kiireid võimalusi, näiteks vaikimisi olemasolevaid eelseadistusi, eelvalikuid ja andmete sünkroniseerimise võimalust erinevate registritega. Juba igapäevaselt kasutavale kliendile koostab tarkvara soovi korral käibe-, tulu- ja sotsiaalmaksu-deklaratsioone ning võimaldab need saata maksu- ja tolliametile.

Kuna e-arveldaja proovimiseks on olemas demokeskkond, mis võimaldab enne lepingu sõlmimist ja kasutajaks hakkamist tarkvaraga tutvuda, saab klient selle võimalusi, ülesehitamise loogikat ja sobivust eelnevalt proovida. Lisaks korraldab e-arveldaja tiim igal aastal ka tasuta koolitusi, mis on hea uutele kasutajatele sisse elamiseks ja võimaldab näiteks pikemaajalistel klientidel eri funktsionaalsuste ja spetsiifilisemate võimalustega tuttavaks saada. Ja tehniliste küsimuste tekkimisel saab alati pöörduda klienditoe poole.

Tarkvaras on olemas arveldamise, raamatupidamise, aruandluse ja personali moodul. Majandusaasta aruannete esitamiseks on seal olemas ka automaatne XBRL-aruande genereerimise võimalus, et aruande saaks võimalikult vähese vaevaga ettevõtjaportaali aruandluskeskkonda edastada. Lisaks pole e-arveldajat kasutades vaja eraldi aasta lõpus kontode sulgemist teostada – kõik saldod on alati kontodel olemas ning selle tulemusena saab aruandlust teha läbi mitme majandusaasta korraga, eeldusel, et vastavate perioodide kohta on kõik vaja minevad andmed sisestatud.

„Põhjus, miks näeme selle tarkvara kasutajatena just alustavaid, väikeettevõtjaid ning MTÜsid, on see, et e-arveldaja ei sisalda laoarvestuse funktsionaalsust,“ ütleb Beloussov, lisades, et raamatupidamistarkvara on kindlasti kasulik ka neile, kes soovivad avaliku sektori asutustele e-arveid saata, sest selle kliendid saavad seda e-arveldaja keskkonnas hetkel tasuta teha. Hetkel ei kohusta raamatupidamise seadus ettevõtjaid omavahel e-arveid vahetama, kuid kui see kohustus tulevikus tekib, on e-arveldajas see funktsioon juba olemas.

E-arveldajaga liitumiseks piisab elektroonilises keskkonnas lepingu sõlmimisest. Seejärel tuleb tarkvara mooduleid seadistada ja andmed sisestada. Seni e-arveldaja erinevates formaatides teistest tarkvaradest andmete importimise võimalust veel ei paku, kuid sellekohased arendused on lõpusirgel. Sellest lähtuvalt saavad peagi ka e-arveldaja kliendid mugavamalt oma kanded, kliendid, tooted, teenused, ostu- ja müügiarved jm tarkvarasse mass­importimise teel üle kanda.