Kuidas kiirelt kasvavas firmas pettusi ennetada?

Siiri Antsmäe, Grant Thornton Balticu siseauditi valdkonna juht 23. veebruar 2017, 14:30
Pettusi aitab ära hoida toimiv sisekontrollisüsteem.
https://www.aripaev.ee/storyimage/EA/20170223/USEFUL/170229774/AR/0/pettus.jpg
Ainult tellijale

Mullu tegi auditeerimis- ja nõustamisfirma Grant Thornton Baltic varasematest aastatest mitu korda rohkem pettuste menetlusi Eesti ettevõtetes.

Huvitav erinevus võrreldes varasemate aastatega on asjaolu, et kui näiteks jaekaubanduses, toitlustamises ja tootmises on töötajate pettusi ja vargusi esinenud ka varasematel aastatel, siis 2016. aastal oli rohkem juhtumeid puukettevõtete ja ostuprotsessi kaudu petmistega. Kõigil juhtumitel oli selge läbiv joon – kõik skeemid olid toiminud mitu aastat. Samuti oli iseloomulik, et ettevõtte sisemised regulatsioonid ja protsessid ei olnud kas läbi mõeldud või töötajatele kehtestatud.

Siin peitub kiiresti kasvavatele firmadele oluline riskikoht. On ilmselge, et juhtkonna eesmärk on müügi- ja kliendinumbrite ning turuosa suurendamine. Sellega kaasneb sageli ka kiire töötajate arvu kasv. Kuid igavamad teemad, nagu sisemiste kontrollisüsteemide ja aruandlusliinide või huvide konflikti vältimise poliitika loomine, jäävad tähelepanuta, mis võib hiljem kurjalt kätte maksta.

Toon ühe näite: ettevõte tegeles tootmisega, kasv oli gasellile omaselt kiire. Tooraine tarnijatele tellimuste esitamise ning kuluarvete kooskõlastamise protsess ei olnud piisavalt läbimõeldud. Seetõttu sai üks töötaja esitada ettevõtte nimel tellimusi ning kaupa iseseisvalt lattu vastu võttes selle sealt enda ettevõttesse edasi toimetada. Kuna käive oli suur, pettusega kõrvaldatud varude maht ei olnud silmatorkav ning samal ajal ei toimunud ka finantsarvestuses tellimuste ja lattu saabunud varude saatelehtede võrdlust, ei tulnud erisused pika aja jooksul välja ning tekitatud kahju oli suur.

Milleks firmale eetikakoodeks?

Erasektori ettevõtetes pole otseselt seadusest tulenevat kohustust kirja panna reegleid korruptsiooniohu maandamiseks mõeldud meetmete kohta. Juhid, kes eetikakoodeksi ja sisemise kontrollikeskkonna teadliku kujundamisega tegelevad, on ise selle vajalikkusest teadlikud – tegemist on omaniku või tegevjuhtkonna huviga oma ettevõtet ja vara kaitsta.

Saan tuua näite gasellist, kes küll tublilt lasi juhatuse liikmetel igal aastal deklareerida huvide konflikte, kuid ei pannud seda kohustust keskastmejuhtidele ja nendele töötajatele, kes tegelikult valmistasid ette ostuotsuseid ja valisid hankepartnereid. Nii leidsid omanikud end ühel päeval olukorrast, kus tooraine osteti oma töötajate omanduses olevate puukettevõtete kaudu.

Ühtegi hästi toimivat eetikakoodeksit ei ole võimalik toimima panna ilma tippjuhtkonna eestvedamise ja sellesse uskumisega, sest eetilise keskkonna loomine ja toimiva süsteemi loomine on mitmeaastane protsess koos tagasilanguste ja tõusudega. Tegevjuhtkonna eeskuju ja eestvedamine ning nõukogu roll ja pühendumus on siinkohal äärmiselt olulised.

Tähtis on ka kommunikatsioon: sõnum, mida protsessi algatades ja ellu viies töötajatele edastatakse, peab olema selge ja hästi edasi antud. Kõigil osapooltel peab olema kindlus, et eetikakoodeks ei ole kellegi järele luuramiseks, vaid tegemist on ettevõtte kultuuri muutusega ning selle kaudu ka töötajasõbralikumaks muutumisega. Töötajatel ei tohi mingil juhul jääda muljet, et tegemist on meetmega, mille abil hakatakse töötajaid valimatult ja sihilikult vallandama.

Oleme kokku puutunud ettevõtetega, kellel on loodud eetikakoodeks ja isegi töötajate töölepingutesse ning protseduuride kirjeldusse kirja pandud nõue pettusest teavitada. Sellest ollakse küll teadlikud, kuid süsteem ikkagi ei tööta.

Sageli on teiste põhjuste kõrval oma roll ka asjaolul, et töötajad ei julge oma kolleegile infot anda, kartes töö kaotuse või tagakiusamise pärast. Kaotaja on sellises olukorras aga ettevõte.

Ettevõtte eetikakoodeksi loomise eeldused

Eetikakoodeksi eesmärk on luua raamistik organisatsioonis aktsepteeritava käitumise reeglitele ning sätestada protseduurid reeglite rikkumise menetlemiseks.

Eetikakoodeks ei ole paberileht, mis töötajale allkirjastamiseks ette pannakse. See on süsteem, mis peab hõlmama:

  1. Reegleid, mis on meie organisatsioonis lubatud ja mis mitte.
  2. Teavitamisprotsessi, sh organisatsioonikultuuri tüüp ja kontrollikeskkond – keda ja kuidas töötaja võimalikust pettusest teavitama peab.
  3. Juhtumite menetlemisel tegevuse kirjeldust – kes laekunud infot menetlema hakkab, kuidas menetlust tehakse, millise aja jooksul, kas ja kuidas informatsiooni edastajale tagasisidet antakse jms;
  4. sanktsioonide kirjeldust – millised on karistused rikkumiste eest, kes teeb otsuse jms.

Kogu kirjeldatud protsess on iga ettevõtte nägu. Ei ole võimalik luua unikaalselt dokumenti, mis on sobilik erinevatele ettevõtetele, kuna kõik sõltub juhtkonna poliitikast, sisemisest kontrollikeskkonnast, organisatsiooni suurusest ja tegevusalast ning paljust muust. Avalikus sektoris on riik välja töötanud erinevaid koodekseid, koolitusi ja juhendeid, erasektoris on vaja kogu raamistik ise luua.

Artikkel ilmus 17. veebruari Äripäeva erilehes Gaselli TOP, kust leiab peale Gaselli TOPi ka lugusid kiiresti kasvanud ettevõtete kohta.

Raadio ettevõtlikule inimesele

Äripäeva raadio 92.4

Hetkel eetris

Kava

    Vaata kogu kava
    Äripäev https://www.aripaev.ee/img/id-aripaev.svg
    23. February 2017, 13:50
    Otsi:

    Ava täpsem otsing