Gasell: Nutikas tegutsemine säästab ettevõtte varade haldamiskuludelt 20–30%

„Võtke lahti oma bilanss ja mõelge majandustulemustele juhul, kui nende varadega seotud kulusid oleks võimalik kokku hoida 5% aastas, 10% või ambitsioonika eesmärgi puhul isegi 20% ja rohkem. Rahvusvaheliste konsultatsiooni- ja IT-firmade uuringutele toetudes võib see olla isegi kuni 35%. Aga kuidas seda saavutada?“ tõstatab füüsiliste varade juhtimise tarkvara müüja Reminet OÜ juht Kaia Kirs küsimuse.

Varade haldamist tuleks alustada valdkonna auditi tegemisest. Audit aitab selgitada, kus asutakse, millised on kokkuhoiukohad ja kus asuvad riskid. Näiteks: kas minu hooldustöötajad on piisavalt koormatud, ja kui nii, siis millega täpselt? Kas seadmetele on tehtud vajalikud hooldused ja millised on nendega seotud kulud? Kas varadega seotud dokumendid on kõik olemas ja kas see info on kättesaadav? Kas sõlmitud hoolduslepingutes on avariijuhtumite riskid kaetud?

Audit tuleb kindlasti tellida asjatundjalt, kellel on kogemusi ja kes on spetsialiseerunud just selle segmendi auditeerimisele. Kõige parem on küsida enne auditi tegemist referentse, kellelt saaks huvi korral või vajadusel infot tagasiside ja protsessi kohta. Reminet on varahaldusauditeid teinud nii avaliku sektori organisatsioonidele kui ka eraettevõtetele.

Seejärel tuleb luua varahalduse strateegia. Strateegilised eesmärgid võivad olla erinevad, kui nende abil mõeldakse selgeks, mida, millise aja ja vahenditega tahetakse saavutada. Ka strateegia väljatöötamisel soovitab Kaia Kirs kasutada professionaali abi, kellel on kogemusi samalaadsete strateegiatega ja kes oskab juhtida tähelepanu nüanssidele, millele ettevõtja ei pruugi esimese hooga mõelda. Üheskoos pannakse paika nii eesmärgid kui ka nende saavutamise kava.

Tänases kiirelt muutuvas maailmas on oluline valida oma eesmärkide saavutamiseks sellised tehnoloogilised lahedused, mis aitavad võimalikult kiirelt ja soodsalt jõuda sihile. Selleks peaksid lahendused olema ühildatud ettevõtte teiste kasutusel olevate IT-lahendustega ühtseks infosüsteemiks, et kasutada sealseid andmeid ja aruandeid parimal moel äriliste otsuste tegemiseks. Ühelt poolt on selleks tarvilik tehnoloogiate omavaheline liidestamine, kuid teisalt on vajalik tihe koostöö IT-, personali- ja raamatupidamisosakondadega.

Arvamine, et uuendused kannavad kindlasti vilja ning meie tege­vus annab rahalist kokkuhoidu, ei ole midagi väärt, kui seda ei suudeta tõendada. Eesmärgid tuleb seada nii, et tulemused peavad olema mõõdetavad. Kuidas me päriselt teame, mida oleme saavutanud? Selleks tuleb paika saada mõõdetavad eesmärgid ehk KPI (key performance indicator – tulemuslikkuse võtmenäitaja, võtmemõõdik).Millised on varahalduse auditi võtmemõõdikud?•    Neil peab olema kindel äriline vajadus ja selge mõõdetavus.•    Fookus paika – pigem (alguses) vähem, aga selgelt.•    Need peavad olema ettevõtte strateegiliste eesmärkidega kooskõlas.•    Neid tuleb asjaosalistele ja laiemale töötajaskonnale selgitada. Nende jälgimine toob osale töötajatest lisakohustusi ja peab olema selge, miks seda tehakse. Tavapraktika on süüdistada IT tööriista, mis justkui asi iseenesest nõuab tüütut andmete sisestamist.•    Need peavad välja tooma varahalduses esinevad vead ja võimalused muudatusteks.•    Tuleb keskenduda varade omamise kogukulule – saada ülevaade kuludest nende elukaare pikkuses.

Eesmärkide püstitamisel peab kindlasti panema paika ka aja, mille jooksul soovitakse varahalduses tehtavad muudatused ellu viia ning millal mõõta tulemusi. Pärast esimesi tulemusi tuleks vajadusel vanu otsuseid muuta või teha uued vajalikud otsused ja hakata neid ellu viima.

„Äärmiselt oluline on nii tehtavaid muudatusi, eesmärke kui ka tulemusi töötajatele kommunikeerida, sest see on ettevõtte äritulemuste parandamise seisukohalt tähtis. Meie kogemus ütleb, et järjest enam tunnevad ettevõtjad huvi, kuidas liita varade majandamine kogu ettevõtte strateegia osaks ning kuidas sellest kasu saada. Oluline osa protsessist on ka mõelda, kui palju inimesed kulutavad mingitele töödele ja kas neid töid saaks ette planeerida ning teha efektiivsemalt,“ kõneleb Kaia Kirs.

Kuna mõõdikute ja eesmärkide jälgimine toob asjaosalistele ning osale töötajatest lisakohustusi, peab olema selge, miks seda tehakse. „Tavapraktika on süüdistada IT tööriista,“ nendib Kaia Kirs. „Ent tegelikult teame kõik, et IT-süsteemide eesmärk on teha inimeste elu lihtsamaks, et ootamatuseid ja häirivaid tegureid nende elus oleks vähem ning asjad laabuksid nii, nagu peab.“

Kui esimesed kokkuvõtted tehtud, läheb kõik uuele ringile – planeerimine, elluviimine, kontrollimine, analüüsimine ja järeldatust uue plaani tegemine.

Kinnisvaraomanike esimene küsimus on ikka: mida me sellisest e-andmebaasist kasu saame? Erinevate allikate põhjal võib kinnitada, et varade hoolikas ja süstemaatiline haldamine aitab kokku hoida 20–30% igakuistest tegevuskuludest ja hoida riskid kontrolli all. Lisaks on boonuseks mitmed uued tehnoloogilised lahendused, mis muudavad kogu senist varade majandamise praktikat – näiteks asjade internet ja mudelprojekteerimisest tulenevad võimalused. Just ennetavad tegevused ja kõikide andmete ühest kohast leidmine on see, mis pikemas perspektiivis kasu toob ja meie töö lihtsamaks muudab.