6. märts 1996
Jaga lugu:

Suur koopiamasin -- trükikoda toanurgas

Suurte koopiamasinate kvaliteedis kahtlejaid on raske leida. Samas on paljudele siiski küsimus, kas keskmise ettevõtte seisukohalt on mõtet nendesse investeerida meeletuid summasid.

Ettevaatlikuks teeb paljusid ka väga suured varieerumised erinevate masinate hindades, mida mõjutavad mitmed tegurid. Näiteks koopia tegemise kiirus või paberi suurus, mida koopiamasin vastu võtab. Ja loomulikult värvilise koopia tegemise võimalus.

See jääb juba ostja otsustada, milliseid omadusi tal praegu vaja läheb ning milliseid kunagi tulevikus.

Loomulikult ei osta igaüks suurt koopiamasinat endale kontorisse tolmuma. Enamasti soetavad selle endale suured ettevõtted ja kirjastused, kuna neil on selle järgi vajadus, kuigi mitte alati piisavalt ressursse.

Suurtes ettevõtetes võib kasuks tulla koopiamasina koodi kasutamise võimalus. Reeglina võib igale töötajale personaalselt anda oma koodi, kuna masinasse on neid võimalik sisestada sadu.

See välistab koopiamasina kasutamise võõraste poolt ja võimaldab samas kontrollida, mitu koopiat on iga töötaja teinud.

Aga ikkagi tekib küsimus, millega põhjendada suure koopiamasina ostu vajadust? Eelised tulevad esile alles suurt töökiirust ja head kvaliteeti nõudvates situatsioonides -- näiteks, kui tekib vajadus kopeerida asutusesisest infolehte (kuna kirjastuskulud on liig suured ja tavalise koopiamasina või printeriga pole füüsiliselt võimalik sellist protsessi läbi viia).

Või kui tegemist on ettevõttega, kus on lai aktsionäride ring ja kus tuleb koosolekul muudetud põhikirja kiiresti paljundada ning jälle laiali jagada. Muidugi mõjutab otsust suure koopiamasina ostu kasuks koopia madal omahind -- kuni 5 senti lehelt.

Suurtes ettevõtetes on tavaliselt väga palju bürokraatiat ja paberitööd. Sellegipoolest pole mõttekas osta igasse osakonda oma koopiamasinat, mis läheb arvatavasti rohkemgi maksma kui üks võimas paljundusmasin.

Kui tavaliselt jõuab juua suurema hulga koopiate tegemise juures nii mõnegi tassi kohvi, siis suur koopiamasin teeb paarsada koopiat mõne minutiga. Kõigele lisaks on paberid juba sorteeritud ja köidetud.

Alati ei ole neist võimalustest muidugi kasu -- juhul, kui töötajat ei õpetata masinat kasutama. Kui ei osata kasutada võimalusi, mis on hädavajalikud mõne protseduuri läbiviimiseks, on taoliste masinatega isegi vaid kümmet koopiat võimalik tervelt viis minutit teha.

Ilma korraliku koolituseta pole sellise toote ostmisel mõtet -- arvata võib, et see hind peaks koolitust väärt olema. Tavaline on, et ei osata kasutada suurendust/vähendust või vahetada paberit ning suvalise probleemi kerkimisel tekitatakse tühja lärmi rohkem kui asi väärt. Kui on selgeks tehtud, kuidas neid funktsioone kasutada saab, siis sellest peaks tavainimesele alguseks jätkuma.

Loomulikult peaks olema koolitatud mõni asutuse töötaja, kes kõrvaldaks lihtsamad komplikatsioonid, nagu paberi vahelesöömine või muud sarnast. Sisse-väljalülitamine ei tohiks kõne alla tulla ööpäevaringselt töötama mõeldud koopiamasina puhul.

Enamjaolt suudavad õnneks koopiamasinad juba ise aru saada, missugune paber neil hetkel kopeerimiseks on antud: kas A3, A4 jne. See aitab ära hoida nii mõnegi segaduse koopiate tegemisel, tuju võib üpriski tusaseks minna küll, kui on tehtud viissada A3-koopiat A4-paberile. Masin võtab juba ise sobiva paberi paberisahtlist, kui just ei soovita ise suurendust või vähendust kasutada.

Kirjastuste vajadusi arvestades võib suur koopiamasin osutuda hoopis odavaks alternatiiviks trükimasina kõrval, kuna masin suudab teha juba suurema osa tööst ise ära. Masin kopeerib suuri koguseid kiiresti ja kvaliteetselt, sorteerib ja köidab ning paneb kaanedki peale. Mida veel tahta ühelt masinalt. Tegemist on lausa universaalse trükikojaga toanurgas.

Loomulikult ei suuda ta asendada tavapärast trükikoda oma kvaliteediga. Peamiselt on koopiamasin siiski odava meedia üks varianti, mis annab võimaluse kiiresti ja odavalt organisatsioonisisest infot edastada -- ja seda funktsiooni täidab ta ideaalselt.

Välja ei saa jätta koopiakeskusi, kelle äriideeks on müüa koopiateenuseid kiiresti ja kvaliteetselt. Selliste keskuste teenuseid on väga mugav kasutada väikefirmadel, kui aeg-ajalt tekib vajadus kopeerida suurem kogus suvalist materjali. See on tasuv nii koopiakeskusele kui ka väikefirmale, kes hoiab kokku aega ning raha, saades tehtud koopiad kiiresti ja odavalt.

Ikkagi tuleb korralikult läbi mõelda, kas on mõtet osta sellist koopiamasinat, mille kõiki võimalusi ei suudeta ära kasutada. Samas tuleb meelde jätta, et selliste masinate loomisel on arvestatud väga pikaajalist kasutamisaega, mis ulatub kuni kümne aastani.

Selle aja jooksul peaks suur koopiamasin tehtud kulutused omanikule tagasi teenima või muidu on midagi väga viltu.

Jaga lugu:
Hetkel kuum