2 märts 1997

Kuidas ja kui kaua säilitate oma ettevõtte dokumente?

Meil on ju terve arhiivimajandus ja teatud rida dokumente, mis on valitsuse määrustega kehtestatud -- kui kaua peab midagi hoidma ja säilitama. Näiteks tööõnnetusaktid või mingid palgadokumendid, finantsdokumendid -- kõigil on oma säilitamisaeg.

Meil on arhiivi eest vastutav isik, nii nagu kord ette näeb. Need asjad, mis on ette nähtud hoida, hoitakse alles. Ruum pole küll kõige ideaalsem, kuid dokumentide säilitamise võimalus on olemas.

Omandisuhted on meil muutunud, kuid ettevõtet on juhtinud ja majandanud algusest peale praktiliselt samad inimesed. Me ei ole midagi prügikasti visanud. Inimeste järjepidevus on raudselt alles jäänud.

Kui erastamiskonkurssi poleks võitnud töökollektiivi liikmetest moodustatud aktsiaselts, võib-olla oleks uus peremeest tõesti kühvliga platsi puhtaks teinud.

Meil ei ole muudatused nii teravad -- mida oleme teinud, seda teeme senini.

Riigiettevõtetes säilitati dokumente väga erinevalt. Tihtipeale on alles hoitud niisuguseid dokumente, mille edasine säilitamine ei paku firmale otsest huvi, kuid vabariigi seadustest tulenevalt peab neid säilitama. Samas aga ei ole sageli varasemast perioodist alles neid dokumente, mis pakuksid ettevõttele huvi, näiteks varade müügi käskkirju jne.

Üldjuhul on vanade sälitatud dokumentide hulk nii suur, et nendega peaksid tegelema omaette inimesed -- et neid vähemalt korra revideerida ja mingi kord luua. Enamasti käib see eraettevõtjale natukene üle jõu.

Põhimõtteliselt on kõike võimalik üles leida, kui suure hulga jõududega otsida.

Pabereid on niivõrd palju: seinade kaupa. Kui neil ongi süsteem olnud, on see praeguseks kaduma läinud.

Püüame säilitada võimalikult palju. Meil on eraldi arhiivid viimasel ajal alustatud raamatupidamisdokumentidele ja kaadridokumentidele jms.

Minu arust on mingi seadus olemas, mis kehtestab teatud dokumentide säilitamise aja. Need on palgadokumendid ja töötajatega seotud dokumendid. Meil käib aastas korra spetsiaalne inimene, kes valmistab dokumendid ette -- mida on vaja arhiivi paigutada ja mida mitte.

Meil on süsteem juba vanast ajast. Muutus omandivorm, mastaap ja see, millega me konkreetselt tegeleme, kuid personali osas muutusi ei olnud. Ma usun, et kui mingi vana ettevõte -- kolhoos või sovhoos -- läks täielikult likvideerimisele ja tal mingit õigusjärglast ei olnud, polnud ka dokumente ilmselt kusagile panna. Olime selles suhtes õnnelikumad, et meil oli n-ö endisele riiklikule ettevõttele õigusjärglane ja vanad arhiivid läksid nende kätte.

Dokumente tuleks minu arvates ikkagi maksimaalselt säilitada. See nõuab muidugi oma kulu ja hoiukohti, aga kunagi pole halb, kui mingi dokument on alles, kui seda vaja läheb.

Hetkel kuum