Koosoleku tulemus oleneb läbiviimisest

Koosoleku tulemuslikkus ja efektiivsus sõltuvad paljuski läbiviija oskustest suunata diskussiooni ning võtta kokku kõige olulisemat. Järgnevalt mõned näpunäited koosoleku juhatajale.

- Sissejuhatuseks kirjeldage lühidalt probleemi, millest juttu tuleb, ning veenduge, et kõik kuulajad saavad sellest üheselt aru.

- Kasutage probleemi lahkamisel järgmisi küsimusi:

-- mis on põhjused?

-- missugused on võimalikud lahendused?

- Kui kokkuvõtted on tehtud ja võimalikud variandid läbi arutatud, jõudke kokkuleppele parima võimaliku lahenduse osas.

Siinkohal on eriti hea kasutada hääletamist. Teinekord ilmneb ka, et parim võimalik lahendus formeerub mitmest variandist. Kui aga koosoleku läbiviija oskab kasutada eriti efektiivset «ajurünnaku» metoodikat, ei ole hääletamine isegi vajalik. Oluline on siiski, et koosoleku juhataja tehtud otsuse kõigile arusaadavaks sõnastab.

- Kui võimalik, nimetage keegi (isik, töögrupp või komisjon), kelle jälgida on otsuse edukas ellurakendamine.

- Koosoleku juhataja peaks oma ideid ja arvamusi avaldama alles siis, kui kõik teised on juba rääkida saanud. Juhataja ülesanne on eelkõige suunata ja juhtida, mitte osaleda aktiivselt diskussioonis ja mõjutada otseselt vestluse tulemusi.

- Püüdke luua sõbralik keskkond, kasutades nn parlamendi kodukorda.

Kui koosolekul osaleb rohkem kui 10 inimest, peaks igaüks, kes rääkida soovib, andma kõigepealt märku juhatajale saamaks suuvooru. Juhataja annab loa rääkimiseks nime nimetamise või ka käega osutamise teel.

- Hoidke koosoleku tempot ja püsige päevakorras.

Kui keegi osalejatest unustab end rääkima või ei keskendu konkreetsele teemale, püüdke viisakalt, kuid kindlalt suunata teda edasi minema.

- Püüdke kaasata diskussiooni kõiki osalejaid, kuid vältige suuvooru kohustuslikku ringkäiku ümber laua. Küsimustega saate aidata kaasa teema arendamisele ja probleemi lahkamisele ning haarata vestlusesse inimesi, kellel võib midagi olulist lisada olla.

Autor: Maarit Vabrit