5 detsember 1999

Tugirühm tõhustab projekti juhtimist

Mida suurem ettevõte, seda tõenäolisem, et praegu on käimas või kohe algamas vähemalt üks oluline arendusprojekt. Projekti eesmärkide saavutamise jaoks on juhtimise kvaliteet määrava tähtsusega just infosüsteemi arendamisel (vt ka ÄP 30.08.1999), kus loodava süsteemi spetsifikatsiooni pole sageli enne tööde algust olemas.

Eestis on «saadaolevate» kvalifitseeritud projektijuhtide arv üsna piiratud, mistõttu võib pakkuda välja meetodi projekti toetamiseks kogenud ja hästi ette valmistatud professionaalsete konsultantidega -- projekti tugirühma loomise.

Kui ettevõttes toimub korraga mitu arendusprojekti, muutub oluliseks projektidevaheline kommunikatsioon.

Tugirühma loomine tõstab projektide hulga juhtimise kvaliteeti, aidates parandada:

- äristrateegia ja projektide eesmärkide ühitamist;

- projektidevaheliste sõltuvuste ja piirangute juhtimist;

- ressursipiirangute tunnetamist ja lahendamist paljude projektide vahel;

- projektide teabe koondamist ja juhtkonna informeeritust;

- tippjuhtkonna tuge projektidele, kus seda vaja on;

- probleemide ja konfliktide identifitseerimist ja juhtimist.

Projekti tugirühma sisseseadmisest saadav reaalne kasu väljendub järgmistes tulemustes:

- juhtkonnal on formaalne raamistik, mille alusel planeerida eelseisvate muudatuse tarbeks projekti ulatust, kasu, kulusid ja kooskõla üldise strateegilise kavaga;

- suureneb üksikute projektide õnnestumise tõenäosus;

- paraneb inim- ja kapitaliressursside kasutamine ning kindlamaks muutub projekti eesmärkide saavutamine planeeritud aja ja kulutuste raames.

Projekti tugirühm on formaalsele metoodikale tuginev, projekte toetav ja koordineeriv keskus, mille seadistamise ja taktikalise korraldamise teevad ära välised konsultandid. Järk-järgult võtavad üha enam funktsioone üle ettevõtte enda töötajad, kuni (tavaliselt 4--6 kuu pärast) toimib projekti tugirühm juba täielikult ettevõtte oma jõududega.

Projekti tugirühma loomisel tuleb planeerida tugitegevus, käivitada projektide tegelik toetamine ja lõppkokkuvõttes see funktsioon üle anda ettevõtte enda töötajatele.

1. Strateegia etapi ülesanne on kindlustada tugirühma vastavus juhtkonna eesmärkidele ja vajadustele, ettevõtte kultuurile ja ootustele. Määratakse kindlaks toetust vajavad projektijuhtimise funktsioonid, kasutatavad töövahendid ja standardid, teadvustatakse kõigis huvigruppides tugirühma olemus ja loomise eesmärk.

2. Rakendamise etapp käivitab tugirühma metoodikale vastavad tegevused ettevõttes: töötatakse välja tugirühma toimimise protseduurid ja korraldus, luuakse tehnoloogiline baas ja viiakse tegelik tugi arendusprojekti(de)ni. Rakenduvad reaalsed tugiprotsessid vastavalt strateegiaetapis tehtud valikutele täidetavate funktsioonide osas.

3. Tugi edasisele toimimisele maksimeerib tugirühma loomisest saadava kasu ettevõttes: konsultantide osalemine töökoosolekutel ettevõttevälise vaatenurga esindajatena aitab kindlustada arendustegevuse jätkuva vastavuse kehtivale äristrateegiale. Abiks on ka tugirühma toimimise pidev hindamine ja soovituste andmine töös esinevate probleemide lahendamiseks.

Kokkuvõtteks -- projektide juhtimine toimib paremini, kui seda korraldada ja toetada äraproovitud meetoditele toetudes. Konsultantide kogemuse sissetoomine projekti toetamiseks annab täiendavat kindlust projekti tulemuste saavutamiseks planeeritud aja ja kulude raames ning lisaks jääb ettevõtte käsutusse toimiv struktuur, mida saab kasutada järgmiste projektide läbiviimisel.

Vt. ka joonist: Projekti tugirühm

Autor: Aare Renzer

Hetkel kuum