Edu toob väikeste asjade õige tegemine

Suurfirmade juhtidega telefoniühenduse saamiseks tuleb enamasti kõigepealt sekretärile selgitada, mis küsimuses juhiga rääkida tahetakse. Eesti Telefoni peadirektori Jaan Männiku sekretäri Kaire Paloveri sõnul küsib ta loomulikult alati, mis küsimuses peadirektoriga rääkida tahetakse. «Kui leian, et seda saab lahendada keegi teine, siis ma üritan võimalikult palju tema kõnesid mujale suunata,» selgitab Palover. Enne kõne suunamist küsib sekretär Jaan Männikult, kas ta võtab kõne vastu. Ka juhul, kui keegi ütleb, et tal on peadirektorile isiklik küsimus, ei ühendata teda enne, kui sekretär on järele küsinud, kas peadirektor seda inimest tunneb. Koosoleku ajal ühendab Kaire Palover kõne Jaan Männikule vaid juhul, kui peadirektor on enne koosolekut öelnud, et ta seda kõnet ootab. «Kui ükskõik kes teine helistab, ma võtan lihtsalt telefoninumbri ja hiljem kas helistame meie tagasi või helistab inimene uuesti,» märgib Palover.

Osa juhtideni jõudmiseks ei tule kuigi suurt vaeva näha. Helistades näiteks Eesti Rahvusvaheliste Autovedajate Assotsiatsiooni peasekretäri Toivo Kuldkepi telefonil, suunab sekretär kõne temale ilma helistajale täiendavaid küsimusi esitamata. Toivo Kuldkepp ise selles suurt probleemi ei näe. «Meil on avatud uksed,» märgib Toivo Kuldkepp, «seni olen hakkama saanud.»

Otse temani pürgijaid on Kuldkepi sõnul aastatega vähemaks jäänud. «Lõpuks on aru saadud, et palju lihtsam on asju ajada mõne valdkonna spetsialistiga,» tõdeb Kuldkepp. Koosolekute ajal ei saa siiski ka temaga telefoniga rääkida. «Kui on koosolek, siis loomulikult ei tohi mind keegi tülitada,» kinnitab Kuldkepp. Koosolekute ajal on tema telefon vaikses rezhiimis. «Pärast koosolekut vaatan, kellele helistan tagasi ja kellele mitte,» ütleb Kuldkepp.

Juhi põhiline tööeesmärk on vaadata ja mõtelda pikalt ette -- kuidas tõhustada ja planeerida oma firma või üksuse tööd ehk juht on eelkõige visionäär. Seega peab ka tema põhiline tööaeg olema seotud erinevate strateegiliste plaanide loomise ja elluviimisega. Sageli on aga tegelikkus hoopis muu! Tihti meeldib juhile kõigega tegeleda ja olla alati kättesaadav. Telefonikõne võetakse vastu nii kliendiga kohtudes, koostööpartneriga nõu pidades, koosolekut juhtides, alluvaga arenguvestlust pidades kui ka lõuna ajal praadi süües. Kui kõnele vastata: «Mul ei ole aega praegu...» ja nii päevas mitmeid kordi, siis tekib küsimus, miks üldse vastata -- jääb ära ka enda vastas istuva inimese solvamine ning aeg kulub olulisteks asjadeks.

Mõnel juhul levitatakse lahkelt kõigile oma laua peal olevat otsenumbrit, ja seda isegi siis, kui tegemist on tuntud firma juhatuse esimehega! Enamikul firmajuhtidel on olemas sekretär või abilised, kelle kaudu suunduvad sissetulevad kõned juhini. Sissehelistaja küsib juhi nime ja loomulikult suunab sekretär pea iga kõne juhile, kui talle ei ole antud teistsuguseid instruktsioone. Sageli on just nende instruktsioonide ehk konkreetsete reeglite puudumine põhjuseks, miks juht on pidevalt uppunud vähem tähtsatesse ülesannetesse.

Teine äärmus on, kui püüad helistada tippjuhile või spetsialistile ja keegi ei tea täpselt, mis kell ta tööle jõuab või millal koosolek lõpeb. Tagajärjeks on, et kolleeg ei tea, millal saab juhiga vestelda, koostööpartner kulutab aega ja raha telefonikõnedele ning kui selliselt käitub juht, siis on see lisaks ka negatiivne eeskuju kogu töötajaskonnale.

Nime ja tagasituleku kellaaja kirjapanemine firma sekretäri juures ja sellest kinnipidamine on lihtne ja paljuräägitud tegevus, kuid tegelikkuses paljudes firmades mittetoimiv.

Paraku palju väikeseid asju valesti lahendades ning nii pikka aega toimides hakkab see mõju avaldama juhi peamistele tegemistele.

Kõrvalolevat nimekirja lugedes saab analüüsida ja teha olulisi järeldusi, mida eelpool kirjeldatud telefonikõned põhjustavad igapäevases töös, ning kui mõelda sealt edasi -- kuidas need omakorda mõjuvad firma arengule?