Internetis saab igalt poolt dokumentidele ligi

Arvutiajastul hakati dokumente koostama ja hoidma arvutis. Internetiajastul aga on failid arvuti kõvakettalt ja lokaalsest arvutivõrgust kolimas ülemaailmsesse võrku ehk internetti. Ühtäkki on lõhutud kõik infoedastamist ja asjaajamist takistanud barjäärid.

Pole enam mingi ime, et tööle ei pühenduta kindlaksmääratud kaheksa tunni vältel ööpäevas, vaid tööasjadega tegeldakse siis, kui selleks on kõige sobivamad võimalused. Nii juhtubki, et mõnda dokumenti läheb ootamatult vaja hoopis nädalavahetusel. Vajalik paber aga võib olla tööl laua peal või arvutis, millele väljastpoolt ligi ei pääse.

Tööversioonide salvestamine flopikettale on ebamugav ja mitte eriti turvaline ? ketas võib taskus või kotis viga saada. Pealegi on flopiketta maht tänapäevaste andmemahtude mõistes imeväike. Ka sõpradele, tuttavatele ja koostööpartneritele tuleb aeg-ajalt edastada dokumente, millega neil on samuti vaja tutvuda. Enamik inimesi eelistab failide saatmisele võimalust neid kuidagi muul moel kätte saada. E-post on küll mugav, kuid kui kirju tuleb palju, on nende hulgast vajalikul hetkel selle ühe ja õige ülesleidmine üpris tüütu.

Kirjeldatud olukorrad tulevad kindlasti paljudele tuttavad ette. Neid saaks aga vältida, kui dokumentidele pääseks ligi ka interneti kaudu. Ning see ongi juba võimalik ja leiab üha suuremat kasutamist.

Dokumentide hoidmise võimalust internetis pakuvad mitmed suuremad portaalid nii Eestis kui välismaal ? Eestis näiteks hot.ee, suurtest välismaa saitidest Yahoo! või Xdrive Technologies, pakkudes dokumentide hoidmiseks isegi kuni 100 megabaiti tasuta kettaruumi. Sisuliselt tähendabki dokumentide hoidmine internetis kõikide vajalike dokumentide salvestamist interneti kaudu teenusepakkuja serverisse ? teisisõnu isikliku dokumendihaldussüsteemi loomist. Kodumaiste teenusepakkujate esimene eelis välismaiste ees on muidugi eestikeelne kasutajaliides, samuti eestikeelne kasutajatugi ning suurema ühenduskiiruse võimaldamine.

Internetis oleva dokumendihaldussüsteemi olemus on lihtne. Tegemist on dokumendihoidlaga, kuhu saab kaustadesse kokku koguda kõik olulised dokumendid, millele ligipääsemiseks läheb vaja ainult internetti ühendatud arvutit. Pole tähtsust, millises maailmanurgas just parasjagu ollakse, missuguse nädalapäeva või kellaajaga tegu on.

Isiklike dokumentide hoidmise kõrval on võimalik üle interneti hallata ka mitme inimese ühiseid dokumente. See on mõeldud eelkõige sõpruskondadele, mille liikmed võivad paikneda erinevates paikades; klassidele, kus klassikaaslased tahavad midagi ühiselt ette võtta; väiksematele firmadele, kus leidub ühiseid dokumente, kuid arvutivõrku pole mõtet luua.

Lisaks dokumendihaldusele saavad hot.ee intraneti liikmed kasutada ühist kalendrit, üksteisele teateid jätta, üksteisega jututoas suhelda. Mõistagi on Intranet Internetis ka salasõnaga kaitstud.

Autor: Merle Sukk