Juhiabi on nagu juhi lihtsustatud koopia

Mille poolest erineb juhiabi töö sekretäri omast, kas ainult peenem nimetus? Eelmise aasta märtsis kinnitati Finantsvahenduse-Äriteeninduse Kutsenõukogus I ja II taseme sekretäride kutsestandard. See nõuab töötajalt kutsealaseid teadmisi ja oskusi, mis on omandatud koolituse või töötamise käigus, toimetulekut erinevate tööülesannetega ja vastutust nende täitmise eest. Välja töötatud juhiabi kutsestandard ? III kvalifikatsioonitase ? nõuab töötajalt juba kutsealast meisterlikkust, kutsealaste teadmiste ja oskuste edasiõpetamist, toimetulekut keerukate ning vahelduvate tööülesannetega, valmisolekut vastutuseks ressursside jagamise ja teiste töö eest.

See, kas juht vajab enda kõrvale juhiabi või sekretäri või mõlemat korraga ning missugused nõuded ja tööülesanded kellelegi esitatakse, sõltub konkreetse firma suurusest, arengustaadiumist, tegevuse eripärast, kuid kõige rohkem juhi tüübist. Juhiabi sobib eelkõige juhile, kes on valmis delegeerima õigusi ja vastutust igapäevase bürootöö korraldamisel ning usaldab vajamineva informatsiooni ja andmete kogumise-töötlemise oma abile. Seeläbi võidab ta endale aega strateegiliste küsimustega tegelemiseks ning ettevõtte arendamiseks.

Koostöö on efektiivne, kui juht on enda jaoks eelnevalt selgeks mõelnud, missuguseid rollitäitmisi ta abilt ootab ning millist lisaväärtust annab talle juhiabi. Abiks on seejuures põhjaliku ametijuhendi koostamine, milles on kirjas kõik tegevused, õigused, vastutused, aga ka tulemuste hindamise kriteeriumid ja kvalifikatsiooninõuded. Kutsestandardi teadmine ei jookse samuti mööda külgi maha.

Infotehnoloogia kiire areng on teinud juhiabi töös oma korrektuure ning näiteks masinakiri on saanud äriinimeste teiseks kirjaoskuseks. Virtuaalses töökeskkonnas pole ka konkreetset bürood, mille tööd koordineerida. Siiski usun, et infotehnoloogia ajastul ei ole juhiabi määratud väljasuremisele. Nõudmiste latt tõuseb lihtsalt kõrgemale.

Juhiabi töö võib üldjuhul jagada järgmiste rollide vahel:

Spetsialist. Juhiabi kohustuseks on toetada oma erialaste teadmiste ja oskustega juhi tegevust ning tagada tema töö efektiivne korraldus, vahendada informatsiooni juhi ja firma teiste töötajate vahel jne. Tihti vastutab ta bürootöö häireteta korraldamise eest. Lisanduda võivad mitmed teisedki kohustused, nagu personaliarvestus või mõni valdkond raamatupidamisest, mis eeldavad vastavaid lisateadmisi. Omades ligipääsu konfidentsiaalsele informatsioonile, on väga oluline, et lisaks töös vajalikele omadustele nagu tegutsemise kiirus, korrektsus, paindlikkus, organiseerimis- ja otsustusvõime oleks inimene ka usaldusväärne.

Autor: Silja Mägi