Mõõtmisel eelista tulemusi tegevustele

?See sõltub suuresti sellest, kuhu sa tahad välja jõuda,? ütles Kass.?Mulle on enam vähem ükskõik, kuhu,? vastas Alice.?Siis ei ole tähtis, kuhupoole sa lähed,? sõnas Kass.

Paljud organisatsioonid sarnanevad Alice?iga ? neil pole alati aimu, mis suunas nad soovivad liikuda, nad vaid püüavad päevast päeva ellu jääda. Kui kaua hoitakse kasumile suunatud firmas juhti, kelle tegevus sarnaneb Alice?i omaga? Kui kaua on võimalik juhtida kasumile mittesuunatud organisatsioone (sh riiki ja omavalitsusi) Alice?i kombel? Samas pole paljude edukate juhtide jaoks küsimus, kas mõõta või mitte mõõta, vaid mida ja kuidas mõõta? Mõõtmiseks on soovitav luua mõõtmissüsteemid, et näha, kas:

soovitud tulemused saavutatakse jakui ei saavutata, siis mida teha, et tulemusi saavutada.

Kolm peamist sammu mõõtmissüsteemide loomiseks on:

valida mõõdetavad eesmärgid ja tegevused;valida mõõturid ja püstitada mõõtmisstandardid;analüüsida mõõdetavaid näitajaid.

Mõõdetavate eesmärkide ja tegevuste valikul on soovitav lähtuda kriitilistest eduteguritest ja prioriteetidest. Koostatakse olulisemate eesmärkide ja nende saavutamiseks vajalike tegevuste pingeread ning analüüsitakse, mil määral on üks või teine tegevus ja selle erinevad aspektid organisatsiooni eesmärkide saavutamisel määrava tähtsusega. Samuti on igas äriprotsessis võtmepunktid, millele on soovitav pöörata tähelepanu.

Mõõtmisel on alati soovitav eelistada tulemusi tegevustele. Kulutusi on otstarbekas teha ainult nende tegevuste ja tegevustest koosnevate protsesside mõõtmisele, mis on olulised tulemuste saavutamisele. Protsessi tasub mõõta, kui:

on selge seos iga sammu tegemise ja lõpptulemuse vahel;on tõenäoline, et protsessi vältel tehakse vigu ? kuna protsess on keerukas või muutuv, töölistel ei piisa kogemusi jne;vahetulemuste saamine aitab varakult sisse viia parandusi ning see hoiab ära lõpptoote või teenuse vead.

Otsustada, mida mõõta, on sageli palju kergem kui otsustada, kuidas seda mõõta ja millised on sobivad standardid. Olulisemad mõõturid, mida on võimalik kasutada, on:

kvaliteet;kvantiteet;aeg;hind, väärtus, kulud.

Mõõtmisstandardid ja mõõtmise sagedus sõltub väga palju sellest, mida ja miks on tarvis mõõta. Näiteks on vaja mõõta kvaliteeti ja üks hea kvaliteedi näitaja on ostjatelt laekumata arvete arv. Aga milline on vastuvõetav ostjatelt laekumata arvete arv? Kas on realistlik loota, et ostjatelt laekumata arvete arv oleks null? Mõõdetavate näitajate analüüsil on mõttekas leida vastused järgmistele küsimustele:

Kas antud näitaja on tõepoolest oluline?Mis juhtuks, kui me sellest loobuksime?Kas me kasutame mõnda näitajat vaid seepärast, et seda on kerge mõõta?Kas on mõningaid näitajaid, mille oleme oma loetelust jätnud välja vaid seepärast, et neid on raske mõõta?Kas kasutame kogutud informatsiooni, mida nende näitajate abil oleme saanud, ning mida me sellega teeme?Kas see info aitab tõenäoliselt tegevust parandada?

Ülaltoodud analüüs võib viia selleni, et mõned näitajad lisatakse loetellu või jäetakse välja. Mõõtmissüsteemid on kõige efektiivsemad, kui:

mõõdetakse seda, mis on tähtis, mitte seda, mida on kerge mõõta;need on töötatud välja koos töötajatega, kes mõõtmise läbi viivad või koos klientidega, kes lõpptooteid või -teenuseid kasutavad;kasutatakse piiratud arvul erinevaid üheselt tõlgendatavaid näitajaid.

Autor: Sander Karu