Virtuaalmessi hoiab kulusid kokku

Igasugune äritegevus eeldab hoolikalt läbimõeldud kommunikatsiooni, nii partnerite, klientide kui ka konkurentidega. Kommunikatsioonivahendite pidev täiustumine võimaldab nüüdseks ilma vaevata üha operatiivsemalt soovitud sihtgrupiga suhelda.

Teleteenuste pakkujadki lähtuvad üha innovatiivsematest väljunditest: milleks helistada, saada SMS, milleks käega märku anda, hääleta mobiilselt.

Kui veel aastaid tagasi selleks, et koosolekuid pidada tuli asjaosalised kokku kutsuda, et üheskoos mõtelda, arutada, kaaluda ja otsustada, siis nüüd saab sama asja mugavalt ka telefonikonverentsil ära ajada. Seega jääb ära ruumide ja vahendite rentimine, transpordikulud ja kohvipausidele kulutatud aeg ning raha.

vastutav projektjuht ? kelle õlul on messi üldkontseptsioon, suhtlemine pressiga, reklaam, kanalite valik ja eelarve

kliendihaldur(id) ? kes tegeleb teabekorraldusega, suhtleb klientidega, jagab teavet ja registreerib nad messile

tehniline tugi ? kes vastutab kogu klientide info weebi keskkonda üles panemise ning instruktsioonide saatmise eest

arendusjuht ? kes arendab välja infotehnoloogilise ja korraldajate vajadustele vastava tööriista messi korraldamiseks

Messiboksi peab leidma lihtsalt

Virtuaalmessi põhilisteks märksõnadeks on lihtsus ja interaktiivsus. Kõigepealt tuleb ära määrata eesmärk ja sihtgrupp, kellele ja miks messi korraldatakse. Seejärel kaardistada eksponaadid/osalejad (mistahes tooted/teenused: nt reisiteenuste pakkujad, IT lahenduste pakkujad vm valdkonna esindajad) ning liigitada need alagruppideks. Jaotus võib toimuda mistahes kriteeriumite alusel, alates tähestikulisest, märksõnaotsingust ja lõpetades hinnatasemega. Jaotus on oluline just külastajasõbralikkuse seisukohalt, et huvipakkuv messiboks kiiresti leitav oleks.

Iga toote või teenuse esindaja saab endale virtuaalse messiboksi, kus on esindatud olulisem informatsioon tema ettevõtte ja pakutavate toodete/teenuste kohta. Kuna silmast silma üritustele omane emotsionaalsus ja usaldusväärsus jääb internetis täna veel kättesaamatuks, siis on oluline kasutada atraktiivseid pildimaterjale (nii esindaja kui presenteeritavate toodete kohta), video- või heliklippe, mis kogu ettevõtmist külastajale lähemale toovad ning huvi tekitavad. Siinkohal on suured trumbid eksponentidel endil, kes püüavad üksteist lüüa ja messiboksi meelitada kreatiivsusega. Samas aga tuleks tähele panna, et teenus ülearendamise tõttu huvilistele kättesaamatuks ei muutuks. Unustada ei tohi, et klient peab jõudma kontaktini võimalikult lihtsalt.

Küsimustele vastab firma esindaja

Kui jaotus loodud ja messil osalejad oma toodete teenustega välja pandud, tuleb luua ka interaktiivne lahendus. Külastajatele peab olema võimaldama vahetult esindajatega suhelda, küsimusi küsida ja pakkumisi saada.

Parim viis seda teha, on luua foorumi sarnane moodul, mis küsimused ja vastused ka messiboksi juurde nähtavaks jätab. Nii saavad vastuse ka need, kes ehk ise küsida ei malda. Selleks et tsensuuri tagada, oleks oluline külastajatel end messile registreerida. Nii saab messikorraldaja neile ka messijärgselt täiendavat infot ja tagasisidet saata.

Kui foorumi loomine liiga tülikaks või keeruliseks osutub, piisab ka e-posti lingist. Mõlemal juhul tuleb siiski tagada, et vastused võimalikult kiiresti küsijani jõuaksid. Nagu näha eeldab see messil osalejate jaoks samasugust ?kohalolekut? kui tavamessilgi, siiski mõningase suurema vabadusega.

Reklaamikulud poole väiksemad

Virtuaalmessist teavitustöö on mõneti lihtsam ja vähem ressurssi nõudvam kui tavamessi korral. Kõikides online kanalites (bannerid kodulehekülgedel, otsepostituskirjad jne) on lisaks tutvustusele võimalik ära tuua ka link, mis otse messikeskkonda viib. Messi idee ja lingiga selle toimumiskoha reklaamimine on igati soodsam kui tavamessi puhul, kus toimumisaja ja koha fikseerimine sihtgrupi hulgas suurt eeltööd vajab.

Virtuaalmessi korral on kergem sõlmida ka bartertehinguid, kus vastutasuna reklaamikanali link ja rekvisiidid messikeskkonda üles pannakse. Argumendiks see, et messi vältel on keskkond arvestatavaks meediakanaliks ning saab suurel hulgal külastusi.

Messipilet külalisele null krooni

Messikülalistele peaks messi külastamine olema tasuta. Küll aga paeks olema osalejatele spetsiaalne tasu, mille eest nad messiteenuste paketi koos tehnilise rakendusega saavad.

Kindlasti maksaks välja panna ka messisoodustused ja eripakkumised, mis külastajaid motiveeriksid. Omal kohal on kõik kliendimängud, küsitlused ja loosimised, sarnaselt reaalse messiga. Võimalus jätta oma andmeid virtuaalsetesse messiboksidesse annab osalejatele suhtlemiseelise potentsiaalsete klientidega ka messijärgsel ajal.

Kaks korda rohkem külastajaid

Kanalite valikust ja teabekorralduse mastaapsusest lähtuvalt on virtuaalmessile võimalik saada mitmeid kordi rohkem külastajaid kui reaalsele messile.

Selleks, et messil osaleda peaks ettevõttel olema oma kodulehekülg, kus oleks piisaval informatsiooni firma tegevuse ja pakutavate hüvede kohta. See on põhiline väärtus, mida messi raames kommunikeerida, nö visiitkaart ettevõttele. Kuna virtuaalmess on oma olemuselt kui turundusüritus, siis eeldab see osalejalt firmalt läbimõeldut tutvustusmaterjalide komplekteerimist, tootepiltide, bannerite, heliklippide, video vms ettevalmistamist korraldaja jaoks.

Kuna virtuaalmessi töötubade ?ehitamise? eest vastutab korraldaja, siis rohkemaid investeeringuid see osaleja jaoks ei tähenda, kui et messi vältel külastajatega vahetult suhelda. Kokkuvõttes peaks osalemiskulu firma jaoks olema vähemalt poole väiksem kui tavamessil. Kuna virtuaalmess jääb ka peale lõppemist mingiks perioodiks korraldaja arhiivi üles ning on leitav klientidele ka peale üritust, siis Kasu ulatub pikemale ajale kui tavamessi puhul.

Vaata ka: http://www.virtualsciencefair.com/ , http://www.isd77.k12.mn.us/resources/cf/welcome.html , http://www.eteach.com/vrf/default.asp

Autor: Tiina Saar