Firma oma portaal - kellele, miks ja kuidas

Enne kui oma portaali vajadus pole selge, pole ka mõtet pead vaevata, mis see kõik maksma läheb, kes ja kuidas selle üles ehitaks.

Milleks on ettevõttele vaja oma portaali? Kõigepealt on vaja välja mõelda, kas firmale portaali loomine aitab paremini, kiiremini või efektiivsemalt firma eesmärke saavutada. Portaal ei ole väike koduleht, mille firmajuhi poeg koos klassivennaga paari õhtuga valmis meisterdab. Portaal peab hakkama saama palju keerulisemate ülesannetega kui toodete või teenuste tutvustamine, hinnakirja väljastamine ning firma asukoha näitamine kaardil. Ettevõtte portaal peaks olema vahend, mis võimaldaks kiiret ning mugavat infovahetust nii firma klientide kui ka firma äripartneritega. Samuti võiks firma harukontorid peakontoriga ja omavahel portaali kaudu suhelda.

Portaali võib vaadata kui suure infopanga valvurit, mis otsustab, kellele millist infot jagada. Nii muutub teabevahetus palju efektiivsemaks, kui iga kasutaja näeb portaalis just temale olulist infot. On ju iseenesest mõistetav, et firma klient ja äripartner ei suhtle firmaga samal tasandil ega räägi samadest asjadest. Seega ei sobi neile kahele firmaga veebi vahendusel suhtlemiseks sama sisu ja samade võimalustega koduleht. Ettevõtte töötajad, kes peakontorist eemal töötavad, otsivad firma veebilehelt sootuks kolmandat sorti infot. Kliendid võib veel omakorda eraldi gruppidesse lahterdada ning sedamööda neid paremini just selle informatsiooni juurde juhatada, mis neile kõige olulisem.

Inimene kipub paljude toimetuste tegemiseks rutiine välja töötama. Nii saab kergema vaevaga hakkama. Suure enamiku infovahetusega seotud rutiinsetest toimingutest saab portaali sisse programmeerida. Toidupoe juhataja ei pea enam helistama lihakombinaadi laoülemale, et teada saada, mitu kangi vorsti laos on. Ta logib end lihakombinaadi portaali sisse, selle peale tuvastab portaal, et tegemist on äripartneriga, ning näitab poe juhatajale laoseisu. Nii võikski kõik korduvad ja vähegi programmeeritavad tegevused viia veebipõhiseks. Võib ju ka vanaviisi edasi talitada ja laoülemale helistada. Aga laoülem võib just sel hetkel lõunal olla...

Veebipõhine infovahetus on kiirem, mugavam ja ka odavam. Infovoogusid, mis kulgevad ettevõtte, tema klientide ning äripartnerite vahel, oleks nutikas hallata ühest kohast ? ettevõtte portaalist. Kui firma töötajate aeg kulub sellele, et seletada kliendile, mis toode millekski sobib, mis aegadel hooldus lahti on, kui palju miski maksab ja mida mingi pakett sisaldab, siis ei jää neil aega millegi uue loomiseks. Aeg kulub rutiinsetele, igavatele tegevustele.

Kui on selge, et teie ettevõttele oleks portaal kasulik, tuleb põhjalikult läbi mõelda, mida peab see portaal oskama teha. Arutellu peaks olema kaasatud kõik asjaosalised, sest portaal on mõeldud selleks, et midagi lihtsamaks, kergemaks ja mugavamaks muuta. Seega peaks kuulama nii ettevõtte töötajate, äripartnerite kui ka klientide ettepanekuid. Kuna põhjalik läbimõtlemine viib selleni, et kunagi pole võimalik piisavalt põhjalikult kõike läbi mõelda ja tulevikku ette näha, siis peaks portaali kohe algusest peale selliselt konstrueerima, et see oleks tulevikus laiendatav ja modifitseeritav. Samuti peab tähelepanu pöörama sellele, et portaal oleks kergesti hallatav. Portaali kiire ja odav projekteerimine ning käiku laskmine ei pruugi pikemas perspektiivis eriti soodsaks kujuneda, kui selle sisu ja kasutajate haldamisega kaasneb rohkesti lisakulu ja peavalu. Portaali projekteerimisega peaks väga tõsiselt tegelema, sest suure tõenäosusega on projekteerimistööd hilisemal portaali kasutamisel tunda. Põhjalik, kõiki variante arvestav projekt ning tasemel teostus viivad hea tulemuseni, millega jäävad rahule nii kliendid, äripartnerid kui töötajad. Ja see kõik ei pea olema ilmtingimata väga kulukas. Väiksemad ressursid nõuavad rohkemgi, et portaali projekt oleks veatu ? siis on lõpptulemus tõesti ettevõttele kasulik ja pigem tulu- kui kuluallikas.

Portaali projekteerimiseks, ülesehitamiseks ja hiljem edasiarendamiseks on mitu võimalust. Tavalise väiksema kodulehe jaoks pole alati mõtet väljastpoolt teenust sisse osta. Tihti on vajalik oskus firmas juba olemas. Portaali puhul kipub aga kaalukauss vajuma teenuse sisseostmise poole. See on palju keerulisem ja mahukam ülesanne ning nõuab kogemust. Teenuse sisseostmise poolt räägib ka see, et kui firma hakkab ise oma portaali tegema, siis võib ta sellega oma põhitegevusest liialt kõrvale kalduda. Isegi kui ettevõtja otsustabki portaali firmasiseselt valmistada, tuleks oma kogemuste puudumisel vähemalt konsulteerida mõne e-äri lahendusi pakkuva firmaga. Loomulikult tuleks teenust väljast ostes lahenduse pakkuja kaasata protsessi algusest peale. Suhtumine, et meie teeme need nii ja siis teie teete nende asjadega omakorda nii, ei vii kuhugi. Portaali sooviv firma ja teenuse pakkuja peavad töötama koos, nii saab parima tulemuse. Mõelda tuleks ka selle peale, kas pärast portaali püstisaamist toimub selle arendus ja haldamine firmas sees või ostetakse ka see teenusena sisse. Oleneb jällegi, kas firmal endal on vajalik oskusteave olemas. Kui arendamisega hakatakse ise tegelema, peaks portaali loojalt ka selleks vajaminevad vahendid kaasa tellima.

Teise võimalusena võib ettevõtja firma sees meeskonna kokku panna, mis hakkaks portaali üles ehitama. Sellisel juhul on mõttekas soetada tarkvara, mis teeb internetiäri lahenduste väljatöötamise hõlpsamaks. Selleks sobib hästi näiteks IBMi e-kommertsi tarkvara platvorm WebSphere, mis on mugav vahend ettevõtte infosüsteemide ehitamiseks, arendamiseks, haldamiseks ning integreerimiseks. WebSphere?i tooteperekond arvestab ka väikeettevõtetega, sisaldades soodsamaid ja kompaktsemaid tarkvarapakette, mis võimaldavad suhteliselt kerge vaevaga portaali püsti panna ja seda edasi arendada. Sarnaseid tooteid pakuvad ka veel BEA Systems, Microsoft ja Oracle.

Portaal on juba oma iseloomult selline, et selle kohta ei saa üldistavalt öelda, milline ta peab olema ja missugune välja nägema. Iga ettevõte on unikaalne, seda peaks olema ka iga ettevõtte portaal. Ettevõtjad, firma juhid peaksid ise mõtlema ja oma kolleegidega diskuteerima, milline portaal tema firma ning selle klientide ja äripartnerite vaheliseks informatsiooni vahendajaks kõige paremini sobiks. Kasutage oma kujutlusvõimet ning looge innovatiivseid, kasutajasõbralikke ja tööd hõlbustavaid portaale.

Autor: Lauri Tibbo