Kaasaegse ettevõtte edukus sõltub teabehaldusest

Enamik organisatsioone on ehitatud infole ja teadmistele. Seetõttu on infotehnoloogia kiirelt kasvavaks osaks sisemiste protsessidega seonduv teabehaldus.

Üheks teabehalduse (inglise keeles knowledge management) kitsamaks osaks on dokumendihaldus. Teabehaldus tegeleb kogu organisatsiooni, nii kirja pandud kui ka inimeste peades oleva struktureerimata teabe haldamisega. Dokumendihaldus omakorda tegeleb paberile või elektroonsele meediale kindlas vormis ja kontekstis jäädvustatud informatsiooni loomise, registreerimise, esitamise, säilitamise, edastamise, väljastamise ja hävitamisega.

Dokumente on igal organisatsioonil vaja, et säilitada ja teha kättesaadavaks ettevõtte tööks vajalik informatsioon. Nende säilitamine on oluline asutuse kogemuste alleshoidmiseks ja töötajate vahel vahetamiseks ning kindlasti ka vaidluste ilmnemisel oma seisukohtade tõestamiseks.

Edukaks toimimiseks peaks dokumentide haldamine asutuses toimuma kindlate reeglite alusel, mis on fikseeritud asutuse asjaajamise korras. Eesti riigiasutustes on vastavalt seaduse nõuetele asjaajamise kord rakendatud ja samuti toimib see ISO9000 kvaliteedistandardi kasutusele võtnud ettevõtetes. Paraku puuduvad dokumendihaldust reguleerivad juhendmaterjalid paljudel Eesti ettevõtetel, mille tagajärjel on nende ettevõtete dokumendihalduse protsessid halvasti reguleeritud ja seetõttu on nendes asutustes dokumentide kättesaadavus ning ka uute dokumentide loomine töötajate jaoks töömahukas. Seetõttu peaks igas asutuses, olgu tegu riigiasutuse või erafirmaga, töötama inimene, kes täidaks dokumendihalduri ülesandeid ja kelle kohustusteks peaks olema asutuse asjaajamise korra koostamine ja selle täitmise kontrollimine.

Teine puudujääk paljude asutuste dokumendihaldussüsteemides on dokumendiregistri puudumine. Dokumendiregister on dokumentide andmebaas, kus säilitatakse lisaks dokumentide asukohaviidetele ka dokumentide nn metaandmeid, mida kasutatakse dokumendi konteksti kirjeldamiseks. Konteksti kasutamine võimaldab dokumendist paremini aru saada, selle abil seatakse dokumentidele kasutamise reeglistik, tagatakse turvalisus ja esitatakse seosed eraldi säilitatavate, kuid tervikdokumendi moodustavate dokumentide vahel.

Efektiivsus dokumendihalduses tähendab seda, et vajalik informatsioon on dokumentidest kiirelt leitav ja kasutatav ning dokumentide loomine on lihtne, kõigile arusaadav ja reglementeeritud. Näiteks oletame, et töötajal on vaja ette valmistada koosolekuks mõningad päevakorrapunktid ja selle ülesande täitmiseks peab ta leidma vajalikud slaidid kellegi teise dokumentidest. Kõigepealt kulutab ta aega, et leida vajalik persoon. Lõpuks leiab ta vajalikud materjalid ja saab oma töö tehtud, aga tavaliselt suure ajakuluga. Otsimise peale kulunud poolt päeva saanuks efektiivse dokumendihaldusega lühendada 5?15 minutini.

Uuringufirma Gartner arvutuste järgi kaotavad keskmise suurusega organisatsioonid ligikaudu 150 inimtundi aastas ainuüksi firmat tutvustava info otsimisele. See alandab tööjõudlust, halvendab klienditeenindust ja vähendab ärivõimalusi (nt pakkumise esitamisega hilinemine).

Tabelis asuvate valemite abil saab kalkuleerida dokumendihalduse efektiivsuse suurendamisega kokkuhoitavaid kulusid aastas ja dokumendihaldusesse planeeritavate investeeringute tasuvusaega tööpäevades, eeldusel, et uue süsteemi rakendamine kiirendab dokumentide leidmist ja kasutamist.

Dokumendihalduse efektiivseks muutmiseks on organisatsioonis vaja läbi viia arendusprojekt, mille käigus luuakse asutuse asjaajamise kord, võetakse kasutusele dokumendihalduseks vajalik tark- ja riistvara ning õpetatakse töötajad süsteemi kasutama. Kindlasti peaksid asutuses olema kasutusel dokumentide hoidmise ja arhiveerimise (SharePoint Portal, Open Text Livelink, Documentum vms), dokumendiregistri (Postipoiss vms) ja dokumentide loomise tarkvara (nt Word). Mainitud tarkvarad peaksid parima efektiivsuse saavutamiseks olema omavahel integreeritud ja liidestatud asutuse muude teabehalduse süsteemi komponentidega, näiteks kommunikatsiooni (Outlook vms) ja sisuhalduse (Content Management Server, Oracle9iDB Content, Saurus CMS) tarkvaraga.

Arendusprojekti läbiviimise etapid on kirjeldatud ISO standardis, mis asub eespool viidatud veebilehel. Soovitusena võiks sellesse töösse kaasata teabehalduse valdkonnaga kursis oleva konsultandi, kes aitaks ettevõtet arendusprojekti ärinõuete koostamisel ja teostaks kliendipoolset järelevalvet projekti tulemite kvaliteetsuse tagamiseks. Teabehaldus on kiiresti arenev valdkond ja tavaliselt puuduvad asutuses spetsialistid, kes oleks kursis kogu valdkonna võimalustega.

Näitena toon veel mõningad igapäevased tööprotsessid, mida on võimalik teabehalduse parandamisega muuta efektiivsemaks: reisikulude vähendamine elektrooniliste koosolekute abil, otsuste kiirendamine ja kvaliteedi parandamine, kasutades kiirelt leitavat ja õiget informatsiooni, kaotatud võimaluste riski maandamine, tagades dokumendi loomise protsesside automatiseerimisega dokumentide õigeaegse valmimise.

Dokumendid on organisatsioonile oluline vara ja neid tuleks efektiivselt hallata ning vähemalt kord aastas ka auditeerida.

Autor: Ülo Puskar