9. detsember 2002 kell 22:00

Sõnumivahetus ning grupitöö teevad töötajad kõikjalt kättesaadavaks

Täna peavad töötajad üha enam ringi liikuma, kuid vajavad samas ligipääsu äriinfole. Kuidas seda korraldada?

Tänapäevased info- ja kommunikatsioonitehnoloogiad (e-post, sõnumiedastuse ja grupitöö tarkvara) võimaldavad töötada täpselt samamoodi nii kontoris, kodus kui komandeeringus olles. Infovahetus üle geograafiliste, organisatsiooniliste ja tehnoloogiliste piiride on hädavajalik töötajatele, kes peavad olema kättesaadavad kiiresti ja efektiivselt igalt poolt.

Uuringufirma Cahners In-Stat/MDR andmetel on juba 23% kõikidest töötajatest mobiilsed. Siia alla on arvatud töötajad, kes viibivad enam kui viiendiku kogu tööajast eemal oma kontorist või statsionaarsest töökeskkonnast. Ka Eestis suureneb aasta-aastalt nende ettevõtete arv, kes on kasutusele võtnud grupitöö tarkvara kasutamist võimaldavaid programme, olgu selleks siis MS Exchange, Lotus Notes, Amphora või Netscape Messaging Server.

Grupitöö tarkvara ehk grupivara (inglise keeles groupware) on üldtermin tarkvarale, mis on loodud hõlbustama inimestevahelist infovahetust, võimaldades teostada ülesandeid kiiremini ja tõhusamalt.

Grupivara on aluseks teadmiste juhtimisele ning see mängib üha suurenevat rolli tänapäeva konkurentsitihedas äris. Reaalajalised grupitöölahendused parandavad protsesside voolujoonelisust, lisavad üksikisiku tööjõudlust, kasvatavad meeskonnatöö produktiivsust, tõstavad osakondade ja kogu ettevõtte efektiivsust ning vähendavad kulutusi süsteemi kui terviku ülalpidamiseks.

Grupivara kasutades on näiteks kaastöötajate ajakavad kõigile nähtavad, seega lihtsustub tunduvalt meeskonna ajaplaneerimine. Samuti lihtsustavad ettevõtte tööd ja klienditeenindust ühiste kontaktide olemasolu ning avalike kaustade kasutamine (nt on klientide kontaktid ja kirjavahetus klientidega ühiskasutuses ning kättesaadavad kogu müügimeeskonnale). Projektijuhil on aga tunduvalt lihtsam ressursse ja kogu projekti juhtida, sest info ressursside kasutuse kohta on avalik kogu meeskonnale. Samuti võimaldavad grupitöö vahendid anda tiimile ülesandeid ning jälgida nende täitmist.

Näitena grupivara kasutamisest võib tuua koosoleku aja kokkuleppimise. Ilma grupivarata kulub töötajal selleks mitmeid telefonikõnesid või mitu e-kirja, et kooskõlastada kõigile sobiv aeg, kuid grupitöö tarkvara kasutamisel piisab ühe e-kirjaga koosoleku teatise laialisaatmisest. Kõigile sobiva aja saab koosoleku korraldaja juba ise välja valida, sest kolleegide ajakavad on kõigile nähtavad.

Eri tootjate grupivara funktsioonid on erinevad, kuid üldjuhul kuuluvad grupivara omaduste hulka e-post, aja ja ressursside planeerimine, kontaktide haldus, ülesannete haldus, ühiskaustad, diskussioonibaasid, dokumendihaldus, töövoo juhtimine, mobiilsete kasutajate toetus (pihuarvutid, mobiiltelefonid jne), tugev turvasüsteem.

Eestis enam kasutatavad grupivarad on Microsoft Exchange, Lotus Domino/Notes, Amphora. USAs on kindel turuliider MS Exchange.

Grupivara valikut mõjutavad kasutatavad tarkvaraplatvormid. Microsoft Exchange töötab vaid koos Windowsi, Outlook mitmete Windowsi versioonide ja Macintoshi klientprogrammiga. Lotus Domino toetab Windows NT, Unixi, AIXi, Linuxi, IBM AS/400 ja S/390 platvorme.

Kui varem oli näiteks MS Exchange Serveri või Lotus Domino/Notesi kasutamine kättesaadav eelkõige suurtele korporatiivsetele ettevõtetele, siis nüüd pakutakse Eestis MS Exchange Server 2000 ka renditeenusena ASP-mudeli alusel, mis teeb selle kättesaadavaks ka väikese ja keskmise suurusega ettevõtetele. MS Exchange Server 2000-l põhinevat e-posti ja grupitöö tarkvara renditakse ettevõtetele kuutasu eest. Teenust osutatakse üle interneti, hinna sisse kuuluvad tarkvaralitsentsid ja tarkvarauuendused, serveri riistvara ja selle haldamine, riistvara ja tarkvara esmane häälestamine, klienditugi tööajal, monitooring ja SLA (service level agreement) ehk teenustaseme kokkulepe kliendiga.

Sõnumivahetuse ja grupitöö tarkvara renditeenuse puhul on kliendi seadistamine suhteliselt lihtne. Kõige lihtsamal juhul on kliendil vaja ainult brauserit ja internetiühendust. Standardse tasu eest garanteerib teenusepakkuja e-posti serveri (riistvara ja tarkvara), domeeninime haldamise, nõutava võrgukeskkonna ning andmete varundamise. Tavaliselt on teenusepakkuja vastutav ka kliendi litsentside eest.

Kui kaalute grupivara kasutuselevõttu renditeenusena, mõelge enda jaoks läbi järgmised punktid:

kaaluge alternatiivkulude kokkuhoidu ? näiteks IT-personali vabanemist olulisemate projektide jaoks, mis on seotud firma põhitegevusega;

määratlege e-posti teenuse toimivuse tase: millal peab süsteem olema kasutajatele kättesaadav. Veenduge, kas potentsiaalne teenusepakkuja suudab vajaliku taseme tagada;

hinnake e-posti teenuse ülalpidamisega seotud kulusid: personalikulud, hoolduslepingud, koolitused, serverite hankimine ja hooldus jne. See annab aluse hinnavõrdluseks ASPga;

hinnake töötajate mobiilsusvajadusi. Mida suuremad need on, seda suurem on tõenäosus ASP kasuks otsustada, sest nemad suudavad pakkuda madalate kuludega veebipõhiseid (e-posti) teenuseid;

hinnake IT-personali olukorda. Kui heade spetsialistide leidmine on raske, siis ASP teenuse kasutamine võimaldab personaliprobleemi leevendada;

analüüsige olemasoleva e-posti süsteemi olukorda. Väga mitmetel ettevõtetel seisab ees vananenud e-posti süsteemilt üleminek kaasaegsele versioonile. Sellisel juhul peate kokku arvestama uue e-posti süsteemi planeerimise ja juurutamisega seonduvad kulud. Need kulud on samuti aluseks võrdlusele tarkvara rentimisega;

mõelge, millised on teie nõuded e-posti süsteemi turvalisusele ja teenusepakkuja poolt tagatavale andmete kaitstusele.

Autor: Kaili Kahl

Hetkel kuum