Mille poolest erineb projekti- juhtimine üldjuhtimisest?

Klassikaliselt kirjeldatakse nii juhtimist kui ka projektijuhtimist läbi tegevuste. Proovime neid seeläbi ka võrrelda.

Eelmise sajandi teisel aastakümnel sõnastas Prantsuse insener Henry Fayol juhtimise põhitegevused. Kuigi veidi muudetud, on nimetatud teooria praegugi juhtimiskoolituse üheks alustalaks. Tänapäevases tõlgenduses on Fayoli kirjeldatud juhtimise põhitegevused:

planeerimineorganiseeriminemotiveeriminekontroll

Tegemist on protsessiga, mis ikka ja jälle kordub.

Projektijuhtimises eristatakse klassikaliselt kuut põhitegevust:

eesmärgi püstitamineplaneeriminemeeskonna loomine, juhtimine ja motiveeriminekontrolliminekommunikeeriminekokkuvõte ja lõpetamine

Nagu näeme, on kõik juhtimise põhitegevused esindatud ka projektijuhtimisel. Mõlemal juhul peame kõigepealt püstitama eesmärgid, mille poole meeskond liikuma hakkab. Samas on eesmärgi püstitamine millegipärast projektijuhtimise puhul palju selgem kui üldjuhtimise korral. Kujutleme ennast korraks vastu võtmas projektijuhtimise ülesannet. Millised on küsimused, mida me esitame? Ilmselt ? mis on projekti eesmärk, millised on ressursid, mis ajaks peab projekt valmis olema. Nendele küsimustele oskab suurem osa projektijuhte une pealt vastata. Kui paljud juhid suudavad sedasama oma eesmärkide ja vahendite kirjeldamise korral? Tihtipeale on projektijuhid konkreetsele eesmärgile rohkem fokusseeritud kui üldjuhid.

Edasi peavad mõlemad juhid planeerima ja organiseerima ressursid (inimesed, finantsid, aja ja vahendid). Nüüd algab juhtidele kõige suuremat väljakutset esitav tegevus ? motiveerimine.

Siin on kõige olulisemaks erinevuseks alluvussuhted. Kui üldjuhi meeskond allub talle hierarhiliselt, siis projektijuhi meeskond on enamasti moodustatud inimestest, kes alluvad kellelegi teisele ja kelle põhitöö on tavaliselt seotud mõne teise ülesande täitmisega.

Seega saavutab projektijuht edu ainult siis, kui suudab inimesi tööle motiveerida. Tema võimalused meeskonnaliiget käskida või karistada on piiratud või olematud. Kui üldjuht võib oma meeskonnaliikme välja vahetada (vallandada), siis projektijuht seda tavaliselt teha ei saa. Ka on täiesti tavaline, et väljastpoolt sisseostetud projekti juhtimise korral on projekti tellija projektijuhi alluv. Seda üldjuhtimises tavaliselt ei ole. Ja kuigi me eeldame, et mõlemad juhid peavad olema väga head motiveerijad, on keskpärase motiveerimisoskuse korral läbipõruja eelkõige projektijuht (kui ta just ise kogu meeskonna tööd ei suuda ära teha).

Kontrollifaasis võrdlevad mõlemad juhid töötulemusi eesmärkidega. Püstitatud eesmärgi saavutamisel liigub üldjuht uute eesmärkide püstitamisele ning uuele juhtimistegevuste ringile. Projektijuht kokkuvõtte tegemisele ning projekti lõpetamisele.

Autor: Urmo Vallner