Ettevõtte kaugtööpoliitika vähendab riske

Kuigi EBSis pole kaugtööd ametlikult välja kuulutatud, on töötajate suur vabadus võimaldanud osa tööülesandeid täita ka töökohast eemal olles. Vaatamata sellele, et paljud töötajad seda juba pikka aega kasutavad, leidsid läbiviidud küsitluses peaaegu kõik, et kaugtöö kasutuselevõtul peaksid olema formaalsed alused ehk organisatsioonipoolne poliitika.

Poliitika on raamistik, mis annab töötajate tegevusele suuna. Sõltub organisatsioonist, kui täpselt see ette antakse. Piisavaks võivad saada suulised kokkulepped ja üksteise kaudu edasikantavad tavad sellest. Mõnel juhul võib aga vajalik olla kirjalik, täpsete põhimõtetega dokument, mis on arusaadav kõikidele töötajatele.

Vaadates mitmete kaugtööd kasutavate välisettevõtete kogemust, pannakse kaugtööpoliitikasse kirja kolm peamist osa: poliitika üldised põhimõtted, nõuded ning toimimise protsess.

- Üldpõhimõtetes pannakse paika kaugtöö mõiste, eesmärk ning muu sarnane üldiselt vajalik informatsioon. Mõningal juhul on mitmetimõistmise vältimiseks vajalik kokku leppida ka selles, mida mõistetakse kaugtöö all. Kas see on töötaja aeg-ajalt eemaltöötamine või süsteemne töö kindlas kohas ja kindla varustusega. Kaugtöö eesmärgi paikapanek tagab selle tulu ettevõttele. Võimalike eesmärgipüstitustena võib olla näiteks ettevõtte tulemuste parem saavutamine; töötajatele paindlike tingimuste pakkumine või mõlemad. Üsna suureks ohuks kaugtöö kasutuselevõtul võib olla töötajate killustumine. Üldiselt paikapandud reeglid aitavad vältida ka seda. Näitena võib kokku leppida selle, et kodus ja büroos töötajatele tagab organisatsioon alati võrdsed võimalused.

- Nõuete puhul on oluline määrata kaugtööd võimaldavad tööd, kaugtööle asuja minimaalne oskuste tase ja vajalikud omadused. Teisiti öeldes saab töötaja selle järgi otsustada, kas töö ja tema ise on kaugtööks sobivad. Kindlasti ei tee üldine poliitika selles osas lõplikku otsust. Iga töötajat tuleks individuaalselt käsitleda. Üldpõhimõtted on toeks lõpliku otsuse tegijatele ja tagavad selle õigluse. Kaugtöö kasutaja isikuomaduste ja oskuste võimalikus kirjelduses tuuakse välja tema head enesejuhtimist, kohanemisvõimet, iseseisvust, vajalike infotehnoloogiliste vahendite kasutamise oskust jne.

- Protsessi osa määratleb kaugtöö toimimise alates sellele asumisest kuni võimaliku lõpetamiseni. Sõltub taas ettevõtte tavadest, kas piisab, kui töötaja küsib luba selleks määratud organisatsiooni liikmetelt ja lepitakse omavahel kokku ning asutakse tööle või tuleb esitada kirjalik taotlus, millele järgnevad vestlused, testid ja teised sarnased protseduurid. Võimalikud kokkuleppe teemad on töö aeg, millal töötaja kaugtööd kasutama hakkab, töö koht, vajalikud vahendid ja nende finantseerimine, töötaja õigused ja kohustused ning turvalisuse tagamine.

Kaugtöö toimimise põhimõtted esitavad ka minimaalsed nõuded töötaja töökohale. Sõltub ettevõttest, kas kaugtöö aktiivne kasutamine on väga oluline ja kaugtöökoha varustamisel ollakse valmis palju investeerima või oodatakse ka olulist töötajapoolset panust.

Autor: Maris Zernand