23. detsember 2003 kell 22:00

Koju tööle samm-sammult

Koju minevale töötajale langeb kindlasti osaks suur tähelepanu, eriti kui ta on ettevõttes esimene. Juht peab sellega arvestama ja silmas pidama, et tagasihoidlikumale inimesele võib see mõjuda mitte just väga motiveerivalt. Virtuaalbüroosse üleminekul tuleb suuri samme astuda tasakaalukalt ja vaikselt, sest suured sammud jätavad suured jäljed.

Kaugtöö kasutuselevõtul tuleb astuda järgmised suured sammud:

1. samm. Kaalu hoolega järgmisi punkte:

- Kas seda tööd saab teha kodus?- Kas töötaja on küllalt usaldusväärne?- Kas kodus töötamine sellel töökohal on ettevõttele kasulik? Miks on kodus töötamine kasulik? Mis hoiab seda väärtust?- Milliseid töövahendeid on kodus töötajal vaja?- Mis maksab kodutöötaja? Kas see kaalub üle kasu, mis sellest saab?- Mida on vaja, et töötaja motivatsiooni kõrgena hoida?

2. samm. Muuda motivatsioonisüsteemi nii, et ka kodutöötajal sellest kasu oleks.

3. samm. Harjuta inimesi kasutama kalendrit, planeerima oma aega ning ajakavast kinni pidama.

4. samm. Püüa panna inimene rääkima oma probleemidest, kui ta seda siiani pole eriti teinud. Kui leiad töötaja jaoks piisavalt aega, et kuulata tema igapäevaseid probleeme, on sul tulevikus inimese kodus töötades palju lihtsam kursis olla tema tööga, tema muredega. Nii ennetad võimalikku töö kuhjumist või vähest koormust, samuti töö tegemata jäämist, kui töötajal on näiteks laps haige või töötaja ise on haige. Suudad talle ajutise asenduse leida, nagu tegid seda siis, kui ta veel kontoris töötas. Peab ju töötaja ikka ise ütlema, millised probleemid tal on. Lihtne on jätta helistamata, arvates, et juht on ilmselt tähtsamate asjadega hõivatud.

5. samm. Tööleping. Tuleks pidada nõu juristiga ka hüviste ja erisoodustuste osas. Üpris palju asju on reglementeeritud, väga palju asju on reglementeerimata. Erasektori asutusele on üldjuhul lubatud kõik, mis seadusega pole keelatud. Avalikus sektoris on vastupidi. Vaata üle ka töötaja tööülesanded, püüa need võimalikult konkreetselt sätestada. Kehtesta raporteerimise ehk tagasiside süsteem. Seda ei pruugi lepingus sätestada, kuid kokkulepe töötajaga peaks siiski olema. Määra kindel tööaeg.

6. samm. Soeta vajalikud vahendid kodutöötajale. Arvuti, telefon, internet, aga miks ka mitte pastakas, marker ning märkmepaber.

Tarkvara on hea abimees ettevõtte info edastamisel, hoidmisel ning presenteerimisel. Peamiselt on tarkvara välja töötatud, et hoida kokku aega juba väljakujundatud töörutiinide ning protsesside läbiviimiseks.

Kindlasti ei ole tarkvara abimees, mis hetkega suudaks lahendada sisekommunikatsiooniprobleemid ning info ülekülluse või puuduse. Samuti ei ole tarkvara see, mis paneb kõik inimesed tööle nii, nagu vaja. Õige tarkvara leidmine eeldab õige ülesandepüstituse esitamist. Kasuta neid küsimusi sihile jõudmiseks:

- Millist liiki infot on mul vaja koguda ja kasutada (finantsinfo, dokumentide info, grupitööd puudutav info)?- Millist detailset infot on mul vaja (kontole laekumised, lepingupartnerid, kaastöötaja/alluva kalendrisündmused)?- Millisel kujul sooviksin infot näha?- Kui kiiresti ma soovin seda infot saada?- Kui palju ma olen nõus sellise tarkvara eest maksma?

Kui olete nendele küsimustele vastuse leidnud, on juba suur töö tehtud, kuna oskate esitada tarkvaramüüjatele nõudmisi.

Autor: Heglee Sarapuu

Hetkel kuum