Tarkvaralahendus suurendab läbipaistvust

Ärieetika juurde kuuluvad läbipaistvus, usalduse loomine läbi ettevõtte siseste reeglite ja ärikontrollide kehtestamise. Tähelepanu peab pöörama kõigile huvigruppidele: aktsionäridele, ettevõtte nõukogule, ettevõtte juhatuse liikmetele, tegevjuhtkonnale, töötajatele. Usaldusega võidab ettevõte endale nii investorite, ostjate, hankijate kui ka töötajate poolehoiu, mis on edukaks äritegevuseks ja kasvuks väga vajalik, kuna ühes või teises mõistes on kõik ülaltoodud osapooled ettevõtte investorid.

Euroopa Liit nõuab, et tema väärtpaberiturgudel noteeritud ettevõtted koostaksid alates järgmisest aastast raamatupidamisaruandluse vastavalt rahvusvahelisele raamatupidamisstandardile IAS. Selle eesmärk on, et nii investorid kui ka kreeditorid saaksid standardse, arusaadava ja ühese ülevaate ettevõtte majanduslikust positsioonist, mis samas suurendab ettevõtte finantstegevuse läbinähtavust.

Antud teema on oluline iga ettevõtte tarvis. Investorid ja kreeditorid usaldavad sellist organisatsiooni, kus äritegevus on läbinähtav ning efektiivne, finantsaruandlus on mõistetav ning usaldatav ja ettevõte järgib oma tegevuses asjakohaseid seaduseid ja reegleid.

Olulisemad ärikontrollid võib jagada viie alajaotuse vahel.

Esiteks ärikeskkond. Iga ettevõtte südamik on tema inimesed. Siin asub kõikide teiste sisekontrollikomponentide kese, mis loob aluse distsipliinile ja struktuurile. Efektiivse kontrolliga organisatsioon püüdleb kompetentse tööjõu poole, mis meeskonnana jagab nii ettevõtte ärilist eesmärki kui ka eetilist käitumisprintsiipi (sealhulgas usaldatavus, huvide konflikti vältimine jms). Siinkohal on hea kasutada ettevõttesiseseid kirjalikke käitumisreegleid, millega tutvumise kohta annab iga töötaja allkirja.

Teiseks alajaotuseks on ettevõtte eesmärkide püstitamine. Ettevõte peaks seadma tegevuse harmoniseerimiseks integreeritud eesmärgid, mis läbivad üheselt kõiki osakondi. Samas tekib siis võimalus jälgida ettevõtte eri üksuste igapäevaseid äririske, neid analüüsida ning hallata.

Kolmandaks nimetan ettevõttesiseste reeglite kehtestamist (palk ja personal, turundus, müük, põhivahendite arvestus, rahade haldus jms). Vastavalt ettevõtte eesmärkidele peab jooksvalt kehtestama ja uuendama organisatsioonis kehtivaid reegleid ning sisekorraeeskirju.

Neljandaks alajaotuseks on tarkvaralahendus. Meile kõigile on tuttavad olukorrad, kus kiiresti ja ennetähtaegselt nõutakse kuulõpu aruandluse esitamist, järgmise perioodi eelarve koostamist, samaaegselt tuleb teha operatiivset äritegevuse analüüsi. Siinkohal sõltub kiire, korrektse ning ka värskeimaid otsuseid ja/või muudatusi sisaldava teabe kättesaamine just tarkvaralahendusest.

Tihti ei näe paljud ettevõtted, milliseid operatsioonide kiirendamise, kulude vähendamise ja jõudluse parandamise võimalusi pakuvad tänapäeval internet ja integreeritud finantssüsteem. Võtmesõna on siin terviklikkus: otsuste tegemiseks vajaminev info on kiirelt kättesaadav nii firma tegevjuhile, finantsjuhile, raamatupidajale, müügijuhile, personalijuhile kui ka teistele ettevõtte juhtkonna liikmetele. Veel on tarkvaralahenduse puhul oluline joondumine vastavalt ettevõtte sisereeglitele: näiteks peaks finantsarvestussüsteem võimaldama erinevate limiitide kehtestamist (näiteks müügitellimuste krediidilimiidid, raha halduse limiidid jms) ning samas ka eriotstarbelist hierarhilist kinnitusahelat.

Viiendaks monitooring. Kõiki ülaltoodud komponente on vajalik igapäevaselt jälgida ning hallata. Siin on oluline, et ettevõtte tarkvaralahendus oleks piisavalt dünaamiline ja paindlik, haaramaks muutuvaid nõudmisi. Aruandluse lihtsustamisel on väga oluline ühene integreeritud majandustarkvara baas, mis võimaldab hoida ühes instantsis ettevõtte ja tütarettevõtete info, vormistada kiirelt koondaruandeid, pakuks nii-öelda ?puurimist? konsolideeritud väärtustest algtehinguni ja vastavat analüüsi.

Lahenduse nurgakivi on joonistada välja olemasolevad äriprotsessid ning nende baasil välja töötada protsessi algusest lõpuni läbiv kontrollmehhanismide süsteem ja vastav aruandlus (millised kontrolletapid on tehing läbinud, kes on tehingu sooritanud jms).

Siin on optimaalne alustada nõupidamist majandustarkvara lahenduse pakkujaga, et varakult analüüsida, millised on info kogumise ja aruandluse võimalused. Sama vajalik on võimalus koguda siseauditi käigus erinevatelt osapooltelt tagasisidet, mis võiks samuti toimida tarkvara lahenduse baasil. q

Autor: Hanna Dunning