IT teadlik kasutamine vähendab kulusid

Kui tänu arvutitele saab sama töö teha kaks korda odavamalt ning sama ajaga jõuab teha kaks korda enam, oleme pannud kontori töötama neli korda paremini. Mida rohkem on ettevõttel tegemist info töötlemisega, seda suurem on ka potentsiaalne võit. IT maksimaalseks rakendamiseks tuleb tegeleda nii kulude kokkuhoiu kui ka efektiivsuse tõstmisega. Samas pole kumbki eriti infotehniline valdkond. Seetõttu saaks ja peakski ses küsimuses kaasa rääkima firma erinevate valdkondade töötajad.

Esmalt soovitan panna firmas pead kokku, võtta kampa üks n-ö inimkeelt rääkiv IT-mees ja otsida ise häid lahendusi. Siinkohal pakun ajurünnakuks ka ühte head programmi, mis on ära märgitud kõrvalloos. Uute lahenduste väljamõtlemine pole raske, küll nõuab tööd ja vaeva lahenduse rakendamine. Kuna ettevõtte arvutiseerimisega tekivad ka uued võimalused töökorralduses, soovitan enne läbi mõelda uus võimalik töökorraldus ja siis rakendada ITd selle toetamiseks. Vastasel korral saavutatakse arvutiseerimisest küll kulude kokkuhoid, aga kaotatakse efektiivsuse tõus töökorralduse muutusest.

Mida rohkem osakondi ehk tööprotsessi lülisid on arvutiseeritud, seda suurem on võimalik tõhususe kasv. Tõhusust saab kasvatada ka firmaväliselt. Vaadake üle infovahetus oma partnerite ja klientidega. Äkki on ka seal võimalik IT-vahenditega midagi oluliselt odavamaks ja/või efektiivsemaks muuta. Järgnevalt toon mõningad üpris lihtsad näited, kuidas oleks firmas võimalik kulusid kokku hoida ja tööd efektiivsemaks muuta.

Esimese asjana pöörake tähelepanu sellele, kuidas teie firma töötajad suudavad arvutit kasutada. Sellest teemast tuleb ka üks suuremaid töö efektiivsuse kasve. Masinkirjaoskus on kooliealistel täna juba pea geenides. Ilma spetsiaalse õppeta suudetakse kirjutada uskumatult kiiresti. Selle põhjuseks on interneti jututoad ja uudisgrupid, mis panevad kiiresti kirjutama. Paljudel tööealistel on kiiresti kirjutamine aga probleemiks, kusjuures masinkirja oskamatus suureneb ka vanuse kasvades.

Sageli ka varjatakse oma oskamatust. Selle taga on peamiselt psühholoogilised probleemid, kuna kardetakse, et arvutiga kirjutamist mitte eriti tundev inimene lastakse lahti. Sageli on taolise suhtumise tahtmatult tekitanud noor ja uljas arvutit hästi tundev ülemus.

Probleemile on tavaliselt olemas lahendus, sest viga ei ole enamasti töötaja vanuses, vaid sisseõpitud harjumustes, mida on õige koolituse ja veidi motiveeriva suhtumisega võimalik üsna kiiresti tänapäevasteks muuta. Esimene masinkirja õpetav firma, mille internetist leidsin (koduleht www.ev.ee), pakub sellekohast koolitust 800 kr eest. Olen täiesti veendunud, et päevas palju kirjatööd tegev inimene teenib selle investeeringu väga kiiresti tagasi.

Linuxi sõbrad andku mulle andeks, et siin peamiselt Microsofti tooteid kirjeldan, kuid need on ju siiski peaaegu standardiks kujunenud. Isiklikule kogemusele tuginedes väidan, et ka Wordi ja Exceli koolitus on oluline. Käisin ise need koolitused kunagi läbi ja leian, et olen tänu sellele palju aega kokku hoidnud.

Kui firma ei soovi koolitada kõiki kontoritöötajaid, siis vähemalt üks hea Wordi ja üks hea Exceli tundja peab majas kindlasti olema. Koolitusvõimalusi on palju, hinnad jäävad paari tuhande krooni juurde. Mõned firmad pakuvad ka võimalust, et õppejõud tuleb lausa ise kontorisse koolitust andma.

Suurema kontori puhul on otstarbekas kasutusele võtta mõni grupitöö vahend. Microsofti tarkvara MS Exchange on neist levinumaid. Mitte-Microsofti toodetest on populaarsemad Groupwise ja Lotus. Grupitöövahenditega saab pidada kirjavahetust, aadressiraamatut ja kalendrit, kirjutada meelespeasid, broneerida koosolekuaegu nii, et koosolek ilmub automaatselt kõikide osalejate kalendritesse. Broneerimisel näete, ega kutsutav kolleeg pole hõivatud.

Grupitöövahendid võivad osaliselt täita ka dokumendihalduse rolli. Ühise kalendri pidamisest tõuseb tulu siis, kui kõik süsteemi kasutajad oma kalendrit korrektselt peavad. See ei ole niivõrd koolituse probleem ? eeldan, et süsteemi kasutuselevõtuga kaasneb ka väike koolitus ?, kuivõrd just ühtse töökorralduse probleem.

Tänaseks on Eestis tekkinud märkimisväärne hulk ID-kaardile suunatud teenuseid. Varem või hiljem hakkavad teie partnerid küsima, kas ka teiega saaks vahetada digiallkirjastatud lepinguid ja arveid. Esmalt soovitan võtta digiallkirjastamine kasutusele asutusesiseselt. Allkirjastage kõik vajalikud dokumendid ? lepingud, käskkirjad, avaldused jms ? digitaalselt ning varsti näete, kui palju paremini organiseerituks teie dokumendid, töölaud ja töö ise muutuvad. Suurem kasu digiallkirjast tekib siis, kui firmal on harukontoreid või palju kontorist väljas liikuvaid inimesi. ID-kaardi kasutuselevõtuks vajalikud seadmed maksavad mõnisada krooni.

Suurimaks probleemiks võib osutuda see, et kõigil töötajatel pole veel ID-kaarti. Samas võiks tööandja vajadusel ID-kaardi 150kroonise tasu töötaja eest ise ära maksta, et see raha pärast kulude kokkuhoiuga tagasi teenida.

Võrku ühendatud arvutitega kontoris kasutage võrguprintereid. Need on kallimad, aga vajate neid vähem: üks printer teenindab kümneid kasutajaid, väheste printerite hooldamine on ka odavam. Võimalusel kasutage kahepoolseid laserprintereid, sest kui pole just vaja värvitrükki, tuleb laser palju odavam. Kui soovite veel säästa, siis korduvkasutage toonerikassette, kuid mitte üle 1?2 korra.

Toon kolm näidet programmidest, mida ma töö kiiremaks ja turvalisemaks muutmiseks kasutan.

MindManager. Tõeliselt hea vahend meeskonnas ajurünnakute läbiviimiseks. MindManager asub lehel www.mindjet.com .

PINs, sellesse programmi saab talletada kasutajanimed ja paroolid, PIN-koodid, uksekoodid jms. Programm on krüpteeritud ehk loetamatusse vormi muudetud 448bitise võtmega. Mõnes mõttes ei tohiks ma seda tarkvara soovitada, sest on suur turvarisk hoida kõiki oma paroole ühes kohas. Kas samas on parem, et paroolid on kirjutatud monitori külge kleebitud kollasele märkmepaberile? Kuna programm on väike, on kõige õigem salvestada ta flopikettale või mälupulgale ja kanda seda endaga kaasas. Kui peaks ka juhtuma, et andmekandja varastatakse või ära kaob, saate paroolid kiiresti ära muuta. PINs asub lehel wwwmirekw.com .

Programmiga MaxCrypt saab krüpteerida kõik vajalikud kaustad või dokumendid. Näiteks minu sülearvutis ja mälupulgas asuvad dokumendid on krüpteeritud. Kui need peaks ära varastatama või kaduma, pole teistel võimalik mu dokumente lugeda. Peamine on aga see, et nii on süda rahul, sest minu enda dokumentide kõrval on seal ka koostööpartnerite ja klientide delikaatseid materjale. MaxCrypt asub veebilehel www.kinocode.com/maxcrypt.htm

Autor: Asko Berens