IT-lahenduse ostul lähtuge ettevõtte ärivajadustest

Firma IT-osakonda ei saa vaadata sealjuures enam kui kuluüksust, vaid kui äriüksust, mille eesmärk on ettevõtte äriprotsessi täiendamine ja parendamine uute IT-lahenduste näol. Ettevõtte ärivajadustest lähtuvalt saab planeerida IT-teenuseid, mis peavad äriprotsessi toetama. Sealhulgas tuleb arvestada, mida teenus pakub, ning ka selle kallidust ehk süsteemi suurust ja käideldavust vastavalt tema kasule ja/või tähtsusele äriprotsessis. Edasise lahenduse ostuprotsessi võib jagada kahte faasi:

Kui tekib vajadus IT-teenuse teostamiseks ettevõtte sees või on see tahe teil varasemast olemas, tuleb viia läbi vajatava süsteemi analüüs. Selle tulemusena saadakse funktsionaalsed ja mittefunktsionaalsed nõuded. Funktsionaalsetest nõuetest lähtuvalt valitakse (või lastakse arendada) infosüsteem, mittefunktsionaalsed nõuded panevad paika IT infrastruktuuri ülesehituse (nt kas on vajalik klaster, jõudluse vajadusest tulenev süsteemi võimsus, turvalisuse arhitektuur jms).

Kui võimalik, siis kaasake oma partner(id) juba analüüsi faasi, sest nii väga kui te ka ei taha, ei suuda te olla kursis kõigi asjade, tehnoloogiate ja võimalustega. Seega laske tal (neil) ennast selle juures aidata. Kui partner on väljas vastastikuse kasu peal, siis teeb ta seda hea meelega ning ei hakka teile kusagil laonurgas vedelevat ?kasti? iga hinna eest maha müüma.

Koostöös võite avastada nüansse ja võimalusi, millest te enne üldse teadlik polnud ning mis võib lõpptulemusena muuta nõudeid võimalikule lahendusele.

Kui te ei kaasanud välist partnerit analüüsi faasis, siis valige välja see partner või need partnerid, keda soovite antud lahenduse teostamise juures näha. Tutvustage neile oma eesmärki, mida loodate planeeritava lahendusega saavutada, investeeringu võimalikku suurust ning analüüsi tulemusi ehk konkreetseid vajadusi.

Seejärel tutvuge partneri(te) pakutava(te) lahendus(t)ega ning laske neil endale põhjendada, miks üks või teine lahendus hea on. Kui te arvate, et partner(id) ei mõista teid päris õigesti ning ei näe asju päris selliselt, nagu teie ette kujutate, siis on oluline lahendus veel kord üle vaadata, täpsustada oma vajadusi seal, kus võib olla teisitimõistmist või kus te arvate, et vajadustele ei pöörata piisavat tähelepanu.

Lahendustega tutvumise järel hinnake neid, võrreldes lahendusi oma analüüsist tulenevate funktsionaalsete ja mittefunktsionaalsete nõuetega ? kas pakutav lahendus vastab nõuetele või mitte, kas lahenduse hind vastab planeeritud investeeringu suurusele.

Kui te tegelete lahenduse ostmisel rohkem kui ühe partneriga, on paratamatu, et tuleb partnerite pakutavaid lahendusi omavahel võrrelda. Püüdke võrrelda võrreldavaid asju ja võrreldavates kategooriates. Piltlikult öeldes ärge võrrelge õuna ja apelsini ? püüdke ikka võrrelda õuna õunaga. Samuti püüdke vältida olukorda, kus te satute võrdlema ainult lahenduste tehnilisi iseärasusi ja hinda, pigem vaadake erinevate lahenduste omadusi ja nendega kaasnevat kasu ning võrrelge saadavat kasu oma vajadustega. Pöörake tähelepanu ka sellele, millised väärtused lahendusega veel kaasnevad.

Sealjuures on mõned momendid, millele peaks hindamise ja ka lahenduste omavahelise võrdlemise juures tähelepanu pöörama. Kui te võrdlete lahenduse hinda investeeringu suurusega, pöörake tähelepanu sellele, millised on kogu lahenduse omamiskulud (inglise keeles total cost of ownership ehk TCO) varem paika pandud ajaperioodi jooksul. Niiviisi on võimalik kontrollida, ega lahendus ei sisalda endas mingeid varjatud kulusid.

Lisaks vaadake, millised on süsteemi hilisemad võimalused kasvamiseks ja laiendamiseks. IT-tööstuse tänane trend on lahenduse väljapoole skaleerimine, mis lühidalt öeldes tähendab seda, et makske täna selle eest, mida teil on vaja, ja hiljem ainult selle eest, mida te juurde vajate. Ehk teisisõnu öeldes ärge planeerige täna ostes vajadusi mitmeks aastaks ette. Niiviisi toimides maksate paratamatult rohkem, peale selle pole tegelikult ka kindel, et te kogu pakutava kunagi üldse ära kasutate. Pigem vaadake, kuidas on rahuldatud teie tänased vajadused ning kuidas on võimalik hiljem tagada nii tehnoloogiliselt kui ka finantsiliselt paindlikku kasvamist ja laiendamist.

Läbinud edukalt lahenduse hindamise ja võrdlemise protsessi, tuleb otsustada, kas minna sõelale jäänud lahendusega edasi või mitte. Positiivse otsuse tegemiseks peab teil olema tekkinud veendumus, et välja valitud lahendus vastab kõigile nõuetele ning suudab anda äriprotsessile lisaväärtust.

Kui hakkate mingil põhjusel otsustamisel kahtlema, tuleb teil kindlasti enda jaoks selgeks teha, mis on kahtluste tegelikud põhjused (kas jäi mõni oluline osa infost segaseks, kas lahendus tundub liiga kallis ja võimas vms) ning partneriga nendest kahtlustest rääkida. Küsige neilt täiendavaid selgitusi.

Kui kahtlete ka pärast seda ning ükski hetkel pakutud lahendustest ei tundu olevat teie jaoks sobilik ning otsustate esialgu seda mitte osta, oleks viisakas tuua partneritele välja tegelikud põhjused, miks nende pakutud lahendus teile antud juhul ei sobinud.

Võib juhtuda ka, et leiate endale küll sobiva lahenduse, mis rahuldab teie tänased vajadused ning toob planeeritud kasu, ent paraku ületab see lahendus tänasel päeval teie rahalisi võimalusi. Sellisel juhul tasub kaaluda välise finantseeringu kaasamist ning kulutuste hajutamist kogu uue lahenduse kasutusperioodi peale. q

Autor: Rasmus Reino