• Jaga lugu:
    Tähelepanu! Artikkel on enam kui 5 aastat vana ning kuulub väljaande digitaalsesse arhiivi. Väljaanne ei uuenda ega kaasajasta arhiveeritud sisu, mistõttu võib olla vajalik kaasaegsete allikatega tutvumine.

    Elektrooniline dokumentide haldamine aitab säästa

    Kui otseseid kulutusi dokumentide käitlemisele (paber, paljundusmasinad, printerid, ruumid jne) on suhteliselt lihtne hinnata, siis kaudseid kulusid on juba raskem arvestada. Kaudsete kulude hulka võib arvata ajakulu info otsimisele, info kaotsimineku korral tehtavad kulutused teabe taasloomiseks, infolekked jne.
    Enamik iga päev kasutatavatest dokumentidest luuakse arvutiga, neist omakorda suur osa prinditakse välja vaid selleks, et talletada registri numbri all mõnes kaustas. Arvutifailide registreerimise ja talletamise süsteemi kasutuselevõtt tõotab silmaga nähtavat kokkuhoidu paberi- ja printimiskuludes, rääkimata riiuli-, kapi-või lausa ruumipinnast, mida vajavad suured paberdokumentide hoidlad.
    Tõeline võit on aga elektrooniline dokumendihaldussüsteem dokumentide töötlejale, sest paberdokumentide registris ei ole iialgi võimalik teha nii kiireid ja mitmekülgseid otsinguid kui elektroonilises.
    Efektiivsuse tõstmise kõrval on oluline ka protsesside toetamine. Siinkohal tuleb dokumendihaldussüsteem appi, et rakendada seadusega nõutavat asjaajamise korda riigiasutuste puhul. Ettevõtte töökorraldust toetavad ka dokumentide menetlemise võimalused, nagu dokumendi suunamine, täitmiseks määramine.
    Lisaks eelmainitule toob täiuslik elektrooniline dokumendihaldussüsteem (EDHS) esile kõik arvutifailidega seotud eelised: dokumentide kopeerimine on imeodav; versioonihalduse ehk dokumendi redaktsioonide halduse korraldamine on lihtne ja ajalugu kergesti jälgitav ning vajadusel taastatav; metaandmete kasutamise võimalused, dokumentidele ligipääsu kontrollimise võimalused on suuremad ja loomulikult digitaalne allkirjastamine.
    Metaandmed võimaldavad kirjeldada dokumendi konteksti, mis on eriti oluline dokumendiregistrite puhul ? näiteks võimalused kirjeldada dokumendi autorit, omanikku, loomise kuupäeva jne.
    Paraku puuduvad isegi niivõrd elementaarsed dokumendihaldust reguleerivad juhendmaterjalid nagu asjaajamiskord ja dokumentide loetelu paljudel Eesti ettevõtetel. Elektroonilise dokumendihaldusvahendi kasutuselevõtt on hea võimalus selles vallas korda luua, küll tuleb mõista, et süsteem ise korda ei loo, vaid on abivahend selle saavutamisel.
    Autor: Klemens Kasemaa
    Jaga lugu:
  • Hetkel kuum

Auhinnatud personalijuht: mida kaasa pakkida 2021. tööaastast?
Tööaasta 2021 on andnud nõnda korraliku kogemustepagasi, et tasub mõelda, mis jätta sisse ka 2022. aastaks ning mis mitte, kirjutab Elisa personalivaldkonna juht, 2019. aastal Eesti mõjukaimaks personalijuhiks valitud Kaija Teemägi.
Tööaasta 2021 on andnud nõnda korraliku kogemustepagasi, et tasub mõelda, mis jätta sisse ka 2022. aastaks ning mis mitte, kirjutab Elisa personalivaldkonna juht, 2019. aastal Eesti mõjukaimaks personalijuhiks valitud Kaija Teemägi.
Donald Trumpi meediafirma läheb kaasama 1 miljardit dollarit
Ameerika Ühendriikide endise presidendi Donald Trumpi uus meediaettevõte teatas, et jõudis kokkulepeteni kaasata investoritelt ligikaudu 1 miljard dollarit, vahendab Reuters.
Ameerika Ühendriikide endise presidendi Donald Trumpi uus meediaettevõte teatas, et jõudis kokkulepeteni kaasata investoritelt ligikaudu 1 miljard dollarit, vahendab Reuters.
USA sätib plaani, et takistada Venemaa sissetungi Ukrainasse
Ameerika Ühendriikide president Joe Biden valmistab ette samme, et Vladimir Putini juhitaval Venemaal oleks raske hõivata Ukraina, vahendab Reuters.
Ameerika Ühendriikide president Joe Biden valmistab ette samme, et Vladimir Putini juhitaval Venemaal oleks raske hõivata Ukraina, vahendab Reuters.
November oli Tallinna lennujaamale oodatust parem
Novembris läbis Tallinna lennujaama 164 126 reisijat. Võrreldes pandeemiaeelse tasemega on nõudlus alates märtsist järk-järgult taastunud, jõudes novembrikuus 68% juurde tavapärasest mahust. Regulaarlendude keskmine täituvus oli novembris 58%, teatas lennujaam.
Novembris läbis Tallinna lennujaama 164 126 reisijat. Võrreldes pandeemiaeelse tasemega on nõudlus alates märtsist järk-järgult taastunud, jõudes novembrikuus 68% juurde tavapärasest mahust. Regulaarlendude keskmine täituvus oli novembris 58%, teatas lennujaam.