Mitmetimõistetavuse vältimiseks tuleb protsessid kirja panna

Artikkel

- Uudised
- 28. november 2004 kell 22:00
Kuula
Tähelepanu! Artikkel on enam kui 5 aastat vana ning kuulub väljaande digitaalsesse arhiivi. Väljaanne ei uuenda ega kaasajasta arhiveeritud sisu, mistõttu võib olla vajalik kaasaegsete allikatega tutvumine.
Mitmetimõistetavuse vältimiseks tuleb protsessid kirja panna
Protsesside määratlemine algab organisatsiooni visiooni ja strateegiliste eesmärkide määratlemisest. Läbi organisatsiooni üldiste eesmärkide konkretiseerimise saadakse alameesmärgid, mis on lähtekohaks protsesside eesmärgistamisel. See tähendab, et kõik protsessid peavad olema suunatud organisatsiooni eesmärkide saavutamisele.
Iga protsessi edukust on võimalik hinnata läbi mõõdikute süsteemi, mis mõõdab väljundeid, tulemusi ja mõjusid. Iga protsess vajab oma toimimiseks sisendeid ning ressursse.
Paljud organisatsioonid ei juhi oma protsesse, vaid üksikuid tööülesandeid, millest (alam)protsess koosneb. Paljudes, eriti just pikema traditsiooniga organisatsioonides leidub protsesse, mis ei seondu enam ammu muutunud eesmärkidega. Nad on sinna ?unustatud?. Tüüpiliselt eksisteerib sellistes organisatsioonides protsesside kirjeldus folkloori vormis, mille taimelavaks on suuline pärimus.
Protsesside kirjeldamist on mõttekas alustada ärimudeli kirjeldamisest, nii-öelda üldpildi loomisest.
Ärimudel kirjeldab ettevõtte väärtusloome ahela ja seostab sellega erinevad protsessid. See loob protsessidele kõige otsesema seose organisatsiooni eesmärkidega. Protsessi kontrollid tulenevad riski- ja kriitiliste edutegurite analüüsist.
Ärimudeli kirjeldamiseks sobivad hästi struktuuranalüüsi meetodid nagu IDEF0 (vaata joonist) või hierarhiliselt üles ehitatud voodiagramm. Kuigi pildid annavad ülimalt kompaktselt edasi suure hulga informatsiooni, kuulub sinna juurde loomuliku osana ka alati lühike tekstiline kirjeldus.
Kui kasutatakse IDEF0 meetodit, on vahel asjakohane täiendada loodud mudelit protsesside dünaamilise (ajalise järjestuse) vaatega.
Kõikide jooniste koostamisel on oluline saavutada tunnetuslik tasakaal kajastatava informatsiooni üldistuse ning liiga detailse kajastamise vahel. Siinkohal soovitan pigem mõne joone tõmbamata jätta kui joonist detailidega üle kuhjata.
Selliselt kirjeldatud ärimudel on heaks aluseks protsesside optimeerimise analüüsile ja teisalt peaks ta andma ette lõpliku loendi protsessidest, mida asutakse kirjeldama n-ö kuidas-tasandil.
Olen sageli kohanud olukorda, kus on hoogsalt asutud kirjeldama protsesse kuidas-tasandil ja on kokku kirjutatud ulatuslikud kirjandusteosed, omamata nägemust tervikust.
Tulemuseks on see, et nii mõnigi oluline protsess või seos on jäänud kirjeldamata või kui luuakse täiesti uut protsessi, jääb puudulikuks arusaam selle seosest teiste protsessidega ja see ei hakka tegelikkuses tööle.
Kaks viimast on tüüpilise ISO käsiraamatu kõige mahukamad osad.
Kuidas-taseme kirjeldamiseks on kasutatavad järgmised meetodid või mudelid: hierarhiliselt koostatud voodiagramm, IDEF3- ja SIPOC-mudel. Vajadusel lisab olulist lisainformatsiooni IDEF3-objekti staatuse muutuse diagramm.
Selge on see, et protsesside dokumenteerimine ei saa muutuda organisatsiooni põhitegevuseks. Igaüks peab ise ära tunnetama piiri, mis tagab süsteemi kui terviku laitmatu toimimise.
Peamine otsustuskoht on kuidas-tasemel. Kui dokumenteerimise eesmärgiks on protsesside analüüs ja reorganiseerimine, siis ei ole protsesside detailsest dokumenteerimisest pääsu. q
Autor: Raivo Pavlov
Hetkel kuum