Organisatsiooni tegevustest saab selge pildi

Aastal 2001 viidi Eesti Panga sularaha- ja turvaosakonnas läbi juhtimissüsteemi korrastamine vastavalt ISO 9001:2000 nõuetele. Protsessijuhtimise lähenemisviis sobis ja nii toimiti ka teistes panga osades.

Protsessidel põhinev lähenemine võimaldab kirjeldada organisatsiooni läbivaid tegevusi paremini ? kes mida teeb, kes otsustab ja kes vastutab. Eesti Pangas kirjeldati juhtimissüsteemi arendamise käigus esmalt protsessid osakondade kaupa ja praegu toimuva teise etapi käigus, eelneva töö põhjal, kirjeldatakse organisatsiooni põhiprotsessid.

?Kui me kirjeldame organisatsiooni läbivad põhiprotsessid, siis sellele raamistikule on võimalik edasi ehitada ka järgmised juhtimissüsteemi elemendid,? räägib Ostrat. ?Nendeks on nii riskijuhtimise kui ka tervikliku juhtimisaruandluse arendamine.?

Protsessidel põhinev juhtimine aitab muuta juhtimist üldiselt ? kui juhid funktsionaalses organisatsioonis tegelevad juhtimisega mikrotasandil, üksikute probleemide lahendamisega, siis protsessidel põhineval juhtimisel saab viia probleemide lahendamise spetsialistide kätte ning juhtidele jääb enam aega tegeleda üldisega ? juhtida inimesi, kujundada visioone.

Juhtimissüsteemi arendamisel on ka ohte. ?Üks neist on see, et kui otsus protsessijuhtimist juurutada on formaalne ja sellega ei minda tegelike tulemuste saavutamiseni, siis tekitatakse sellega inimeste seas skeptitsismi järgmiste võimalike muudatuste juurutamisel elik alustatuga tuleb lõpuni minna. Teiseks ohuks on, et juhtimissüsteemi arendamisel pööratakse tähelepanu vaid organisatsiooni nn kõva poole arendamisele (protsessid, tõhusus, tegevusnäitajad) ja tähelepanuta jääb inimeste innustamine ja motiveerimine,? räägib Ostrat.

Ärinõustamisfirma KPMG on ligi 100 töötajaga projektiorganisatsioon. Firma juhi Sulev Luiga sõnul on neil aluseks võetud nn õppiva organisatsiooni kontseptsioon.

Protsesside juhtimise eesmärgiks on nende pidev arendamine täiuslikumaks. Ärinõustamisfirmas tähendab see põhiliselt inimeste käitumisharjumuste kujundamist ja suunamist selliselt, et need vastaksid inimeste endi, klientide, kolleegide ja üldsuse ootustele. ?Käesoleval aastal oleme fookuse sättinud konkurentsieeliste kujundamisele ning klienditööd toetavate tugiteenuste tulemuslikkuse parandamisele,? räägib Luiga.

?Kindlasti on ettevõtete hulgas lühi- ja pikaajaliste protsesside juhtimisel olemas paremaid ja halvemaid näiteid, kuid vaevalt eksisteerib sellist, kus protsesse üldse ei üritataks juhtida. Protsesside juhtimise edukusest sõltub ettevõtte jätkusuutlikkus ehk pikaajalisem eksistents. Seega on tegemist pigem ?hügieeninõudega??, arvab Luiga.

Tiina Tamm, maksu- ja tolliameti finants- ja planeerimisosakonna planeerimistalituse juhataja, räägib, et maksu- ja tolliamet ei ole seni sihipäraselt protsessijuhtimist juurutanud.

?Pigem võiks öelda nii, et tegevuste organiseerimise ja/või ümberorganiseerimise käigus kujunes nii kunagises tolliametis kui ka kunagises maksuametis teatud töölõikudes välja midagi protsessijuhtimise taolist,? sõnab Tamm.

Tamme arvates on oma tegevuste ja ressursside juhtimine protsessipõhiselt üks võimalusi pakkuda paremat ja odavamat teenust, mida ootab nii riik kui ka eraklient. Samuti leitakse, et kliendi vajadustest ja eripärast lähtuvate protsesside läbi on erinevate funktsionaalsete valdkondade tegevust võimalik paremini eesmärgistada ja määratleda nende sisu.

?Meie jaoks on protsess mingite tegevuste jada soovitud tulemuse/väljundi saavutamiseks,? räägib Tamm. ?Väljundiks on sisuliselt teenus, mida klient vajab. Kliente on erinevaid (nii oma tegevuse poolest kui ka maksukuulekuse poolest) ja seega on neile sobiva teenuse pakkumisel (optimaalsete kuludega) tegevuste jadas erinevusi nii tegevuste järjekorra kui ka ulatuse osas.?

?Hetkel on meil segu protsessipõhisest juhtimisest, funktsionaalsest juhtimisest ja funktsionaalsest juhendamisest. Eesmärgiks on ühtlustatud lähenemine: protsessijuhtimisel ja funktsionaalsel juhendamisel põhinev organisatsioon,? selgitab Tamm.

Tamme arvates on tänu protsessijuhtimisele kergem erinevate funktsionaalsete valdkondade tööd eesmärgis-tada ? peaks olema vähem konflikte ressursside jagamisel ning töötajatel tekib parem arusaam enda rollist kogu asutuse töös.

Nagu paljudel muudelgi juhtudel, on ohuks liialdamine või teooria absoluutsena võtmine, kirjeldab Tamm protsessijuhtimise varjukülgi ja lisab, et enamik argumente räägib selle poolt, et protsessijuhtimine on pea alati hea.

?Mida ühes või teises organisatsioonis ?protsessijuhtimise juurutamise? all mõeldakse, varieerub. Maksu- ja tolliamet püüab eelkõige saavutada mõtteviisi muutust ja piiratud ressursi otstarbekamat kasutamist,? lisab Tamm.

Autor: Jaana Liigand