Kutset ei ole mõtet põlveotsas teha

Mu noorpõlveaegu näidati nii kinos kui ka telerist multikat, mille tegevus toimus müstilises Prostokva?ino (Hapupiima) linnas. Selles animatsioonis toimetas miskisugune kirjakandja Pet?kin, kes muudkui tõi kohale postisaadetist, ent adressaadile kätte ei andnud ? tol polevat olnud dokumenti. Postitöötaja tundis aga asjaolust suuremat rõõmu ja lubas noorhärrat regulaarselt külastama jääda. Ju tundus talle, et nii on hea mõlemale osapoolele.

Kliendiüritusele kutseviijaks ei ole sellist postimeest siiski mõistlik palgata. Ent enne kutse kättetoimetamise viisi ehk ?kirjakandja? valikut tuleb selgeks teha

Kui ettevõtmisel on ambitsioon pälvida meedia tähelepanu, siis selleks on kaks kirvereeglit:

tee selline üritus, mis iseenesest köidab pressi esindajate tähelepanu ja kutsu kohale persoonid, kelle peale meedia lihtsalt kohale tormab. Imelihtne!

Igale ettevõtjale on tema tegevus niivõrd armas, et talle tundub: see, mida ma teen, peab ju jõudma ajalehtede esikülgedele. Paraku on igal ajalehel esikülgi vaid üks, üritusi toimub aga iga päev kümneid. Seepärast on avalikkuse tähelepanu pälvimiseks mõistlik appi kutsuda asjatundja, kes teab, kuidas su ettevõtmist nii korraldada, et see tõepoolest oma sõnumi ja külalistega saavutab harmoonilise kooskõla.

Vabariigi Presidenti igale üritusele tähtkülaliseks ei saa. Ja polegi tarvis. Kui tegemist on tagasihoidliku, ent omas vallas tubli ettevõttega, siis oleks isegi kohatu hakata end kliendiüritusel ehtima liialt sädelevate külalistega. See võib kergesti varjutada ettevõtmise põhisõnumit ja olla solvav enamikule kutsututest ? korraldajal pole nende jaoks lihtsalt aega, sest kogu tähelepanu on suunatud Suurele VIPile. Kuid oma ala autoriteetide kohalolek toonitab ettevõtte kompetentsust ja mõjub lugupidavalt kõigile külalistele.

Kui tegu pole just järjekordse uue toote esitluse vaid ettevõtte jaoks tõepoolest etapilise tähtsusega sündmusega, siis ei tee paha kutsuda kohale ka kohaliku omavalitsuse esindajad ja miks mitte ka teie kandist valitud Riigikogu liikmed. Nende kohalolek väärtustab kindlasti teie ettevõtet ja mõjub heas mõttes meelitavalt teistele külalistele. Ning ? mis pole kindlasti mitte teisejärguline ? aitab köita ka pressi tähelepanu.

Õigupoolest on menuka ürituse edu pant läbimõeldud kutse vormistamine. Kutset ei ole mõistlik n-ö põlve otsas teha. See töö jäägu parem asjatundja hooleks.

Sõltuvalt ürituse iseloomust on võimalik koostada kõige erinevamaid kutseid. Ühelt ehitustarindeid tarnivalt firmalt sain kliendiüritusele kutseks töökindad koos kenasti kujundatud informeeriva sedeliga ürituse toimumise aja ja paiga kohta, aiandusettevõte aga saatis mulle pakikese muruseemnetega. Enamasti on aga mõistlik kutse vormistada traditsiooniliselt, ent kindlasti maitsekalt. Liialt edev kutse ei pruugi olla tõsiseltvõetav.

Kindlasti peab olema kutsel hädatarvilik info: kes kutsub, miks kutsub, kuhu kutsub ja mis ajaks (kuupäev, alguse ja lõpu kellaaeg) kutsub. Kui üritus toimub paigas, kuhu külaliste viimiseks on korraldaja hankinud eraldi transpordivahendid, siis tuleb seegi kutsele kirja panna.

Mis aga peatähtis ? kutse tuleb välja saata võimaluse korral paar nädalat enne üritust. Nii on kutsutavatel võimalik oma ajakava sättida. Mastaapsema ürituse korral on mõistlik lisaks tavakutse laialisaatmisele koostada eraldi ka pressikutse, mille saadate elektrooniliselt kõikidele meediakanalitele. Kindlasti on oluline pärast pressikutse laialisaatmist ajakirjanikele helistada. Nii saate anda täiendavat informatsiooni toimuva kohta.

Autor: Mart Riikoja