Test: kliendipeo ideed seinast seina

Andsime koos IBM Eesti OÜga firmadele iga-aastase grillpeo lähtetingimused ning palusime esitada etteantud eelarve mahu piires esialgse peokorraldamise kava. IBM Eesti esialgne eelarve oli 150 000 kuni 200 000 krooni.

Äripäev avaldab kahelt firmalt saadud grillpeokavade esialgsed kirjeldused, millest IBM Eesti tegi oma valiku. Lõplik peokava selgub IBM Eesti ja üritusturundusfirma edasiste läbirääkimiste käigus.

Konkreetset kava ja detailset peo eelarvet ajaleht delikaatsete andmete tõttu ei avalda.

IBM Eesti otsustas töötada edasi firma Event Masters ideega. Event Mastersi pakutud peo esialgne eelarve oli 187 650 krooni, millele lisandus käibemaks. Teise ideepakkuja, firma R & Reede eelarve oli 170 000 kuni 195 000.

Kokku sai pakkumised küsitud viielt firmalt. Äripäev tänab ajakirjanduslikul võistupakkumisel osalejaid ning IBM Eesti OÜd.

Stiili, meeleolu ja dekoori kirjeldus:

Minu kogemus näitab, et reeglina on hea, kui üritusel on siduv teema, läbiv joon. Tutvudes firma kodulehega, pakun grillipeo siduvaks teemaks AMEERIKA - USA.

Siin näen omakorda kahte võimalikku lähenemist, kas:

A - traditsiooniline USA grillipidu, kus meeleolu edastamiseks kasutatud dekoreerimisel peamiselt USA lipuvärvides mahulisi paberkaunistusi, lipuvanikuid, õhupalle jmt.

Teenindaval personalil seljas lipuvärvides särgid, rätid vms.

Väikse meenena külalistele pakun USA värvides rosetti või siidpaelast rinnaehet, mis ühtlasi täidaks ka nimesildi rolli. Hästi sobiks ka Ameerikale iseloomulik peomüts, kuhu saab kirjutada külalise nime. Või:

B - ürituse läbiv teema on kantri/kauboitemaatika. Antud kontseptsiooni puhul oleks peamiseks kujunduselemendiks põhk, millega saab hästi "pehmendada" parkla betoonpinda, lisaks põhupallid, laudaedikud, lüpsikutes päevalilled, lehmamulaažid, lassod, tagaotsitavate pildid.

Teenindaval personalil kaelas kaelarätid, peas kauboimütsid.

Meenena kingiks šerifimärk või rinnamärk tekstiga "tagaotsitav", kuhu saab kirjutada külalise nime.

Mõlema teema puhul tuleks peoks vajaliku meeleolu saavutamiseks tööstusmaastikul tekitada rohelust suurte pottides puude-põõsastega, millega annab parklat liigendada ning tekitada hubast meeleolu.

Nii kujunduslike elementidena kui ka praktilisel eesmärgil tuleb leida laudu-toole istumiseks. 50-100le inimesele peaks olema täiesti piisav.

Traditsioonilise Ameerika aiapeo puhul sobiks hästi hubane korvmööbel või lihtsamad toolid ja ümarlauad päevavarjudega. Kantristiili puhul võib kasutada õllemööblit.

Oluline on positiivset emotsiooni ning elevust tekitav kutse. Pidades silmas pakutud teemat, võiks kutse olla lahendatud näiteks tagaotsitava kuulutusena või hollywoodilikult glamuurselt. Kui võimalik, võib kutseks saata ka näiteks pasuna, peomütsi, mõne grilltoote pakendi vms. Viimased variandid osutuvad aga üsna kulukaks, kuna tuleb kasutada kullerteenust.

Esinejad ja programmi lühike kirjeldus:

Nagu eelinfost teada, vahelduvad külalised päeva jooksul. Seega on mõistlik päev üles ehitada nii, et iga poole tunni või tunni tagant toimub mingi pilku köitev ning külaliste tähelepanu nõudev etteaste kas päevajuhi, IBM Eesti esindajate, muusikute või üllatusesinejate poolt. Mõistlik on seda rütmi kasutades korrata samu tegevusi 2-3 korda päeva jooksul.

Vajalik on hea päevajuht, kelle peamised ülesanded on saabujate tervitamine, võõrustajatele sõna andmine, erinevate tegevuste sisse-välja juhatamine ning sobilike tegevuste, mängude korraldamine.

Väheoluline pole IBM Eesti töötajate kaasaminek teemaga, nende koostöö korraldajate ja päevajuhiga tagab soovitud tulemuse.

Lisaks päevajuhile on vajalik hea meelolumuusika, eelistatud elavas ettekandes aga sobib ka hea DJ, ning võiks olla ka 1-2 teemakohast üllatusesinejat.

Lähtuvalt taas kas teemaarendusest A või B võiks kaasata järgmisi artiste, tegevusi:

A - ühe variandina sobiks päeva juhtima keegi spordile lähedal seisev isik - Indrek Pertelson või Rauno Pehka. Teemaga haakuvad ettevõtmised oleks pigem sportlikku laadi - korvpalli vabavisked, nooleviskamine, kindlasti võiks mõni tegevus olla seotud IBMiga. Üles võiks olla seatud minigolfirajad.

Üllatusena võiks peole vürtsi lisada sahinatega go-go-tüdrukute särtsakad etteasted.

B - kantri/kauboi stsenaariumi puhul soovitaksin päevajuhiks näiteks Toomas Trossi, kes jääb alati korrektseks ja intelligentseks ning pole "ära leierdatud". Lisaks on ta suurepärane oksjoni läbiviija, mis sobib nii ideaalselt USA teemaga kui on ka üks IBM Eesti väljakujunenud traditsioone. Seltskondlike tegevustena võib korraldada lassoga purkide püüdmise, teemakohase viktoriini, stiliseeritud hobuvõistluse.

Stiiliga sobiks hästi Kaie Seger ja linedance või "Palestra". Nad võiks teha 3-4 ca 10-15minutilist etteastet, pannes ka külalised tantsima.

Meelolumuusikat võiks mõlemal juhul pakkuda Tiit Kikas ja Peeter Rebane, kellega koos musitseerivad meie parimad naissolistid - Maarja, Evelyn Samuel, Kadi Toom. Kui tundub, et pakutud muusika ei toeta teemat, võib kantriteema puhul esineda Los Desperados ja Airi Ojamets.

Hea oleks üles seada fotonurk ning kutsuda professionaalne fotograaf, kes jäädvustaks kogu üritust ning külalisi. Samuti oleks tore saata hiljem kõigile meeleolukas foto.

Toitlustamine:

Meie pikaaegne koostööpartner on Frens Catering ja seega pakun neid. Nemad saavad korraldada vajalikud vahendid grillimiseks, kokad ning vajadusel grillikoolituse. Lisan pakkumisele kaks erinevat menüüpakkumist. Üks on klassikaline grillimenüü, teine aga saanud inspiratsiooni just USA teemat silmas pidades. Menüüd on tehtud arvestuslikult 500-le. Hetke pakkumised on tehtud maksimumvariandina. Lisasin ka joogisoovitused. Samuti on võimalik teha menüüvalikus kõikvõimalikke muudatusi.

Tehnilised lahendused:

Vajalik on helitehnika. Vaatamata päevasele ajale on hea ka mõningane lisavalgus lava valgustamiseks, samuti väike poodium esinejatele. Täpse ajakava, tegevuste kirjelduse, artistide koosseisu ning kutse teksti koostan pärast kliendipoolset idee heakskiitu ja lepingu sõlmimist ürituse korraldamiseks.

Idee kannab endas Saaremaa-teemalist päikeseliselt rahvuslikku grillipäeva.

Algamas on suve- ja grillihooaeg ning köigi meeled ja mötted on juba jaanipäevas, suvilates ja puhkusel maal. Toome suve ja populaarse suvituskoha Saaremaa höngu Tallinnasse kivide vahele enne veel, kui suur puhkuste hooaeg saabub.

Kujunduseks ja eheda suvemeeleolu loomiseks on suur ja kollane päike, millest läbi särab ja annab hubast kollakat valgust prožektorihelk.

Kohale on toodud paat ning vörgud, heinad laotatud üle pöranda, loomaks parklas maa- ja saarelähedast, kuid samas hubast tunnet. Vannitäis merevett saab ka olema.

Osalejaid ootavad rahvariietes registreerijad, IBMi kliendihaldurid ja päevajuhid (näiteks värviküllastes Muhu rahvaröivastes).

Päevajuhid on humoorikad ja musikaalsed noored näitlejad otse Saaremaalt - Andres Karu ning Aivo Sadam.

Kutsemötteid;

1. A4 suurune paber, millel kutsetekst ja vöimalus paadiks kokku voltida. Valmisvolditud paadile jäävad tekstina - "Grillime mönuga", saarele söit, koht, kuupäev ja kellaaeg.

2. Heinavihk, mille külge kinnitatud kutsetekst takunööri ja sobiliku paberiga.

3. Paberist rahvariietes nukk (naistele poissnukk ja meestele naisnukk), millelt saab kutseteksti kokku lugeda vaid siis, kui sellele riided (pöll, vest) selga panna. Riided on samuti paberist ja väikeste aasakestega nuku külge kinnitamiseks.

Saabudes on köigil vöimalus valmistada endale ise kadakapuust nimesilt. Valmis on pandud kadakaoks, saed, takunöör, puur ja kirjutuspulk, millede kasutamist juhendavad rahvariides vastuvötjad.

Saaremaist öhkkonda loovad pillimehed, kes mängivad lustakaid rahvaviise tantsuks nii rahvatantsijatele kui ka osalistele.

Osalisedki haaratakse tantsuringi. Grillipeo vältel näeme ja kuuleme rahvalikke palu esitamas erinevaid pille ja kooslusi. Nii tömmatakse löötsa, kölavad kannel, torupill, jauram, suupill jt rahvapillid. Vahele kostab lambamäägimist ja merekohinat.

Kostitame osalejaid eheda saare koduölle, Saaremaa sea ja lambaliha grilliga, sooja leiva, hapupiima, kalja, röstitud kilude, kama jt maitsvate koduste saarelike roogadega.

Et köigile kiiresti toitu pakkuda, paigutame peoalale mitmed n-ö söögisaared, mis on oma nimed saanud Saaremaa ümber asetsevatelt saartelt. Nii vöib Saaremaa siga haugata Abrukalt, Vilsandilt vöi ka näiteks Muhumaalt.

Kindlasti on osalejate hulgas ka inimesi, kes ise liha grillida sooviks. Selleks pakuvad söögisaared lahkesti vöimalust. Osaleja vöib ise grillkinda kätte panna ja liha keerutada.

Aga neile, kes söögitegemist rohkem pealt soovivad vaadata, avavad grillimise saladusi kokad ise. Lihagrillimine toimuks näiteks koostöös Sämmi Grilli vöi Jazziga ja Catering Service'i lahkete teenindajatega.

Lisaks rahvatantsule, -muusikale ja -mängudele päevajuhtidega tegutsevad ka käsitöömeistrid. Näeme kalurit vörku parandamas ja kalamehejuttu vestmas, memmesid kudumas-ketramas, nobedaid näppe puulusikaid voolimas vöi seppa suveönne naela tagumas. Igaüks saaks meistri näpunäidete järgi oma kätt proovida.

Löbusa saare grillipeo lahutamatu osa on jaanipäevaks 50 liitri koduölle välja loosimine.

R & Reede oli näinud silmnähtavalt vaeva erinevate ideede läbimõtlemisega ja kõigi detailide arvestamisega. Tore, et oli tutvutud vähemalt kodulehe kaudu ka firma olemusega ja üritatud seda temaatikas ära kasutada. Iseasi, kas IBMi seostamine üheselt Ameerikaga on nii uudne või siin Eestis meie esimene prioriteet.

Miinusena võiks välja tuua selle, et ideed ja korralduslikud ettepanekud olid esitatud suhteliselt pika ja laialivalguva tekstina. Ei tekkinud terviklikku üldmuljet. Kuna sisu on üsna lahtine, siis on ka eelarve üsna ümmargune, kuid antud faasis piisavalt detailne. Tõenäosus see meie eelarve piiridesse jätta tundub reaalne.

Event Masters pakkus ühe idee ja kirjeldas teostust küll lakoonilisemalt, kuid konkreetselt. Kirjatüki läbilugemisel tuli silme ette planeeritud meeleolu ja atmosfäär. Tunda oli, et seda koostanud inimesed olid ka ise ideest vaimustunud ja mõte jooksis. Eesti rahvuslik teema võib tunduda palju kasutatuna, aga meie betoonparklasse selline õhkkond luua tundub päris intrigeeriv.

Esitatud eelarve oli pisut detailsem, aga ka ligikaudsete summadega, mis lõplike valikute tegemisel täpsustuksid.

Kavatseme rääkida edasi Event Mastersiga, kelle idee on atraktiivsem.