Tarkvarahaldus aitab otsuseid langetada

Tarkvara haldamine tähendab ülevaate omamist, arvestuse pidamist, korrashoidu, väärtuse analüüsi, riskide maandamist ja kindlasti palju muudki. Tavaliselt tõusetub tarkvarahalduse küsimus - ilma, et sellest teadlik ollakse - siis, kui mingil hetkel tekib vajadus tarkvara litsentside hankimiseks.

Juhil on siis peas palju küsimusi: milline tarkvara on hetkel kasutusel, millist funktsionaalsust on vaja, mitut uut litsentsi tegelikult vajatakse, kas need osta ja maksta kogusumma kohe või ajatada või hoopis rentida?

Vastuse saamine võib olla tülikas ja aeganõudev, võimalus sellest pääseda on hallata olemasolevat ehk omada kasutatava tarkvara kohta maksimaalset infot.

Pisut suuremates võrkudes, kus standardse tarkvara platvormi omamine vähendab oluliselt võrgu stabiilsusega ja tööseisakutega seonduvaid riske, on info omamine ja selle pidev hankimine IT-juhile möödapääsmatu. Loomulikult ei saa unustada ka kasutatava tarkvara vastavust soetatud litsentsidele.

Kolme samba idee on läbiv paljudes valdkondades ja ka haldamine ei pääse sellest.

Sisemine tarkvarapoliitika. See seisneb firmasisestes reeglites, millest saab kõik alguse: kuidas toimub tarkvaralitsentside omandamine, millised on töötajate õigused ja kohustused tarkvara installeerimisel, kasutamisel ja koopiate tegemisel, milliste programmidega varustab tööandja töötajaid jms. Alahinnatakse suhtlust töötajatega võimalike vajaduste väljaselgitamiseks, mille rahuldamiseks soetatud tarkvaralised lahendused võivad oluliselt tõsta terve meeskonna efektiivsust.

Auditeerimine. See on perioodiline tegevus, mille käigus kogutakse olulisim info tarkvara ja riistvara kohta. Riistvara kohta põhjusel, et tarkvara versiooni vahetus võib kaasa tuua ka kulutusi riistvarale ning neid on parem ennetada, kui avastada seda vahetult enne uut versiooni installeerides.

Kogutud info analüüs. See võrdleb dokumentide inventuuri tulemusi andmetega installeeritud tarkvarast, mille järel saab teha kokkuvõtte kasutusõigusega programmidest. Erinevates litsentsides võivad olla erinevad tingimused lubatud koopiate ja kasutajate arvu suhtes, seega tuleb litsentsidega hoolikalt tutvuda, et mitte sattuda vastuollu sätestatud kasutustingimustega.

Uurides töötajate vajadusi ja programmide kasutust ülesannete täitmisel, saate piisavalt infot nii tarkvara soetamiseks kui ka töötajate võimalikuks koolituseks.

Perioodiliselt kogutud dokumendid tarkvara soetamise kohta lihtsustavad oluliselt hilisemat analüüsi. Kui arvutis on kasutusel versiooniuuendus mingist varasemast kujundusprogrammist ning viimase kuue aasta jooksul on soetatud kolm üksteisele järgnevat versiooniuuendust, siis on määrava tähtsusega esmane litsents, mis andis õiguse versiooniuuendusele.

Ka annab perioodiline inventuur ülevaate arvutites toimuvast, ikka kipub sinna ununema programme, mille prooviaeg möödas. Tarkvara kohta info omamine on oluliseks teguriks ka uute litsentside soetamisel - varasema versiooni uuendamine on tihti soodsam uue ostmisest.

Omades infot tarkvara kasutusharjumuste kohta organisatsioonis - kui tihti uuendatakse tarkvaraversioone ja arvuteid - ning lisades 3-4aastase investeeringuplaani, võib tarkvaratootjate erinevate litsentsiprogrammide seast leida väga huvitavaid ja pikemas perspektiivis kulutusi säästvaid lahendusi (ajatatud maksed, rendiprogrammid). Otsuste aluseks saab olla üksnes hea infovaldamine nii olemasoleva süsteemi kui ka vajaduste kohta.

Ahti Leppik peab sel teemal ettekande teabemessil Kontakt 19. aprillil.

Autor: Ahti Leppik