Suurem osa ettevõtte infost tähelepanu alt väljas

Millist infot pidada vajalikuks ja kuidas ära tunda ning kasutada just konkreetse ettevõtte jaoks olulist infot?

Struktureeritud info on numbrilisel kujul ja käib majandustarkvara alla. 90% infost aga on struktureerimata - tekstid, protsessid, multimeedia -, sellega tegeleb informatsiooni haldamise lahendus. Enamikus ettevõtteis luuakse ja tarbitakse suurt hulka infot digitaalsel kujul, alates faksiga saabunud arvetest ja lepingutest kuni e-kirjade, reklaammaterjalide ja veebilehtedeni.

Struktureerimata info on ettevõtte edukaks toimimiseks aina olulisem. Ja ettevõte, kus suurema osa info haldamisega ei tegeleta, ei saa end tunda kindlalt.

Ettevõttes sõnade, ideede, projektide ja protsesside kujul olev struktureerimata info vajab nagu numbriline majandusinfogi efektiivset haldust. Abiks on info haldamise lahendus, mis võib olla kõikehõlmav süsteem või paljudest spetsiifilistest lahendustest koosnev komplekt. Selle osad peaksid olema omavahel integreeritud.

Kuidas eristatakse ettevõttes struktureeritud ja struktureerimata andmeid ning mis vahenditega neid hallatakse? Numbreid on lihtne paigutada tabelitesse, töödelda ja sorteerida. Teksti kujul infot on juba tunduvalt keerulisem süstematiseerida ja leida. Selleks, et teha tekstis märksõnaotsingut ehk täistekstiotsingut, on vaja teistsuguseid rakendusi kui numbrilisi tabeleid töötlev majandustarkvara. Näiteks selliseid, mis indekseerivad märksõnu.

Infohalduse täislahenduse Livelink arendamisega tegeleva firma OpenText andmeil kulutavad töötajad 2,2 tundi päevas e-kirjade lugemisele, organiseerimisele ja sorteerimisele. Keskmiselt 40% tööajast kulub info otsimisele. See ajakulu võiks olla info halduslahendust kasutades tunduvalt väiksem. Lisaks on vaja organiseerida tööprotsesse, tegeleda meeskonnatöö organiseerimisega ja säilitada vajaminevaid dokumente turvaliselt.

Ettevõtte tarbeks vajalikku infot digitaalsel kujul luua, hallata, kaitsta, avaldada, levitada ja säilitada aitavat tehnoloogiat nimetatakse info haldamise lahenduseks (ECM). See pole numbrilisele infole keskenduv lahendus, vaid on loodud kasvava infohulga - dokumentide, veebilehtede, piltide, graafikute ja muul kujul digitaalse info - efektiivseks haldamiseks. Suurelt osalt on sellele mõju avaldanud just interneti populaarsuse kasv. Numbrilise infoga tegeleb majandustarkvara ehk lühendatuna ERP.

Infohalduslahenduse ECM komponendid on otsing, teabe- ja dokumendihaldus, meeskonnatöö juhtimine, veebihaldus jms (vt lisalugu).

Kuigi infohalduslahenduse komponendid pärinevad teooriast, ei erine praktikas kasutusel olevad tooted kirjeldatud jaotusest eriti. Korralik infohalduse lahendus sisaldab tavaliselt neidsamu komponente, mida ettevõttel on võimalik oma infosüsteemi moodulitena lisada.

Iga osa jaoks on olemas erinevaid ärirakendusi, mis on keskendunud näiteks dokumendihaldusele, portaalile, arhiveerimisele või meeskonnatööle. Kuid varem või hiljem tekib nende erinevate rakenduste integreerimise vajadus: meeskonnatöö vajab dokumendihaldust, portaali või veebilehtede sisuhaldust. Siis juhul tuleb eraldiseisvad lahendused panna üksteisest aru saama ja infot vahetama.

Kuid lisaks erinevatele lahendustele on võimalik kasutada ka üht keskset info haldamise lahendust, mis sisaldab kõiki mainitud komponente. Sel puhul on erinevate osade integreerimine lihtne ja struktureerimata info terviklik haldus märgatavalt kergem.

Infohalduslahendus kindlustab ettevõttes suurtele andmekogumitele turvalise ligipääsu, nende salvestamise, avalikustamise ja arhiveerimise. ECM annab võimsad vahendid, et rakendada organisatsioonis efektiivselt protsesse, mis kasutavad erinevat tüüpi andmeid, jälgivad ja juhivad andmete muutmist.

Infohaldus ei piirdu arvuti kataloogide organiseerimisega, vaid sisaldab eelkõige ettevõtte oskusteabe rakendamist sooviga vältida ebaõnnestumisi, töötada efektiivsemalt ja saavutada suurem tootlikkus ning kasumlikkus.

Infohalduslahenduse ECMi rakendamise eesmärgiks ei ole mitte ainult info haldamine, vaid eelkõige õige info kiire leidmine.

ECM aitab vähendada ajakulu dokumentide otsimisele. Enam kui pooled kontoritöötajad kulutavad igapäevaselt dokumentide ja info otsimisele rohkem kui kaks tundi oma tööajast. See pole aga paratamatus, seda aega saab vähendada korraliku otsingusüsteemi kasutuselevõtmisega.

ehk protsesside kogum, mis juhib teadmiste loomist, jagamist ja kasutamist. Teabehalduse põhiline eesmärk on muuta kogutud info firma jaoks intellektuaalseks kapitaliks ehk anda infole väärtus. Kui informatsiooni abil suudetakse lahendada probleeme ja ülesandeid, siis on teabehalduse abiga saanud lihtsalt andmetest väärtuslik teadmine.

Kui dokumendi täiendamine toimub mitmete inimeste poolt, on lihtne kaotada ülevaadet, kelle käes on viimane versioon. Dokumendihalduslahenduste kasutamine aitab juhtida dokumentide loomist, salvestamist, versioonide haldamist, kategoriseerimist, levitamist ja säilitamist. Veelgi suurema kasu annab aga info korduvkasutamine ja dokumentide liikumise juhtimine ning jälgimine. Dokumendihaldus on vaid üks, kuigi väga oluline osa info haldamisest.

Aitab säilitada elektroonilisi dokumente, andes võimaluse panna neile külge reegleid, millal dokument hävitatakse, millal kustutatakse, säilitades seda kirjeldavad andmed (nn dokumendi metaandmed) või millal viiakse dokument füüsiliselt või elektrooniliselt arhiivi.

Võimaldab ettevõttel hallata kogu firma veebide sisu efektiivsemalt kui vaid ühe veebimeistri abil. Tüüpiliselt kuhjuvad uuendusettepanekud erinevatest osakondadest ühe veebimeistri töölauale ega jõua õigeks ajaks valmis. Veebi sisuhalduslahendus aga aitab ilma tehnilisi teadmisi põhjalikult omamata igal osakonnal oma infot veebis ise hallata.

Tehnoloogia areng on andnud meile lihtsad võimalused töötada kolleegidega üle interneti n-ö virtuaalsete meeskondadena, kus geograafiline asukoht ei mängi rolli. ECM-lahendused sisaldavad grupitöövahendeid, mis võimaldavad töötada veelgi efektiivsemalt - jagada infot, hõivata ja säilitada vajalikku teavet, viia läbi projekte ja lahendada tekkinud probleeme.

1990ndate alguses tekkinud veebilehed, mis koondasid kogu vajaliku info ühte keskkonda, on ettevõtetes aktiivselt kasutusel praegugi, kuna aitavad töötajatel ühelt veebilehelt leida kõik vajalikud vahendid kontoritööks ja infohalduseks.

Tänapäeva ettevõttes pole info kasutusel vaid numbrite ja tekstidena. Aina rohkem on infot helilisel või pildilisel kujul. ECM võimaldab ka multimeediat töödelda ja efektiivsemalt hallata. Telefonikõned, videokonverentsid, pildipangad ja esitlused on info, mida samuti kiiresti vajatakse. Haldusvahendid aitavad vajalikku teavet paremini leida ning säilitada.

Ettevõtte juhtimise valdkonda kuuluv infohalduse osa võimaldab automatiseerida äriprotsesse ja muuta need ülevaatlikumaks. Igapäevased rutiinsed protsessid pannakse paika ja paljud tegevused, millega muidu tegelesid töötajad ise, muutuvad infosüsteemi poolt automaatselt juhitavateks. Töötajatel aga jääb aega loomingulisema tegevuse jaoks kui rutiinsete vormide ja ülesannete täitmine ja nende jälgimine.

Infohalduslahendus ECM võib olla abiks ka paljude teiste ettevõtte funktsioonide ühendamisel, kasutades ära firmas kasutusel olevat struktureerimata infot. Näiteks aitab infohalduslahendus ühendada ettevõtte äri põhiprotsesse majandustarkvara või kliendihaldusega.

Allikas: Ulvi Jõgioja

Autor: Ulvi Jõgioja