Juhtimise infosüsteem loob kaoses korra

Tänu juhtimisinfosüsteemile tõstsime käivet 10 miljonit krooni aastas! Kas tahaksid aasta lõpus nii kuulutada?

Võidusumma suurus sõltub siin jõude seisnud infovarast - andmete väärtusest, mida pole firma huvides oskuslikult ära kasutatud.

Kellele juhtimisinfosüsteem aga õieti mõeldud on? Esmapilgul tahaks vastata, et juhile. Aga kas ainult?

Tihti soovitatakse juhile: räägi alluvatele kuidas firmal läheb ja milline roll igal inimesel on kogu selles suures masinavärgis täita, et ta tunneks ennast osana firmast.

Vaene juht peaks siis iga inimesega eraldi suhtlema, talle firma olukorrast infot jagama ja seda veel nii pidevalt, et kõikide töötajate infovajadus oleks rahuldatud. Samas peavad ka keskastme juhid ja spetsialistid langetama iga päev otsuseid, mis põhinevad teistest üksustest saadaval infol.

Kust aga infot saada? Operatiivsüsteemid (näiteks raamatupidamis-, müügi-, ja logistikaprogrammid) ei ole tavaliselt analüüsi tarbeks üles ehitatud. Operatiivsüsteemi aruandlus ei anna ülevaatlikku pilti kogu firma toimimisest, see näitab ainult hetkeseisu.

Puuduvad aga trendianalüüsid, võrdlused turu ja konkurentidega ning eelarvega, tihti ei saa eri üksuste aruandeid omavahel seostada.

Eri üksustes võib terminoloogial olla ka erinev tähendus - näiteks laoinimesele algab kampaania mitu päeva varem kui müügiinimesele.

Operatiivsüsteemi aruandlus ei vasta küsimustele: miks juhtus? Mis jäi juhtumata? Mis hakkab juhtuma?

Tavalisel vastab aruanne ainult küsimusele: mis juhtus?

Mille põhjal otsustada, et kuu müüginumber on hea või halb? Kuidas otsust langetada me ei tea uute klientide arvu, kaotatud klientide arvu ja kaotatud klientide varasemat käivet?

Aruannete saamise aeg kipub pahatihti jääma lubatust hilisemaks. Sageli pole juhil võimalik iga tööpäeva hommikul saada ülevaadet eelmise päeva sündmuste kohta (isegi 80% täpsusega).

Otsustaja ei saa ennast siis ise aidata, vaid peab küsima infot raamatupidamisest. See võtab omakorda aega ja alati pole ka raamatupidaja käeulatuses.

Miks ei võiks müügisekretär kliendi kõnet vastu võttes ühe nupuvajutusega teada saada, mille vastu klient eelnevalt huvi on tundnud, milline on olnud kliendi ostukäitumine viimase kolme kuu jooksul ning millised on on olnud tema kaebused?

See võimaldaks juba kliendiga esimesi lauseid vahetades tunda tema profiili ning miks mitte ka küsida üle, kuidas talle meeldis hiljuti ostetud toode.

Et operatiivsüsteemi aruandlusest otsuse jaoks vajalikku infot leida, peab välja trükkima pikad aruanded ja neid siis Excelis töötlema, et saada andmed vajalikule kujule.

Juhtimisinfosüsteemides on aga võimalik näidata ainult otsuse jaoks vajalikke numbreid ilma muu infomürata. Vajadusel saab minna numbrite taha ja näha, miks iga number on selline nagu on.

Juhtimisinfosüsteem on firmas üks, sellest tuleneb ka ühtne terminoloogia. Sinna jõudvad andmed on korrektsed (vajadusel süsteem töötleb neid eelnevalt). Iga inimese jaoks on võimalik näidata just talle vajalikke ja lubatud andmeid.

On võimalik näidata juhile ainult hälbeid - kui näitajad on ootuspärased, siis me juhti nende numbritega ei vaeva.

Kui juht näeb probleemi, saab ta anda alluvale ülesande selle numbri põhjust uurida. Juhil endal on võimalik näha erinevaid seoseid ehk miks see number on just selline, nagu ta on.

Ja siin ei teki küsimust, et alluv näeb teistsuguseid numbreid kui ülesannet andev ülemus. Ehk jääb siis ära korduv arutelu teemal "Kust sa need numbrid said? Mul on hoopis teistsugused." Küllap on see paljudele tuttav probleem. Sageli on firmades mitu paralleelset operatiivinfosüsteemi või on operatiivsüsteemi ajaloo jooksul vahetatud.

Juhtimisinfosüsteemidesse saab võtta andmed erinevatest operatiivinfosüsteemidest. Seal andmed omakorda seostatakse ja vajadusel ka töödeldakse.

Kasutaja ei pea teadma, et tema ekraani all on mitu operatiivsüsteemi. Tema näeb ainult üht otsuste tegemiseks tarvilikku süsteemi - just sellist, kust ta kõik hetkel vajalikud andmed korraga kätte saab.

Kogu Reval Hotelsi marketingi- ja müügialane juhtimine põhineb infosüsteemil ja selle oskuslikul kasutamisel.

Näiteks on Reval Hotelsi üks suur võit juhtimisinfosüsteemist võimalus hotellitubade müüki täpsemalt prognoosida. Teame üsna täpselt ette, millal tuleb äriklient, millal turist ja millal astub uksest sisse juhukülaline.

Eelkõige just tänu teadmistele meie tubade täituvuse kohta on meie töö planeerimine pärast infosüsteemi juurutamist muutunud oluliselt efektiivsemaks.

Vajadus uue tarkvara järele tekkiski seepärast, et olemasolevad müügi-, lao- ja toitlustusprogrammid ei võimaldanud teha täpseid prognoose ning ka muus aruandluses tekkis vajadus detailsema info järele.

Varem ennustasime oma täituvust nagu kohvipaksu pealt, kuid nüüd oskame piisava täpsusega ennetada üle- ja alaplaneerimist. Tänu sellele oleme suutnud tänavu vältida ülemajutusi ning ka viimasel hetkel annulleerimisest tingitud tühje tube. Suudame sarnaselt lennupiletite broneerimisele pakkuda paindlikult vastavalt nõudlusele ka sobivat hinda.

Näiteks planeerime marketingiplaane tehes sooduskampaaniaid ajale, mil eelmistel perioodidel on jäänud toad välja müümata. Seetõttu saame pakkuda ka oma klientidele parimat hinna ja kvaliteedi suhet.

Süsteemi juurutamine on meil kestnud aasta, mis minu arvates ongi selleks optimaalne aeg. Tarkvara on vaid selle tehniline pool, palju oleme muutnud ka tööprotsesse.

Autor: Erle Kildjer