Ruumi sobivus sõltub ürituse stiilist

Seminarikoha tellimisel peab eelkõige hoolikalt läbi mõtlema, mida täpselt soovitakse. Enne valikute tegemist tuleb seminariruumide tellijal ning ruumide pakkujal omavahel selgeks rääkida, milliste soovidega seminari korraldama hakatakse. Mida hoolikamalt on klient oma soovid läbi mõelnud, seda lihtsam on teenusepakkujal ning seda suurem on ka tõenäosus, et klient rahule jääb.

Enamasti tehakse kohavalik ise, kuid hea kohaidee leidmiseks on võimalus pöörduda ka seminariteenuseid pakkuvate firmade poole, kes aitavad ruumi broneerimisel ja kõige vajaliku korraldamisel.

Frens Konverentsiteenuste tegevjuhi Kadri Karu sõnul soovitakse seminaripaigaks tihti midagi uut ja erilist. Enamasti on määratletud ka piirkond, kus seminar võiks toimuda, näiteks Tallinnast kuni 40 kilomeetri raadiuses, kesklinnas vms. Enne otsustamist on oluline teada, millist istumisstiili eelistatakse, kas ruum peaks olema teatristiilis, klassiruumistiilis, on U-kujuline laud jne. Sellest sõltub vajaliku ruumi suurus.

Radisson SAS hotelli broneeringute administraator Annika Sillak ütleb, et seminariruumi pakkujale on esmaoluline teada inimeste arvu, kellega arvestada. Sellest lähtuvalt vaadatakse üle võimalused, mille vahel sellise inimeste hulga puhul võimalik valida on. Esimese asjana soovitab Sillak seminaripaigaga kooskõlastada kuupäev, millal oma üritus korraldada tahetakse. Siis saab vaadata, kas sel kuupäeval vajalikule inimeste hulgale üldse sobiv saal vaba on. Pärast seda lepitakse kokku ürituse toimumise kellaaegades ning soovid tehnika ja toitlustuse osas.

Ruumivalikul tuleb hoolikalt läbi mõelda, milliseid lisateenuseid ning inventari vajatakse, ning kontrollida, kas valitud seminariruum neid ka pakub. Karupesa hotelli vastuvõtu- ja müügijuht Kerli Tominga ütleb, et tehnikast vajatakse enamasti arvutit, dataprojektorit ning pabertahvlit. Maakohtades asuvate ruumide puhul oleks mõistlik küsida, kas internetiühendus on olemas. Väikese seminari puhul pole mikrofone vaja, kui aga soovitakse näiteks DVD näitamise võimalust, oleks mõistlik kontrollida, kas helikvaliteet rahuldab nõudmisi.

Võimalikku seminaripaika on soovitatav enne otsustamist vaatamas käia, eriti kui see on uus koht ja varem seal üritust tehtud pole.

Ainult piltide järgi kodulehel ei tohiks otsustada, muidu on risk kokku puutuda mõne probleemiga, mille peale ehk tulla ei oskakski.

Tehniliste näitajate kõrval oleks hea, kui enne otsustamist märgataks ka seda, kas ruum on seminari pidamiseks mugav. Kas seal on mugavad toolid, kas on olemas koht, mille peal märkmeid teha?

Ruum peaks võimaldama osalejatel omavahel suhelda, mitte suruma neid üksteise taha ridadesse istuma.

Oluline on, et ruumis oleks piisavalt valgust, soovitatavalt päikesevalgust. Seminaripaigaks ei sobi akendeta ruum. Juhuks kui päike paistab, peavad akende ees olema ka rulood. Suvel on oluline kliimaseade - õhupuudus on peamine seminariruumide probleem.

Ruum peab olema piisavalt soe. Jahedas ruumis külmetama kippuvatele osalejatele jääb seminarist kindlasti halb mulje.

Kõige kindlam on enne seminariruumi tellimist sõita kohale ning otsustades usaldada oma sisetunnet, kas koht on hubane ja kas sealt õhkub soojust ja positiivsust. Korraldajal tasuks mõelda, kas ta kuulaja või lektorina tahaks seal ruumis kaheksa tundi viibida.