Uudised
25. veebruar 2007 kell 22:00

Kuula

Tähelepanu! Artikkel on enam kui 5 aastat vana ning kuulub väljaande digitaalsesse arhiivi. Väljaanne ei uuenda ega kaasajasta arhiveeritud sisu, mistõttu võib olla vajalik kaasaegsete allikatega tutvumine.

Raskem töö planeeri viljakasse aega

Ajajuhtimise suurim viga on nn oskamatus. Tihti tuginetakse omaenese tarkusele ja õpitakse ainult oma vigadest.

Samuti ei peeta oluliseks eesmärkide püstitamist, prioriteetide määratlemist ega panda tehtavaid töid loogilisse järjekorda.

Prioriteetide määratlemiseks on kümneid meetodeid, nende hulgast saab ja peab valima igaüks sobiva. Ilma selleta kaotab aja planeerimine suuresti oma mõtte.

Süsteemituks tegutsemiseks võib tinglikult pidada ka aja väärkasutajate eeskujuks võtmist ja soovituste ületähtsustamist.

Tihti minnakse üleplaneerimisega äärmusesse ja kogu tööpäeva planeeritakse minutipealt.

Inimese tegelik ajakasutus ei olene ainult tema enda võimetest ja personaalsetest nõrkustest, vaid sõltub palju ka meiga seotud inimestest ja töökeskkonnast tulenevatest ärritustest.

Seetõttu võib mõni tegevus võtta plaanitust rohkem aega, ajaplaan läheb sassi ja muutub pingeallikaks.

Sellega seonduvalt soovitatakse paindlikku ajaplaani, kus planeeritud tegevustele järgnevad ajapuhvrid ümberlülitumiseks, puhkepausiks ja ülikiirete, samas vähe aega nõudvate asjade tegemiseks.

Tööpäevast tasub planeerida ajaliselt täis 5-6 tundi, töönädalast viis päeva, kuust kolm nädalat. Ajaplaneerimise eiramine kui äärmus on järjekindlalt vähenemas.

Ei ole kaht inimest, kelle ajataju oleks täpselt ühesugune tingituna tegevuse sisust, hoiakutest, east, kultuurist. Nendele lisanduvad veel iga inimese sisemise mina head ja halvad küljed.

Järelikult tuleb igaühel teha oma valikud kõiges, mis puutub aja planeerimisse. Teiste soovitused, ilmingud ja vead saavad olla vaid abiks. Samas tuleb olla enese suhtes mõistev ja heatahtlik, sest seda arvestav ajaplaan on innustav.

Arvestades näiteks minu töö, elu, ea isikupära, ei saa ma kasutada kõike seda väärtuslikku, mida olen omandanud ajajuhtimise raamatu kirjutamisel.

Kasutan põhiliselt kalendermärkmikku ja mitmeid konkreetseid nimekirju. Kasutan n-ö suurte kivide meetodit ehk kurgipurgiteooriat.

Nimelt panen kuupäevaliselt ja kellaajaliselt kirja kõige tähtsamad tegevused ehk prioriteedid: loengud, seminarid, arvestused, eksamid, kaitsmiskomisjonid, vastuvõtuajad.

Need ongi need suured kivid või kurgid. Sama teen veel teatud koosolekute ja tähtpäevadega. Need kuuluvad ajatundlike tegevuste hulka.

Teine pool tööst on tegevus, mida plaanin teha päeva, nädala või pikema aja jooksul. Neid tegevusi võin teha pikema aja jooksul, tähtis on, et õigeks ajaks valmis saab. Kuna mina õnneks ei kannata edasilükkamishaiguse käes, toimib eeltoodu piisavalt hästi.

Vahel harva olen kasutanud ka koduarvutit, aga see ei anna mulle teatud põhjustel (mulle ei meeldi sülearvuti kaasaskandmine) lisaefekti.

Ajaplaani ma korrigeerima ei pea. Lisategevused, näiteks vastused ootamatutele pakkumistele, saan mahutada ajatundlike tegevuste vahele. Küll aga tuleb teha korrektiive enda kavandatud mitteajatundlike tööde järjestusse. Põhjuseks üliõpilased, kolleegid, ka lähedased.

Plaani järgi elamine ja töötamine ei tohi muutuda eesmärgiks omaette. On tähtis, et kui inimese elus ja töös toimub mingi oluline muutus, kajastuks see ka plaanis.

Samas ei ole ajaplaani koostamine eesmärk omaette. Selleks on ikkagi aja tulemuslik kasutamine.

Mõistet "ajajuhtimine" tuleks kasutada liitsõnana, sest arvestades ajafenomeni, ei saa aega kui objekti juhtida. Juhtida ja haardes hoida saame hoida tegevusi, mida me teatud aja jooksul teha tahame.

Järelikult on peale ajaplaneerimise oluline õppida oma aega säästma, selekteerides ja delegeerides ülesandeid, ning tegeleda enesejuhtimisega - oma tugevuste arendamisega, personaalsete nõrkuste ületamisega.

Autor: Aino Siimon