Sõnumi edastamiseks vali õige kanal

On levinud viga kasutada e-kirja ja telefoni nendele sobimatute sõnumite edastamiseks.

E-kiri ja telefon on suurepärased abivahendid, kui neid ainult õigesti kasutada. Ükski e-kiri pole nii kiire, et seda peaks saabumise hetkel kohe vaatama ja selle pärast oma käimasoleva tegevuse katkestama. Isegi väga hoolikas arvuti taga istuja ei suuda olla e-posti teel olla kogu aeg kättesaadav. Kiire e-kirja puhul ei unusta hädaline üle helistamast. Lülita rahulikult automaatne e-kirja saabumise teavitus välja ja loe e-kirju endale sobival ajal, mil oled mõne muu tööetapi parasjagu lõpetanud.

Telefonisuhtluses saab vastuvõtja selgitada kõne olulisuse ja paluda hiljem tagasi helistada. Tuleb arvestada, et helistaja ei taha teadlikult vastaja aega viita, ta lihtsalt ei tea, et vastajal on kiire ning vastaja ei tea, kas sissetulev kõne on kiire ja oluline või mitte. Üks väga hea kõne alustamise lause on: "Tere, mul on väga hea meel, et sa mulle helistasid, aga ma ei saa hetkel pikalt rääkida, on sul midagi kiiret või ma helistan hetke pärast tagasi?"

Esiteks annab see helistajale kohe teada, et vastajal on kiire. Enamik segajaid on sõbralikult meelestatud, aga nad lihtsalt ei tule selle peale, et sa ei saa rääkida. Teiseks tekitab see lause helistajas positiivse emotsiooni, kuna hoolimata oma hõivatusest annab saaja talle teada, et tal on hea meel tema kõne üle.

Kolmandaks võimaldab selline sissejuhatus helistajal teha otsuse sõnumi olulisuse üle. Me ei saa ju telefonile vastates juba ette kindlad olla, kas helistajal mõlgub meeles sotsiaalne rahulik kõne või on tal tõesti midagi kiiret.

Õige sissejuhatus jätab helistajale võimaluse olulisi uudiseid siiski koheselt edastada ja siis on vastuvõtja otsustada, kas soovid sellest pikemalt rääkida või helistab hiljem. Uuesti helistamine tähendab olukorra kontrollimist. Helistades küsi vestluspartnerilt alati üle, et kas ja kaua ta saab sinuga rääkida.

Autor: Ardo Reinsnalu