Üheksa tähtsat reeglit ühe e-kirja koostamiseks

Võib julgelt väita, et enamus tööalasest suhtlusest käib e-kirja teel. Teisel kohal on telefonisuhtlus ja kolmandal näost näkku suhtlus. Kui kellelgi on selle väite ümberlükkamiseks uuringuandmeid, oleksin nendest väga huvitatud. Suhtluskanalite rohkus ja hoomamatu arv igapäevaseid vestlusi sunnib meid e-kirja etiketis ühte silma kinni pigistama, sest vaevalt keegi viitsib iga e-kirja reeglitele vastavalt vormistada.

9 reeglit. The Sunday Times tõi välja 9 olulisemat punkti, mida e-kirjade koostamisel ja saatmisel järgida.

1. Viisakustest nõretavad e-kirjad sobivad vist ainult USAsse. Piisab ametlikust nimelisest pöördumisest. Nimi tasub üle kontrollida, sest sel võib olla mitmeid variatsioone - näiteks Andres ja Andrus jne.

2. Kui kirjutad inimesele, kellega pole varem suhelnud, võta veidi aega ning koosta viisakas kiri, mis jätab nii sinust kui ka sinu ettevõttest hea mulje. Mida viisakam on kiri, seda reaalsem on luua usalduslik side.

3. Enne kirja kirjutamist tasub mõelda, kas targem poleks see asi telefoni teel korda ajada?

4. Enne "send" vajutamist vaata, kellele kirja saadad. See aitab vältida piinlikke olukordi (eriti ohtlik firmasiseste e-kirja listide puhul.

5. ÄRA KASUTA LÄBIVALT SUURI TÄHTI! Suuri algustähti võid kasutada MSNis või skype'is koos lugematul hulgal emotikonidega. Ametlikus kirjasuhtluses pole neil kohta.

6. Kui saadad töökirju, säilita ametlikku kirjastiili. Väldi emotikone, ära ürita olla vaimukas, sest sinu naljadest ei pruugi teine aru saada.

7. Lühike on parem - pikk kiri on tüütu ja keegi ei viitsi seda lugeda. Proovi kirja pandud teksti alati 50% ulatuses vähendada. Kui ei suuda kirja lühendada, kutsu kokku koosolek, sest ilmselgelt on tegemist mahuka teemaga.

8. Jäta vastamiseks aega, arvesta sellega, et kõik pole tehnofriigid, kes saavad e-kirju 24 tundi päevas ja 7 päeva nädalas oma laua- ja sülearvutisse, telefoni või iPad'i.

9. Kui tunned, et pead kirjutama 10 000 tähemärgi pikkuse õpetliku kirja, helista parem. Või veelgi parem, kohtu inimesega ja räägi asi selgeks.

Autor: Lauri Levo