Kinnisvara. Programm aitab kokku hoida

“Eestis on haldustarkvaraturul veel virvarr ja selgeid eelistusi pole välja kujunenud,” märkis Pindi Kinnisvarahalduse juht Kalev Roosiväli. “Ettevõtted, kes tahavad, et neil oleks oma kinnisvarast ülevaade, kasutavad kinnisvara haldustarkvara. Selle taga võib olla ka soov kulusid kokku hoida, sest programmi kasutamine toob selgema raamatupidamise,” märkis ta.

Roosiväli sõnul on Eestis kasutusel peamiselt kaks tarkvara, Elkis ja Archibus. “Esimene on Eesti poiste tehtud kohalik tarkvara ja teine on imporditud.  Meie kasutame praegu meie kinnisvarabürooga ühist tarkvara (CRM) mille nimi on Next. See ei ole spetsiifiline haldustarkvara, aga kliendihaldust saame sealtkaudu teha ja osaliselt ka objektihaldust,” märkis Roosiväli ja lisas, et neil on kaalumisel ka spetsiaaltarkvara kaasamine.

“Riigi Kinnisvara AS kasutab Ameerikas arendatud haldustarkvara Archibus. Valiku tegemine oli pikk ja kaalutlev. Enne lõpliku otsuse tegemist tutvusime lähemalt turul pakutavate lahendustega,” märkis Riigi Kinnisvara ASi juhatuse liige ja haldusdirektor Elari Udam. Põhjalikumalt testiti nelja tarkvaralahendust.

Exceli tabelid jäävad tihti segaseks. Eestimaise haldustarkvaraettevõtte ELKIS tegevjuhi Martti Vaidla sõnul on praegu ettevõtjate hulgas levinuim tarkvara Excel. Selle suurim probleem on aga see, et tihti on hoonepõhised tabelid arusaadavad ainult selle tabeli koostajale ning seetõttu on ettevõte haavatav.

“Halduri või vastava töötaja lahkumisel ei ole tagatud info säilimine arusaadaval viisil,” märkis Vaidla ja lisas, et viimasel ajal on ettevõtted siiski hakanud paremini mõistma spetsiaalse tarkvara kasutamise vajadust ja info süsteemse säilimise olulisust.

Haldustarkvara valides määra projektile juht. Kui ettevõte plaanib võtta kasutusele spetsiaalse haldustarkvara, siis soovitab Vaidla panna projekti eest vastutama kellegi konkreetse isiku ettevõtte seest.

“Tavapäraselt jäetakse selline vastutaja määramata ja sellisel juhul ei täida tarkvara talle pandud ülesandeid,” rääkis Vaidla. Selleks, et tarkvara kasutusele võtmine oleks sujuv, tuleks tema sõnul tavapäraseid töörutiine veidi muuta ning kohendada.

Peamine põhjus, miks paljud ettevõtted praegu spetsiaalset tarkvara veel palju ei kasuta, on Vaidla sõnul selles, et ettevõtted on suunatud rohkem n-ö tulekahjude kustutamisele ning selline ettemõtlemine ja tööprotsesside efektiivsemaks tegemine ei ole veel piisavalt juurdunud.

“Nüüd võib siiski väita, et suuremad ja edumeelsemad kinnisvaraomanikud on sellist vajadust tunnetanud,” märkis Vaidla.

 

Tasub teada

Soovitused haldustarkvara valimisel

1. Pane paika raamid, millist informatsiooni hakatakse tarkvaraga haldama – kas vaid ruumid, kas on seadmeid, mis nõuavad hoolduspäevikuid, kas on vaja arhiivi või andmebaasi.

2. Hinda täpselt oma vajadusi – hallatava kinnisvara mahust tulenevalt vali kas oma infosüsteem või kasutuslitsents.

3. Tee kindlaks kohapealse tehnilise toe olemasolu.

4. Pane paika aeg, millal soovitakse tarkvara kasutusele võtta.

5. Määra projekti juhtima ja selle eest vastutama konkreetne isik ettevõtte seest.

6. Valmista kollektiiv ette muutusteks.

7. Tee kindlaks infosüsteemi rahvusvaheline kasutatavus. Lai kliendibaas motiveerib tarkvara edasi arendama.

 

Kommentaar

Hinnakäärid suured, aga võimalik ka rentida

Martti Vaidla, ELKISe tegevjuhtTarkvara hind sõltub objektist, kuid vahemik on Eestis büroohoonete puhul 500–4000 ­eurot. Võimalik on ka rentida, korteriühistud maksavad näiteks kuupõhist renti tarkvara kasutamise eest. Hinnad sõltuvad korterite arvust. Rendihinnad algavad korteri pealt umbes 32 ­eurost kuus.

Lahendus vastavalt ettevõtte vajadustele

Jüri Kröönström, Eesti Kinnisvara Haldajate ja Hooldajate Liidu juhtKõik oleneb sellest, millised on ettevõtte teenused ja sihtgrupp. Ettevõte peaks kõigepealt paika panema selle, mida ta saada tahab ja mis tal juba olemas on, millised tehnilised lahendused on juba kasutusel. IT-pakkujad panevad programmi kokku, arvestades kliendi vajadustega.

 

Test

Riigi Kinnisvara testis nelja tarkvara

Archibus. Ameerikas arendatud, kuid saadaval eestikeelsena ning kohandatud siinsetele standarditele. Olemas kohalik tehniline tugi. Ühildub AutoCadi joonistega. Osutus Riigi Kinnisvara ASile kõige sobivamaks.Peragrine. Ameeriklaste loodud. Funktsionaalsus sarnane Archibusega, kuid Eestis puudus tehniline tugi.FimX. Soomlaste tarkvara. Kohandati eestikeelseks ja Riigi Kinnisvara ASile sobivat EVS 807 klassifikaatorit kasutavaks. Samas oli programmi arendustegevus aeglane ja valdavas osas soomekeelne. Samuti puudus side joonistega. Tarkvara testiti pool aastat, kuid see ei osutunud siiski sobivaks.Elkis. Eestlaste arendatud. On küll Eesti oludele vastavalt arendatud ja sümpaatse kasutajaliidesega, kuid puudus samuti integratsioon joonistega. Samuti oli mitmeid probleeme Riigi Kinnisvara ASi spetsiifikat arvestades – palju erineva konfiguratsiooniga kinnisvaraobjekte. Samuti oli teatud ebakindlus tehnilise toe suhtes tulevikus. Kui tarkvara ei liigu Eestist väljapoole ega saavuta rahvusvahelist edu, siis kaob selgelt motivatsioon edasi arendada, kuna ei ole piisaval hulgal kasutajaid, kes on valmis seda kinni maksma.

Allikas: Riigi Kinnisvara juhatuse liige ja haldusdirektor Elari Udam