Catering – pisidetailidest koosnev pusle

Enne catering-teenuse tellimist tasuks firmal läbi mõelda, millisele üritusele ja mille jaoks seda vajatakse. See aitab selgeks teha, kas vajadused suudab rahuldada suurpakkuja või piisab mõnest väiksemast, soovitas Swedbanki pressiesindaja Mart Siilivask.

“Tellimust tehes on aga üks olulisemaid nüansse üritusel osalejate arvu määramine,” lisas ta. Alati ei tule kõik kutsutud kohale ning täpse arvu toitlustajale edastamine võib seetõttu tihtilugu keeruliseks osutuda. “Üritus ei tohi ebaõnnestuda toidu vähesuse tõttu ning samuti ei saa me vastutustundetult üle jäänud toitu likvideerimisele saata. Kalkuleerimine – nii osalejate arvu kui portsjonite suuruses – vajab põhjalikku eeltööd,” rõhutas Siilivask.

Elisa Eesti suhtekorraldusjuht Marika Raiski soovitas catering-teenust tellides pöörata pakkumises tähelepanu ka toidu kogusele inimese kohta ja toiduainete kaupa. “Vaadata tuleks, kas arvestus on tehtud kaalu või tükkidena. Kaalu põhjal koguste hindamine on kindel tee, sest tüki puhul ei tea kunagi, kui suur või väike see võib olla,” selgitas ta.

Kokkuhoid head ei too. Suurim eksimus, mida tehakse toitlustusteenust firma üritusele tellides, on Event Catering tegevjuhi Kert Veski sõnul see, kui klient toetub otsust tehes ainult pakkumise lõpphinnale, jättes tähelepanuta pakkumise sisu ja menüü kogused. “Ei täpsustata, kas teenindajad kuuluvad hinda, kas oodatakse laua katmist või lihtsalt toidu kohaletoomist,” lausus ta ja soovitas üle täpsustada ka näiteks selle, kas vaja on lisainventari – laudu, toole, laudlinasid jne.

Carmen Cateringi tegevjuht Relika Tiik-Koppa soovitab uurida ka toitlustusettevõtte tausta – kui kaua on turul tegutsetud, kui usaldusväärne ettevõte on, milliseid sündmuseid on nad varasemalt toitlustanud, kas nad valmistavad toidud oma köögis või tellivad allhanke korras, kui palju on neil toidunõusid – kas nad peavad palju inventari lisaks rentima. “See kõik näitab ära, milline teadmiste ja oskuste pagas on ettevõttel olemas. Ja kui inventari on vaja palju lisaks rentida, siis kajastub see ka hinnas kliendi jaoks,” rõhutas ta.

Kindlasti ei tasu valikut teha vaid kodulehel märgitud menüü hindade põhjal. “Nende taga on peidus palju, mida reaalselt näha pole,” soovitas ka üritusturundusfirma X3M Marketing tegevjuht Ken Matsalu ja loetles: köögipoole loovus, toidu värskus, teenindus ja selle kvaliteet. “Kuna toitlustus on ürituse ahelas üks väheseid osi, mis on inimese jaoks eluliselt vajalik, mitte lisa luksus, siis see ei tohiks olla kokkuhoiu koht ei mahult ega kvaliteedilt,” arvas Matsalu.

Toidu kõrvale meelelahutus. Tavapärasele catering-teenusele lisaks küsitakse viimasel ajal Carmen Cateringi tegevjuhi sõnul järjest rohkem ka selliseid lahendusi, kus kokad oleksid saalis ja valmis midagi huvitavat külaliste silme all tegema. “Sellistel juhtudel oleme kasutanud peale Carmen Cateringi peakoka Stepan Jartsi ka Carmen Gruppi kuuluvate restoranide (Ribe, Platz, Cru) peakokkade abi,” ütles ta. Näiteks on nad teinud nn desserdi-show’d, kus keset Saku Suurhalli saali oli laual puhas klaaspind, millel kokad valmistasid kohapeal erinevaid magustoite – minikoogikesi, granita’t, milleks kasutati vedelat lämmastikku, šokolaadi- ja marjavahtu ning veel mitmeid erinevaid magustoite.

Event Cateringi tegevjuht Kert Veski tõi näitena ürituse, kus nende kokad valmistasid ühel juubelipeol õhtu jooksul 17 erinevat käiku. “Pidu toimus vabas õhus ja kõik road valmisid külaliste silme all,” ütles ta. “Ehk siis terve õhtu jooksul oli külalistel võimalik läbi astuda toitlustusalalt ja haarata sealt endale meelepärane värskelt valmistatud suupiste,” lisas Veski.

 

Arvesta kõigi toidueelistusega

Relika Tiik-Koppa, Carmen Cateringi tegevjuht Ma usun, et tänapäeval arvestavad juba kõik toitlustuskohad taimetoitlaste menüüvalikuga. Hea on siiski, kui klient juba ise tellides mainib ära, et külaliste seas on tavapärasest rohkem taimetoitlasi. Siis saab catering’i müügikonsultant menüüd koostades sellega arvestada.Kui on teada, et külaliste seas on keegi, kes on allergiline mõnele toorainele, siis tuleb see samuti ära mainida. Siis saab jällegi valida just selliseid tooteid, mis sobiksid kõigile.Menüü hind koosneb sellest, millise suunitlusega on pidu – kas suupistevastuvõtt, buffet-lauaga pidu või portsjonina lauda serveeritav mitmekäiguline pidulik galaõhtusöök. Sealt edasi sõltub hind toorainevalikust. Ning lõpuks veel ka sellest, kui pikalt pidu on planeeritud. Sellele kõigele vastavalt kalkuleeritakse ka toidu kogused.Meie ettevõte koostab kaks korda aastas uued menüüd ehk kui märtsis küsida pakkumist suviseks peoks, võib kindel olla, et värsked menüüpaketid on juba käiku antud.

Restoranid abiks toitlustamisel  

Ken Matsalu, X3M Marketingi tegevjuht Viie tegutsemisaasta jooksul oleme kasutanud ca 30 toitlustajat. Oleme korraldanud nii kolmekümnele inimesele ekstreemseid koolitusi kui ka Eesti suurima laua teenindamisega ümarlauagala õhtu­söögi 1800 inimesele. Partneri valikul on meil kolm peamist kriteeriumi. Esiteks, catering-ettevõtte projektijuhtimise oskus, teiseks, peakoka loovus ja kolmandaks teenindajate kvaliteet.Väiksemahuliste projektide puhul, kuni 50 inimest, on partneri valik lai, kuni 10 ettevõtet. Sealt edasi, kui mahud ning nõudmised teenuse kvaliteedile tõusevad, see number langeb. Partneri valikut mõjutavad erinevad tegurid: lõppkliendi soov, ürituse formaat, asukoht ning ürituse eelarve. Kindlasti on oluliseks kriteeriumiks ka toitluse tähtsuse osakaal ürituse sisust.Väiksema rahvaarvu puhul on võimalik kasutada ka restorane, kuid nende enda ruumidest väljapoole teenindamise kvaliteet võib jääda inventari või logistilise kogemuse puudumisel poolikuks.

 

Planeeri varakult

Mõtle läbi sündmuse formaat (ettevõtte juubel, konverents, välispartneri võõrustamine, sarikapidu vms), eesmärk, koht, kestus, kava, inimeste arv ja inventari vajadus enne, kui catering-teenust tellima hakkad.Uuri firma tausta. Kui kaua on turul tegutsetud, kui usaldusväärne ettevõte on, milliseid sündmuseid on varasemalt toitlustanud, kas toidud valmistatakse oma köögis või tellitakse allhanke korras, kust on pärit tooraine, kas on olemas piisav kogus inventari, kui pika kogemusega on teenindajad jm.Võimalusel küsi soovitusi teiste firmade, tuttavate käest.Anna on soovist teada firmale võimalikult varakult. Suurte, enam kui 200 külalisega sündmuste puhul 6–12 kuud varem. Väiksemate firmapidude puhul piisab paarinädalasest etteteatamisest.Enne otsuse tegemist palu firmal teha vajadusel proovimenüü, mida testida saaks (võib olla tasuline).Menüü tellimisel arvesta peo kestuse ja iseloomuga, et kalkuleerida piisav toidukogus. Kogenud spetsialist catering-firmast saab selle juures abiks olla.Arvesta, et seltskonnas võib olla taimetoitlaseid või teistest rahvustest ja kultuuritaustaga inimesi (nt moslemid ei söö sealiha).Arvesta kliima eripära. Ära paku suvises menüüs kiiresti riknevaid või sulavaid toite.Jälgi, et buffet-laudu saaks ruumi piisavalt ja toidukogused jagataks laudade vahel laiali võrdselt, et vältida ürituse ajal pikki järjekordi.Uuri, kas catering-firma märgistab toidud laual siltidega või üldise menüükaardiga. Kui mitte, siis palu seda. Vajadusel ka võõrkeeltes.Arvesta, et mõne ürituse korraldamisel võib olla välja valitud asukohta haldaval ettevõttel juba konkreetse catering-firmaga leping.Arvesta, et lisaks menüüs pakutavale kujundab catering-teenuse hinda veel jookide valik, kelnerite ja nende töötundide arv, transpordikulu, inventar – kas on lisaks vaja laudu, toole, telke, lilleseadeid, lava jne.