Paberil arve võib kliendist ilma jätta

"Koostööpartneritega üleminek e-arvetele oli aeglane. Kuigi protsess kiireneb, postikulu väheneb ja kokkuhoid tööajas võiksid olla piisavaks argumendiks oma igapäevast rutiini muuta, on harjumuse jõud suur ning inimene ei ole valmis muutustega kaasa minema," ütleb ON24 AS juhataja Astrid Bachmann Äripäeva 17. juuni rubriigile Logistika.

Paberarveldus võib kliendist ilma jätta. Ettevõte kasutab tema sõnul e-arveid juba aastaid nii suhtlemisel klientide kui ka koostööpartneritega. "Kliendisuhtlust ei kujutaks praeguse müügimahu juures teisiti enam ettegi," tõdeb ta. Tavapostiga saadab firma arve, kui klient selleks soovi avaldab ning seda esineb vaid mõned korrad aastas.

Samas pikeneb sellega Bachmanni sõnul ostuprotsess minimaalselt kolm päeva ning risk, et ost jääb tegemata - näiteks klient mõtleb ümber, otsustab teise toote kasuks vms - on väga suur.

Partnerite harjumused muutuvad visalt. Bachmann räägib, et tänasel päeval on neil päevakorral üleminek digiarvetele, mis lihtsustab oluliselt raamatupidamise tööd. "Siin näeme  kokkuhoidu eelkõige arve käsitlemisele kuluvas ajas," märgib ta. "Kindlasti kujuneb üleminek oluliselt raskemaks, kuna koostööpartnerite süsteemid arvete koostamisel on väga erinevad." Ta lisab, et ettevõte saab endiselt veel arveid, mis on käsitsi kirjutatud.

Paberi hulka logistikas on vähendanud ka kaubakett Prisma Peremarket. Ettevõtte finantsjuht Aili Nopri ütleb, et lisaks arvele liigub suure osa kaubaga alati kaasa ka saateleht, mis on vajalik nii autojuhile kui ka kauba vastuvõtjale ja nii ei ole päris paberivabaks kauba liikumist veel muudetud. "Küll väheneb koopiate arv, mida erinevad tarneahela osapooled vajavad," kinnitab Nopri. "Mis aga puudutab puhtalt arveid kauba eest, siis Prismas oleme kasutanud e-arvete süsteemi nüüdseks juba kuus aastat."

Iga viies arve paberil. Nopri sõnul on nad püüdnud järk järgult suurendada e-arvete osakaalu ning praeguseks on juba pea 80% sisse tulnud kaubaarvetest elektroonilisel kujul. "Samas tuleb teha vahet ka e-arvel ja pdf dokumendil," täpsustab ta. "Pdf-dokument ei ole paraku sama asi, mis e-arve."

Ta lisab, et e-arve suurimaks eeliseks on efektiivsus raamatupidamisprotsessides, mida e-arve võimaldab. "Arvete liikumine on kergelt jälgitav, nad liiguvad kiiremini ning eksimusi, mida inimesed ikka paratamatult teinekord teevad, on vähem," on Nopri veendunud. Lisaks on elektrooniline arve loodussäästlikum.

Eesti Energia pressiesindaja Eliis Vennik  ütleb, et nemad saavad ettevõttena arved valdavalt e-maili teel, sest sel moel edastatud arved liiguvad kiiremini ning asjaajamine on lihtsam, sest arveid ei ole vaja skaneerida.

E-arve on masinloetav, XML-formaadis andmefail, millega toimetamine toimub elektrooniliselt. E-kirja manusena saadetav digitaalset arvet, näiteks PDF-formaadis, võib nimetada digiarveks. Selle töötlemine ei ole täiesti elektrooniline.

Mitte kõik ettevõtted pole elektroonilist andmevahetust rakendama hakanud. Näiteks ASi Varrak pearaamatupidaja Karin Pello sõnul nende ettevõte e-arvet ei kasuta. "Ei ole vajadust olnud toimivat süsteemi muuta, kuna meil puudub ka vastav klientuur," selgitab ta. Varraku Raamatuklubi liikmete näol on tema sõnul tegu erineva kontingendiga, kes ostavad ebakorrapäraselt ning paljudel vanematel inimestel ka ei ole arvutit. Kuna Varraku hankijate hulgas on mõni  üksik e-arve esitaja, kellega on sõlmitud otsekorraldusleping, on praegu veel mugavam kasutada olemasolevat raamatupidamistarkvara.

Mida peaks väikefirma tegema, kes tahab e-arvetele üle minna? Siin oleneb vastus sellest, kas räägime "päris" e-arvetest või lihtsalt elektroonilistest arvetest ehk digiarvetest. Kui viimaste hulka kuuluvad ka meili teel saadetavad dokumendid, olgu siis wordis või pdf või mingis muus formaadis, siis "päris" e-arved on masinalt masinale saadetavad ja automaatselt töödeldavad arved.

Kui alustada digiarvetest, siis nendega on lihtne - müügiarvete puhul tuleb hakata klientidele saatma paberarvete asemel meili teel arveid. Kõik raamatupidamistarkvarad suudavad trükkida arve meili teel edastatavasse formaati (näiteks pdf). Kui majandustarkvara seda ei suuda, saab kasutada pdf-iks trükkimise tasuta leitavat abitarkvara. Ostuarvete puhul aga tuleb teavitada oma tarnijaid, et paberarve asemel soovitakse arved saada edaspidi meili teel.

Päris e-arvetega on keerulisem. Esiteks peab kindlustama oma e-arve tehnilise võimekuse majandustarkvaras-nii sissetulevate arvete töötlemiseks kui väljaminevate edastamiseks.

Kuigi paljud majandustarkvarad suudavad importida ja eksportida arveid ja muid dokumente, tuleb see funktsionaalsus tihti juurde osta või paremal juhul sisse lülitada.

Järgmiseks on vaja leida lahendus partneritega dokumendivahetuseks. See võib olla keerukas - igal partneril on erinevad nõuded, failiformaadid ja kanalid. Ka nendel peab olema esiteks tahe e-arveid kasutada ning nad peavad olema teinud läbi esimese sammu - kindlustanud endale e-arve võimekuse ning valinud e-arve operaatori.

Seetõttu on järgmiseks sammuks e-arve (ka EDI) operaatori valimine, kes vastutab selle eest, et te saaksite dokumente võtta vastu ja saata kõigile oma partneritele. EDI operaator konverteerib dokumente, autoriseerib saatjaid ja saajaid, transpordib dokumente, seob äripartnereid, hoiab üleval kanalid ja kindlustab nende toimimise.

Äripartnerite erineva taseme tõttu soovitatakse üleminek planeerida etapiliselt. Näiteks ostuarvete puhul suudavad osad tarnijad kohe saata päris e-arveid, osad saadavad mõnda aega veel digiarveid, ning osad jäävad saatma paberarveid. Viimased kaks liiki tasub suunata teenusepakkujatele, kes teisendavad digiarved masintöödeldavale kujule, paberarved aga kõigepealt skaneerivad ja siis digitaliseerivad enne ettevõttele edastamist.  Nii saab ettevõtte sees ühe arvekäsitlusprotsessiga hakkama. Müügiarvete puhul tasub jällegi kasutada teenusepakkujaid, kes vastavalt klientide e-arve võimekusele jagavad väljasaadetavad arved kolmeks - EDI arved võimekamatele, meili teel keskmistele ja neile, kes nõuavad paberarveid, postitatakse needki.

Kasu saadakse e-arve projektidest siis, kui 100% või vähemalt enamus arvetest on e-arved. Kui suur osa jääb paberile, on ühe arvekäsitlusprotsessi asemel firmas kaks paralleelset ning loodetud sääst jääb saamata või tekib hoopis lisakulu. Täielikult "päris" e-arvetele üleminek on väga ajamahukas projekt ning võtab tõenäoliselt aastaid, kuna äripartnerite soovid ja tehnilised võimekused on väga erinevad.

Allikas: Hele Hammer, Telema AS-i tegevjuht

Kaur Lohk, Eesti Posti infologistika divisjoni juht

Eesti ühiskond võiks tervikuna paber- ja pdf-arvetelt e-arvetele üleminekuga võita sadu miljoneid eurosid aastas. See teeb iga elaniku kohta mitukümmend eurot kuus.

Liiga ilus, et olla tõsi? Euroopas läbi viidud uuringu tulemusi arvestades on see isegi tagasihoidlik arvutus. Meie andmetel liigub Eestis aastas ligikaudu 60 miljonit arvet. Saksa arveldusfirma Billentis poolt läbi viidud uuringu kohaselt säästab ettevõte e-arvetele üleminekul iga sissetuleva paber- või pdf-arve pealt 11 eurot.

Ettevõttelt ettevõttele liikuvatest arvetest on täna ca 80%, paberkujul ca 5% ning e-arveid ca 15%. E-arveid võiks olla oluliselt rohkem, kuna ettevõtte jaoks tähendab e-arvete kasutamine aja ning raha kokkuhoidu.

Selle asemel, et ettevõttesse sisse tulnud arveid välja printida, pikkadele kinnitusringidele saata, registreerida ja käsitsi infosüsteemi sisestada, on meil tarvis, et arvel olevad andmed jõuaks saatja raamatupidamissüsteemist saaja raamatupidamissüsteemi. Kogu protsess (saatmine, kinnitusring, hilisem arhiveerimine) võiks sealjuures toimuda elektroonselt. Ajaga, mis kulub töötajal näiteks majapealt õigete inimeste allkirjade püüdmiseks, saaks teha midagi mõistlikumat.

E-arvete kasutamine vastuvõtja jaoks vähemalt sama suur kui mitte suuremgi kokkuhoid kui e-arve saatja jaoks. Seda just varjatud kulu tõttu, mis tekib arve saajal paberarvet käsitledes ning käsitsi infot süsteemidesse sisestades. Arvete saajad peaks saatma signaali, et paber- ning pdf-arved on ebamugavad ja kulukad käsitleda.

Mitmed ettevõtted on otsustanud jätta kaks süsteemi paralleelselt - paberarved ja e-arved, sellisel juhul tekib ajalise kokkuhoiu asemel pigem topeltkulu.

Autor: Ketlin Rauk, kaasautor