Kuidas luua selge sõnum?

Vahel on mõne asutuse ametlikud vormid liiga keerulised ja esitatakse asjasse mittepuutuvaid küsimusi. See võib tuleneda seadusest. Alati ei pea aga ootama, kuni seadusemuudatuseni jõutakse, mõni asutus on tundnud ise vajadust oma suhtlusstiili muuta.

Nagu 2016. aasta selge sõnumi edendaja maksu- ja tolliamet, kes on näiteks muutnud oma avalduse vormi, millel varem tuli täita 25 välja, nüüd ainult 8. Samuti on amet uuendanud oma kliendikirjade stiili ning teinud neid selgemaks, lühemaks ja viisakamaks.

Praktika näitab, et inimese paneb soovitud suunas tegutsema pigem selge ja sõbralik kliendikiri või meeldetuletus kui seaduseviiteid täis või ähvardavas stiilis kiri. Varasema praktika murdmine on raske, aga mitte võimatu.

Tööinspektsiooni kampaania “Tunne oma õigusi – lepingueelsed läbirääkimised” ütleb, et eduka koostöö alus on selgus. On loomulik, et leping arvestab mõlema poole huve. Kas me aga alati teame, millele alla kirjutame? Kui julgeksime rohkem küsida, kui millestki aru ei saa, siis tunneksime oma õigusi ja kohustusi paremini.

Sõnumit luues kolm põhiküsimust

Infosõnumeid luues peame mõtlema sellele, millist sõnumit meile endale meeldiks saada, et seda oleks kerge mõista ja kasutada. Infosõnumit luues mõtle esmalt kolmele põhiküsimusele.

Miks sa kirjutad ehk mis on sõnumi eesmärk?Kellele sa kirjutad ehk kes on sõnumi sihtrühm?Mida sa öelda tahad?

Toimiva infosõnumi loomiseks on vaja kasutada selget keelt ja sobivat infodisaini ning teada oma sihtrühma vajadusi. Selge infosõnum valmib eri valdkonna asjatundjate koostöös, kuhu on kaasatud selge keele nõustaja, infodisainer, kasutatavusanalüütik, turundaja ja vahel ka psühholoog. Paraku kipub mõnikord olema nii, et kui kujundusse ja kasutatavusuuringusse on panustatud, on keel unarusse jäänud. Või vastupidi: keeleliselt on sõnum igati selge, aga on unustatud pikk tekst lõikudesse jagada, alapealkirju kasutada, oluline esile tõsta jms.