Kuidas luua selge sõnum?

Artikkel

- Kasulik
- 25. veebruar 2017 kell 13:00
Kuula
Tähelepanu! Artikkel on enam kui 5 aastat vana ning kuulub väljaande digitaalsesse arhiivi. Väljaanne ei uuenda ega kaasajasta arhiveeritud sisu, mistõttu võib olla vajalik kaasaegsete allikatega tutvumine.
Kuidas luua selge sõnum?
Tarbija eeldab, et saab ettevõtte pakutava toote või teenuse võimalikult vähese vaeva ja ajakuluga kasutusele võtta. Selge suhtlus on ettevõttele konkurentsieelis – tarbija ja ettevõte ei peaks raiskama aega ja raha lisaküsimuste esitamisele ja neile vastamisele.
Puutume pidevalt kokku mitmesuguste infosõnumitega. Siinkohal räägime tarbetekstidest: kodulehtedest, lepingutest, kasutusjuhenditest, liiklusmärkidest, suunistest, piltjuhistest, sotsiaalkampaaniatest jms. Sõnumi eesmärk on mõjutada selle vastuvõtjat soovitud suunas. Igasugune suhtlemine toimib võrdsetel alustel, see tähendab, et kõik suhtlemises osalejad peavad üksteisest aru saama.
Kas oleme vahel püüdnud seadusest mõnele küsimusele vastust leida, kuid eksinud hoopis paragrahvide rägastikku ja mõelnud, kellele neid seadusi kirjutatakse?
Õiguskantsler Ülle Madise on öelnud, et juriidiline tekst, mis ei ole mõistlikule ühiskonnaliikmele sõnakasutuse tõttu arusaadav, pole tark, vaid kõlbmatu.
Vahel on mõne asutuse ametlikud vormid liiga keerulised ja esitatakse asjasse mittepuutuvaid küsimusi. See võib tuleneda seadusest. Alati ei pea aga ootama, kuni seadusemuudatuseni jõutakse, mõni asutus on tundnud ise vajadust oma suhtlusstiili muuta.
Nagu 2016. aasta selge sõnumi edendaja maksu- ja tolliamet, kes on näiteks muutnud oma avalduse vormi, millel varem tuli täita 25 välja, nüüd ainult 8. Samuti on amet uuendanud oma kliendikirjade stiili ning teinud neid selgemaks, lühemaks ja viisakamaks.
Praktika näitab, et inimese paneb soovitud suunas tegutsema pigem selge ja sõbralik kliendikiri või meeldetuletus kui seaduseviiteid täis või ähvardavas stiilis kiri. Varasema praktika murdmine on raske, aga mitte võimatu.
Tööinspektsiooni kampaania “Tunne oma õigusi – lepingueelsed läbirääkimised” ütleb, et eduka koostöö alus on selgus. On loomulik, et leping arvestab mõlema poole huve. Kas me aga alati teame, millele alla kirjutame? Kui julgeksime rohkem küsida, kui millestki aru ei saa, siis tunneksime oma õigusi ja kohustusi paremini.
Sõnumit luues kolm põhiküsimust
Infosõnumeid luues peame mõtlema sellele, millist sõnumit meile endale meeldiks saada, et seda oleks kerge mõista ja kasutada. Infosõnumit luues mõtle esmalt kolmele põhiküsimusele.
Miks sa kirjutad ehk mis on sõnumi eesmärk?Kellele sa kirjutad ehk kes on sõnumi sihtrühm?Mida sa öelda tahad?
Toimiva infosõnumi loomiseks on vaja kasutada selget keelt ja sobivat infodisaini ning teada oma sihtrühma vajadusi. Selge infosõnum valmib eri valdkonna asjatundjate koostöös, kuhu on kaasatud selge keele nõustaja, infodisainer, kasutatavusanalüütik, turundaja ja vahel ka psühholoog. Paraku kipub mõnikord olema nii, et kui kujundusse ja kasutatavusuuringusse on panustatud, on keel unarusse jäänud. Või vastupidi: keeleliselt on sõnum igati selge, aga on unustatud pikk tekst lõikudesse jagada, alapealkirju kasutada, oluline esile tõsta jms.
Sõnumisse on mõistlik kirja panna ainult see teave, mida inimene tõepoolest vajab. Tasub meeles pidada, et iga tekst vajab toimetamist. Sõnumi looja ise ei ole oma teksti toimetaja.
Meie meel töötleb verbaalset ja visuaalset teavet korraga. Kuna visuaalne andmetöötlus on verbaalsest lihtsam, siis mida visuaalsem teave on, seda kiiremini kasutaja seda mõistab. Hea infodisain juhib tähelepanu teabele, mitte selle kujundusele. Seega pildid toetavad teksti, mitte ei tõmba tähelepanu tekstilt eemale.
Tähtis on meeles pidada, et sina ise ei ole oma tekstide tüüpiline lugeja, sest tead teemast liiga palju. Seega enne avaldamist katseta oma teksti sihtrühma peal ja võta tagasiside kindlasti arvesse. Mõtle ka sellele, kuidas sõnum kõige paremini sihtrühmani jõuab: kus ja millal, kuidas ja kellega koostöös oma sõnumit turundada.
Infoedastus on selge ainult sel juhul, kui seda vastu võtvad inimesed leiavad info, mida nad vajavad, mõistavad seda ja on võimelised selle põhjal tegutsema.
Kirjuta lugejat silmas pidades.
Ole konkreetne, räägi asjast.
Anna edasi üksnes seda infot, mida lugeja vajab.
Kasuta loogilist järjestust.
Rühmita seotud mõtted lähestikku.
Liigenda pikk tekst.
Kasuta teksti selgitamiseks näiteid, tabeleid ja loetelusid.
Pikemate dokumentide alguses kasuta lühikokkuvõtet, sisukorda vms.
Ära anna järele kiusatusele väljenduda ametlikult.
Eelista isikulist tegumoodi ja tõsta esile tegija.
Poolita pikad laused.
Väldi võõrsõnu, erialaslängi ja tundmatuid lühendeid.
Tõlkides ära tõlgi sõnu, vaid mõtteid.
Kasuta eesti omasõnu inglise laenude asemel.
Kontrolli sõnu ja õigekirja: IATE, ÕS, e-keelenõu, ametniku soovitussõnastik.
Iga tekst vajab toimetamist.
Enne avaldamist katseta oma teksti lugeja peal.
Võta tagasiside arvesse ja tee parandused.

Kaja
Artikkel ilmus kommunikatsiooniajakirja Kaja novembrinumbris.
Ajakiri
tutvustab Eesti ettevõtete kommunikatsioonijuhtumeid;pakub juhtidele ja kommunikatsioonispetsialistidele enesearendamiseks vajalikku informatsiooni;hoiab kursis kommunikatsioonivaldkonna trendide, uudiste ja uuringutulemustega nii Eestist kui ka kogu maailmast;tutvustab valdkonna parimate spetsialistide arvamusi, soovitusi, analüüse, juhtumite kirjeldusi;pakub lugemiseks huvitavaid ja harivaid tõlkematerjale.
Artiklite autorid on Eesti ja välismaa kommunikatsiooni- ja meediavaldkonna tipud.
Ajakiri ilmub 48-leheküljelisena kaheksa korda aastas.
Autor: Katre Kasemets, selge sõnumi projektijuht, Eesti Keele Instituut
Minu Äripäeva kasutamiseks logi sisse või loo konto.
Hetkel kuum