Mitu inimest peaks koosolekul osalema?

Olemas on palju erinevaid viise, kuidas koosolekuid produktiivsemaks muuta. Hiljuti avaldatud Stanfordi Ülikooli uuringust selgub, et kõige produktiivsematel koosolekutel on 5-9 inimest (kõige optimaalsem on 7). Kui osalejaid on rohkem, siis ei saa osalejad piisavalt panustada. Kui inimesi on vähem, siis võib tekkida tugev grupimõtlemine, vahendab portaal Inc.com.

Stanfordi Ülikooli juhtimisteaduse professor Bob Sutton leidis, et mitmeted uuringud kinnitavad ühte konkreetset fakti – kui tegu on meeskonnaga, siis võib liiga suur grupp tööd hoopis pärssima hakata. „Meeskonna suuruse kasvuga tõuseb ka tõenäosus konfliktide tekkeks. Samuti mõjutab see produktiivsust ja tulemuslikkust.“

Väiksemad koosolekud võivad inimesi omavahel lähedasemaks muuta, mis tekitavad omakorda tähendusrikkamaid ja siiramaid diskussioone. Väiksem grupp inimesi tähendab ka seda, et kuulamiseks on rohkem aega ning kõigi meeskonnaliikmete arvamust on võimalik arvesse võtta.

Samas kipub väiksematest gruppides (vähem kui 5 inimest) tekkima grupimõtlemine. Tugevamad isiksused hakkavad domineerima ja teised jäljendavad neid. Lisaks sellele väheneb arvamuste ja lähenemiste hulk. Kollektiivne kogemustepagas ning suhtlusvõrgustikud on väiksemad, mis võivad hakata mõjutama otsuste kvaliteeti.

Suurema grupi puhul (rohkem kui 9 inimest) tekib neli põhiprobleemi:

1) Suuremad meeskonnad võivad individuaalsetele liikmetele anda liiga keerulised ülesanded, millega ei tulda toime. See on tingitud sellest, et kõigi meeskonnaliikmete vajaduste ja oskustega on raskem tutvuda.

2) Kui grupp on optimaalsest (5-9 liiget), siis peab iga liige kulutama järjest rohkem aega teistega koordineerimisele. Seda tuleb teha aga tööaja arvelt.

3) Meeskonnasisest delegeerimist toimub rohkem, mis tähendab, et valesti mõistmist ja vigu tuleb rohkem sisse.

4) Kui iga liige peab oma tähelepanu jagama suurema grupi kolleegide vahel, siis meeskonna „sotsiaalne liim“ nõrgeneb, mille tõttu kannatab ka koostöö ning ühine mõtlemine.

Kõigil nendel faktoritel on omakorda negatiivne mõju. Kui koosolekud on liiga suured, siis võivad osalejad kaotada oma austuse koosoleku vastu, mis vähendab ettevalmistamist, osalemist ja tegutsemist. See muutub allakäigu spiraaliks, mis muudab koosolekud ebaproduktiivseks.

Kui koosolekud on muutunud liiga suureks, mida teha? Raamatu „Meetings Matter“ autor Paul Axtell soovitab ette võtta need neli sammu:

1) Ütle oma meeskonnale, et muutused on ees. Seleta, miks muutused tulevad. Kui sa osad inimesed koosolekult eemaldad, siis nad teavad põhjuseid.

2) Mõtle, keda sa kutsud. Keda on vaja? Keda ei ole vaja? Kes annab unikaalset perspektiivi? Kes võimendab eksisteerivaid perspektiive?

3) Tee inimeste kohustused selgeks. Vali välja inimesed, kes annavad koosoleku info teistele, kes ei osalenud, edasi.

4) Raporteeri tulemused. Proovi mõõta tulemusi. Vaata, kas koosolekud muutuvad produktiivsemaks või mitte. Anna sellest töötajatele teada.

Nende tulemuste põhjal võib öelda, et juhid peaksid osalejate arvu koosolekutel, kus on rohkem kui seitse osalejat (+- 2 osalejat). Kui sinu organisatsioon käitub teistmoodi, siis võib juhtuda, et ohverdad kvaliteedi kvantiteedi nimel.