Üritusturundus viib sihtrühmani

Üks suurepärane võimalus jõuda otse sihtrühmani ja koguda tagasisidet on üritusturundus. Meelelahutuslikumas vormis adub klient reklaami positiivsena ega tunne end nurkasurutuna. Üritusturundus on sündmus omaette, pälvib avalikkuse tähelepanu ning on õige esituse ja koostöö korral ürituse PR-juhiga korralikult esindatud ka meediakanalites.

Üritusturunduse võimalused on piiramatud ? alates viisakast banketivormis tooteesitlusest, lõpetades ekstreemspordivõistluse või ooperikülastusega Londonis. Seega peaks iga firma, toode, teenus ja kaubamärk leidma just endale sobiva lahenduse.

Sobivat üritusevormi valides tuleb arvestada ürituse sihtrühma, eesmärgi ja ressurssidega. Oluline on paika panna, milleks üldse üritust korraldatakse: on see klientide meelespidamiseks, töötajate motiveerimiseks, uue toote tutvustamiseks, reklaamikampaania toetuseks, tähtpäeva tähistamiseks jne. Edasi tuleb määratleda sihtrühm ja valida neile sobiv üritus. On ju selge, et vanemaid inimesi on skuutrisõidu ja house-muusikaga raskem võluda kui noori. Külalisi tuleb kindlasti ka ürituse iseloomust teavitada, et vältida piinlikke olukordi ja võimalikku ebamugavustunnet. Ressursside osas ei piisa ainult finantsvahenditest, vaja on ka piisav hulk kogemustega ürituse läbiviijaid.

Kui üritus koosneb vaid pidulikust õhtusöögist ja tordi tellimisest või kui firmas on küllalt kogemustega inimesi, kes on võimelised üritust tootma, saab firma ürituse korraldamisega ise hakkama. Keerulisemate ürituste puhul on siiski otstarbekam teenus sisse osta, et säästa aega, raha ja närvikulu.

Kui firmal endal jagub ürituse korraldamiseks ressursse, oskusi ja ideid, peaks organiseerimistegevus välja nägema järgmine: pärast eesmärgi ja idee paikapanemist tuleb koostada eelarve. Laiemalt võiks eelarve jaotada järgnevalt: koht, tehniline teenindus, programm, catering, projektijuhtimine. Kindlasti tuleb ürituse esmakorraldamisel arvestada ka reserviga: näiteks võib vaja minna dekoratsioonide kinnitusvahendeid, pikendusjuhtmeid. Sellised pisiasjad selguvad pahatihti alles töö käigus. Ajakava koostamisel tuleb silmas pidada, millised on artistide või programmi nõudmised. Arvestada tuleb, et tantsijatel kulub aega riietumiseks, ansamblil tehnika valmisseadmiseks jne. Ettevalmistusaega tasub kindlasti arvestada varuga, sest nii jõuab probleemide ilmnemisel need kiiresti lahendada ning külaliste tuleku ajaks on kõik valmis.

Kindlasti tuleb kasutada usaldusväärseid ja kvaliteetseid allhankijaid, sest kogu ürituse eest vastutab ikkagi ja ainult projektijuht. Võimalike arusaamatuste vältimiseks tuleks allhankijatega sõlmida ka leping. Asjaajamine ja organiseerimine ei lõpe enne üritust. Ka üritusel tuleb valmis olla ootamatusteks: mis siis, kui artist haigestub, väliüritusel sajab vihma või tekib elektrikatkestus? Projektijuht peab kindlasti olema üritusel kohapeal, jälgima, et üritus kulgeks vastavalt ajakavale, et jätkuks sööki ja jooki, et külalised tunneksid end mugavalt, et ürituse käigus ilmnevad ebakõlad saaksid lahendatud. Oluline on mitte unustada, et kui külaliste jaoks lõppeb pidu, peab korraldaja hoolitsema ürituse lõpetamise eest ? kuulugu sinna siis koristamine, dekoratsioonide mahavõtmine või uste lukustamine. Väga hea on pärast üritust teha kokkuvõte ? mis oli hästi ja mida võiks teine kord veel paremini teha.

Tellides ürituse üritusturundusfirmast, jääb kogu korraldus ja vastutus teenusepakkujale. Tellija valib teenusepakkuja välja käidud ideedest välja sobivad, kinnitab eelarve ja ajakava ning naudib üritust samamoodi kui iga teine külalinegi.

kolm olulist kriteeriumi

Peab olema originaalne, huvitav ja loomulikult teostatav. Idee peab kandma edasi ürituse eesmärki, sobima sihtrühmaga ja jääma üldtunnustatud moraali- ja ohutusnormide piiresse. Idee on ürituse üks olulisemaid osasid ? suures osas määrab just idee, kas üritus jääb inimestele meelde ja kuidas see mõjub. Firma, kes on spetsialiseerunud näiteks arvutite tootmisele, ei oska sageli ega peagi oskama genereerida põnevaid ürituse ideid.

Üritust korraldades tuleb silmas pidada sadu pisiasju, mida esmakordne korraldaja uneski aimata ei oska. Samuti omab kvaliteetset teenust pakkuv üritusturundusfirma ülevaadet sellest, milliseid üritusi on juba korraldatud, omab kontakte, on võimeline tellima enneolematuid atraktsioone ja originaalseid esinejaid. Sest üritus ? ükskõik kui konservatiivne ja väljapeetud see on ? nõuab väikest puänti, mis jääks meelde ja muudaks ka kõige tavalisema ürituse erakordseks.

Vaatamata sellele, et üritust ise tehes loodetakse raha kokku hoida, võib lõpptulemus olla hoopis vastupidine, kuna pikaajaline koostöö allhankijatega võimaldab ürituseturundusfirmal saada soodushindu. Turusituatsiooni tundmine garanteerib õige hinnaga programmi, toodete ja teenuste ostmise ning nn kriisikuludest hoidumise.

Autor: Kaia-Kaire Hunt