Infosüsteemi loomist alustage eesmärkidest

Oletame, et soovite luua ettevõttele uue infosüsteemi, veebilehe, intraneti või ekstraneti ja peate oluliseks, et loodav süsteem töötaks kõikides teie arvutites ilma lisatarkvarata. Samuti soovite, et see võimaldaks eri isikutele ligipääsu erinevatele andmetele. Siin on kaks konksu ? peate suutma kirjutada idee enda jaoks eesmärkide kaudu lahti ja leidma sellele realiseerija. Soovitan jätta üksiküritajaist veebimeistrid ja sõprade-sugulaste lapsed kohe kõrvale, sest sellised süsteemid võivad küll midagi teha, kuid minul pole veel olnud võimalust tõdeda nende arvestatavat tulemuslikkust. Küll aga võib kulutada julgelt aega idee lahtikirjutamise peale ? see on odavaim viis idee testimiseks. Ideaalilähedase tulemuse saavutamiseks tuleks enda jaoks selgeks mõelda ka eesmärgid ning need struktureerida. Vajadusel jaotage projekt etappideks, kuid käsitlege seda algselt siiski tervikuna, sest muidu võivad realiseerijad kirjutada liiga kitsa n-ö vundamendi, mis tagab võimaluse alustada sama projektiga uuesti.

Ajakirja ITee varasematest numbritest võib leida veebilehe tegemisest hulga huvitavaid artikleid, mis viitavad erinevatele ohtudele ja seikadele. Meenuvad ülistavad lood üleettevõttelistest siduvatest infosüsteemidest ja tahavaatepeeglitest juhtimisotsuste tegemisel. Seal on loetletud ohtusid, mis varitsevad tarbijaid karbitoote ostmisel ja unikaalse lahenduse loomisel. Nimelt pole karbitoode tehtud meie vajadusi arvestades ja tellimustoode ei saa kunagi valmis ning vananeb enne, kui sellest kasu tõuseb. ITee juunikuu numbris toodi ühe veebifirma kogemusele toetudes välja ka tellija kohustus internetilahenduse realiseerijale kõik asjad ilusti ära rääkida. Kas asi ongi siis nii keeruline ja raske?

Keskenduge põhitegevusele, kõik muu tellige oma ala professionaalidelt. Juhtimisotsuseid tehke kontrollitult ja läbimõeldult, mitte stiihiliselt mõne internetifirma ootamatutele näpunäidetele toetudes. Targa ja kogenud juhina teate, kuidas oma ettevõttes toimida ja mida selleks vajate. Sisuliselt ei ole kunagi võimalik leida ideaalset lahendit, sest kunagi ei saa kirjeldada kõiki tingimusi ideaalselt. Olud muutuvad, nii firmad kui inimesed arenevad. Parimal juhul saame ideaalile lähedase lahendi. Selleks et lihvida süsteemide loodud vigu, ongi vaja mõelda. Siiski on võimalik tuua ridamisi näiteid, kus infosüsteemiga on ettevõtte efektiivsust suurendatud ja kuludes kokku hoitud.

Enamasti on internetifirmal mõni projektijuht või analüütik, kes suudab pigistada tellijast välja kõige väärtuslikuma ja olulisema. Kui sellist ei leidu, võib projekt ebaõnnestuda. Suurem osa ajast tuleb pühendada alguses sellele, et rääkida lahenduse tegijaile, mida teie firma täpselt teeb. Siin on abiks eelnevalt lahtikirjutatud uue lahenduse loomise eesmärgid. Kui juhtub, et töö käigus kaldutakse sihtidest kõrvale, siis on projekti lähtedokumentatsiooni lugedes hea võrrelda, kas eesmärgid endiselt paika peavad.

Projekt jaguneb visuaalseks küljeks ehk selleks, mida me kohe näeme, ja kasutusloogikaks ehk selleks, mida hiljem kogeme. Välise ilu hindamisel võivad olla abiks professionaalid mõnest teisest firmast. Loogikaga on lugu keerulisem. Ei ole ju teises ärivaldkonnas töötav inimene suurem asi IT-spetsialist, samuti ei aita sõbra või tuttava firmaga võrdlemine, sest nende ettevõte toimib teistel alusel. Kindlasti ärge nõustuge keeruliste asjadega. Töövahend, millega igapäevaselt töötate, peab olema lihtne ja mõnus, selle kasutusloogika peab olema paigas. Infosüsteemide loomisel lähtutakse enamasti andmebaasimootoritest ja programmeerimiskeelte eripäradest. Siiski saab süsteemide kasutajaliideseid lihtsa vaevaga kohandada sobivaks ja parem, kui seda teataks projekti algfaasis. Kogemus näitab, et valdavalt on kasutusloogika üles ehitatud veebilehe olemust ja vajadusi arvestades ja mitte süsteemselt ehk tööriistaks erinevate tulemite loomisel. Kuid võib tekkida vajadus tulemi vormi muuta. Süsteemselt ülesehitatud infosüsteemi juures on enamasti võimalik ise tulemi vormi uuendada.

Üheks erandiks veebimootorite osas on lihtsa loogikaga sisuhaldusmootor DW3, mille arendamisele on kulutatud rohkem aega kui programmeerimisele. Oma olemuselt on DW3 mootor sobiv mistahes sisu näitamiseks. Kasutajapõhisus avalikus ja administreerimisosas ning õiguste rakendamine kõikide sisuelementide juures teeb sellest samaaegselt veebilehe ja intra- ning ekstranetimootori. Kuid ükski valmisprodukt ei lahenda kõiki ettevõtte vajadusi. Seetõttu ongi mõistlik võtta aluseks õige loogikaga raamistik ja arendada seda vastavalt oma soovidele edasi.

Järgnevalt lahendustest, mis peavad aitama ettevõtet tervikuna. Dünaamilisest veebimootorist siin üheselt kasu ei ole. Valukohtadeks saavad analüütikute ja projektijuhtide võimed ettevõtte vajadusi kaardistada ja neile vastavat loogikat luua. Ka ettevõttepoolne projekti koordinaatoriroll on eluliselt tähtis ? maksavad ju tema vead ettevõttele aega. Määravaks saavad ka võimekad ja kogemustega andmebaasidisainerid ja programmeerijad, kes kujundavad süsteemi vundamendi ja ülesehituse. Veel kord rõhutan: kontrollige, kas süsteemi loogika vastab ettevõtte tegelikule tegevusele ja kas süsteemi kasutamine on loogiline ja lihtne.

Sisuliselt on mõttetu infosüsteem, mis ei ole seotud raamatupidamisega. See tähendaks põhjendamata ajakulu või ebaadekvaatset andmete käitlemist. Kõik protsessid on seotud otseselt või kaudselt finantsmuutustega ajas. Raamatupidamine, mis ei toimu adekvaatselt, on sama mõttetu kui juht, kes on pidevalt puhkusel. Ettevõttes on kriitilise tähtsusega protsessid, mis peavad toimuma alati.

Peaaegu kõik projektid venivad ja seda enamasti tellija hõivatuse tõttu. Siinkohal on tellijatel kindlasti erinevad kogemused ? internetifirmade meeskonnad ja sisemised töörutiinid on erinevad. Kogemusele toetudes võin kinnitada, et rohkem õnnestuvad need projektid, kus kasu on tunnetatavam, seega otsene (nt arvutikaupu müüva firma käibekasv). Kiirus, lihtsus, mugavus ? kõik need saavad suurema tähenduse, kui kasutame intelligentseid infosüsteeme või veebipõhiseid lahendusi. Pole ka häbiasi küsida professionaalidelt nõu turvalisuse testimiseks. Kuna olen veendunud, et ka Eesti mastaabis suurte tegijate süsteemide turvaaukudes, soovitan suhtuda sellesse äärmise tõsidusega.

Kokkuvõtvalt peab uue internetilahenduse või infosüsteemiga ettevõttes toimuma muutus ka finantsiliselt. Muutus võib väljenduda selleski, et muutust ei tekkinud, kuid ilma infosüsteemita oleksid kulud suurenenud. Kui siiski finantsarengut ei toimu, siis tasub vigu hakata otsima eesmärgi püstitusest ja realiseerimisest. Kui need olid ülesande lahendamiseks antud aega arvestades õiged, siis võib olla muutus mingi tingimus taustsüsteemis. Selliseid asju juhtub ikka, sest turg ja olud teisenevad hoolimata meie investeeringutest.

Mistahes uue süsteemi loomisel on oluline, et selle kasutamine oleks lihtne, loogiline ja kiire. Veel parem, kui kasutatav loogika on teile juba kuskilt tuttav ja harjumuspärane. Kõik sellised väikesed detailid aitavad süsteeme kiiremini ja odavamalt juurutada.