Projekt jääb sageli korrektselt lõpetamata

Reklaamikampaania tulemuslikkus jäetakse hindamata, turu-uuringu tulemused võetakse küll teadmiseks ilma kindlaid järeldusi tegemata, kliendihaldusprogrammile jääb koostamata dokumentatsioon ning majas viimased põrandaliistud panemata. Miskipärast ollakse tihti eksiarvamusel, et kui projektiga enam ei tegeleta, siis ongi ta lõppenud ega nähta korraliku lõpetamise vajadust.

Samas on just see viimane etapp ülioluline õppimaks oma kogemustest tulevikuks ning projekti korraliku lõpetamise korral on ka teistel võimalik igast läbiviidud projektist õppida.

Projekti lõpetamise üks tavalisi sündroome on selle käest libisemine (project drift), mis juhtub siis, kui kontrollisüsteemi lastakse lõdvemaks või kui projekti tellija poolt viimasel hetkel lisandunud täiendused siiski töösse võetakse.

?Ega teil pole ju midagi selle vastu, kui me ka selle lisafunktsiooni ära teeksime?? on levinud suhtumine projekti tellija poolt, kes loodab veel tema käsutuses olevat meeskonda efektiivselt ära kasutada. Samas on aga teada, et viimasel hetkel lisandunud muudatused võivad tuua kaasa olulise hulga tööd ja ette planeerimata kulutusi.

Kui projekti lõpp on juba lähedal, hakkavad projektimeeskonna liikmed tihti ringi vaatama ja uusi vastutusvaldkondi vastu võtma või ametikõrgendusi saama. Need saavad prioriteetsemaks ülesanneteks kokkulepitud projektis osalemise asemel. Projektijuhil on aga oluline hoida meeskonda motiveerituna kuni projekti täieliku lõppemiseni.

Projekti kinnitamise protsess peab olema projekti ajakavasse sisse arvestatud. Selle aluseks on arusaamine, mida tellija projektilt ootab: projekti kõikide tegevuste elluviimist, programmide testimise lõpetamist, koolituse korraldamist, dokumentatsiooni koostamist, protseduuride viimistlemist ja testimist. Oluline on, et nii projektijuhi kui ka tellija nägemus sellest on sama, sest muidu on see kindel konfliktide allikas.

Iga projekti puhul on oluline teada, kes on projekti aktsepteerija või aktsepteerijad erinevates osades, muidu on oht, et projekt jääb liikuma erinevate inimeste vahel ning just enne lõpetamist selgub, et paljud asjasse puutuvad inimesed on projekti väljundite suhtes eriarvamsel.

Projekti lõpetamise koosolek viiakse läbi projektijuhi ja tellija vahel, mis eeldab tõsist ettevalmistust. Lõpetamise koosoleku jaoks on vaja kindel olla, et midagi ei ole vahepealsetes etappides ära unustatud. Tavaliselt leitakse väiksemaid ülesandeid, mis on varasematest etappidest kahe silma vahel jäänud kui tol hetkel mitte kõige kriitilisemad tegevused. Ka need tegevused tuleb lõpuni viia, et mitte jätta projekti aktsepteerijale võimalust nurisemiseks.

Lõpetamise koosolekul on vaja teha ülevaade projekti tulemuste saavutamisest, selgitada tegemata jäänud tööde lõpetamise viisid, vastutus ja ajagraafik, saada kinnitust sellele, kes projekti tulemuste jälgimisega edaspidi tegeleb. Oluline on sellel kohtumisel ka tänada nii tellijat kui ka kõiki toetajaid projektis kaasalöömise ja selle edu saavutamise eest.

Hindamise käigus käiakse projekt läbi samm-sammult ja antakse hinnang sellele, mis läks hästi ja sellele, mida oleks pidanud teisiti tegema. Oluline on selgeks teha, miks läks nii nagu läks ja õppida sellest. Hinnangut antakse tehnilisele tööle, saavutustele, juhtimisele ja projekti läbiviimise protsessile tervikuna.

Hindamine on raske sellepärast, et projekti lõpustaadiumis on inimesed juba mõtetes uute toimetuste juures, kellelegi ei meeldi, kui halba meelde tuletatakse. Seega on oluline mitte süüdlaste otsimine, vaid projektile hinnangu andmisel lähtuda võimalusest õppimiseks.

Efektiivne projektimeeskond on alati õnnelik projektile hinnangu saamise üle. Siinkohal on oluline anda meeskonnale juhised selle kohta, kuidas igast projektist õppida. Paljud projektidest saadud kogemused kaovad tihti paberihunnikutesse ja failikataloogidesse. Õpitu tuleks aga kirja panna ja selle kasutamine teha võimalikuks nii projektimeeskonna liikmetele kui ka teistele, kes tulevikus võivad analoogsetesse projektidesse kaasatud saada.

Palju probleeme tekib sellest, et arvame, et küll meil need asjad ka järgmisel korral meeles on. Samas on ju teada, et esiteks on unustamine inimlik ning teiseks, inimesed vahetuvad ning järgmine kord võivad analoogse projektiga tegeleda juba hoopis teised inimesed, kellel võib eelmiste poolt kirjapandust olla suur kasu.

Hinnangu andmisel on risk vältida valusaid teemasid, kartes kellegi tundeid riivata. Võidakse ka karta, et negatiivsed kommentaarid juhtkonna aadressil võivad piirata tulevast karjääri ettevõttes. Seega on projektile hinnangu andmisel oluline keskenduda faktidele ning vältida subjektiivseid hinnanguid. On ju kogu protsessi eesmärk siiski õppimine. q