Kaheksa müüti dokumendihaldusest

Vastasel juhul toimub vaid korralageduse automatiseerimine. Ei pea paika arusaam, et kui dokumentatsioon ja asjaajamine on korrast ära, siis ostame dokumendihaldussüsteemi ja küll kõik saab korda. Süsteemi valiku juures on tänaseks küllalt palju esile kerkinud küsimusi, mida püüan siin välja tuua. Ennekõike puudub täpne arusaamine, mida kujutab endast dokumendihalduse süsteem.

Sellist seisukohta kohtab täna veel küllalt tihti. Samas jäid ajad, mil dokumendihaldus tähendas vaid kirjade registreerimist, 1990. aastate teisele poolele. Siis jõudis turule esimene versioon dokumendihaldustarkvarast Postipoiss, millega tõesti sai vaid kirju elektroonselt registreerida. Kirjade registreerimiseks on tänasel päeval kõige rentaablim kasutada Exceli tabelit ning vajadusel see üldkasutatavasse serverisse püsti panna. Dokumendihaldussüsteemi ainuüksi kirjade registreerimiseks soetada on selgelt ülemaksmine.

Dokumendihaldus on sekretäride rõõm: sellisel juhul taandub lahendus lõpuks jällegi vaid kirjade registreerimisele ja olulist kasutegurit ettevõtte jaoks sealt ei saagi tulla. Jääb kestma suhtumine, et kui on tarvis mõnda dokumenti, siis lastakse see sekretäril üles otsida. Sekretariaat registreerib majavälise kirjavahetuse, kuid kõik muu, mis peaks ühes dokumendihaldussüsteemis olema, jääb igaühe personaalarvuti soppidesse edasi seisma. Kolme-nelja inimese dokumendihaldust annab aga mõne odava programmeeritud tarkvarajupiga kenasti ära teha, süsteemi pole selleks muretseda veel vaja.

Siin tuleb küsida nagu ikka tarkvara valikul: kes (ehk milline osakond) on huvitatud antud lahendusest? Kelle tööprotsesse see lihtsustab? Võib isegi nii olla, et dokumendihalduse süsteemi järele on ennekõike vajadus just IT-osakonnal, et näiteks hallata projektide dokumentatsiooni. Suuremal osal juhtudest ei ole aga IT-osakond asjast niivõrd huvitatud. Nii tarkvara valiku protsessi kui ka juurutusprojekti peab vedama kolleegium, kes tulevasest lahendusest otseselt kasu saab ning on seega asjast oluliselt rohkem huvitatud. Dokumendihalduse lahenduse korral on selleks tavaliselt kas kvaliteedijuht, personaliosakond, büroojuhataja, juriidiline osakond vms. Asjaga tuleb siduda inimesed, kes on seotud äriprotsessidega, mida dokumendihaldussüsteem peab toetama. Teiste jaoks on nii tarkvara valikuprotsessis kui ka juurutusprojektis osalemine pigem tülika tööülesande täitmine.

Mõni aeg tagasi oli tavaline soov, et ettevõte juurutaks dokumendihaldussüsteemi heal meelel oma jõududega ? nii saab hoida kokku juurutuse hinna. Dokumendihalduse lahenduste pakkujad jäidki seda uskuma. Tänaseks on enamikust isejuurutajatest saanud rahulolematud kliendid, kes on probleemiks nii iseendale kui ka oma partneritele. Arvestatavamad lahendustepakkujad on saanud selles osas omad vitsad kätte ning vigadest õppinud. Need dokumendihaldussüsteemi pakkujad, kel on veidigi kogemusi, jätavad pigem litsentsid müümata, kui müüvad litsentse ilma juurutuseta. Ükskõik kui tublid on kliendipoolsed eestvedajad, jääb mingil hetkel projekt toppama ja vajub ära. Puudu jääb kompetentsest toest.

Selle kohta võib öelda, et suur tükk ajab suu lõhki, dokumendihaldus numbritega ei tegele (kui välja jätta kirjade automaatne nummerdamine). Numbrite tarvis on finantstarkvara ning dokumendihaldussüsteem on dokumentide ja info haldamiseks. Kui müüginumbreid arvutab peale finantstarkvara ka dokumendihaldus, on tegu topelttööga ja olulist lisaväärtust sellest juurde ei tule. Ühtlasi hajub ka vastutus ? millise programmi andmetele me siis toetume? Samas leiab Eesti turult ka mõned tarkvarad, mis toimetavad nii numbrite kui ka dokumentidega, aga sellisel juhul jääb tavaliselt nõrgemaks pooleks dokumendihaldus.

Tavaliselt on tarkvara tulevaste kasutajate koolituse hind juba juurutuse hinna sees. Kuid pahatihti kohtab veel arusaama, et saab hakkama ka ilma lõppkasutajate koolituseta. Paremal juhul koolitab peakasutaja ja halvemal juhul peavad inimesed saama süsteemi ajapikku ise pusides selgeks. Vahel harva see ka õnnestub, enamasti jäävad tavakasutajad mõnede pisikeste kasutusmugavusest tingitud probleemide taha kinni. Tekib tõrge ja kolme kuu pärast on aktiivseid kasutajaid näiteks 25 töötaja asemel kolm ? kaks sekretäri ja veel keegi, kellele dokumendihaldussüsteemi kasutamine on seatud töölepingu järgselt otseseks kohustuseks.

Kogemus näitab, et kõige parema tulemuse saab siis, kui esmalt koolitada tavakasutajad nende endi töökeskkonnas, kuhu on salvestatud juba reaalseid töödokumente ja ka muud tööks vajalikku informatsiooni. Pärast esmase koolituse läbiviimist tuleks dokumendihaldussüsteem jätta kuuks-pooleteiseks kasutajatele harjutamiseks. Kuu või paari pärast on põhjust viia samade lõppkasutajatega läbi täiendav koolitus. Selline koolitus tähendab arukaid küsimusi uue süsteemi kohta. Kasutajate jätkukoolitus on investeering sellesse, et dokumendihaldussüsteem võetaks ettevõttesiseselt korralikult kasutusele ja sellest tõuseks ka reaalset kasu.

Iga algus on raske, andmebaas on algul infost tühi ja iga uue dokumendi või objekti sisestamisel dokumendihaldussüsteemi on tarvis täita lisavälju. Pole harvad ütlemised, et salvestamine oma arvuti kõvakettale oleks kergem väljapääs.

Kasutegur dokumendihalduse lahenduse kasutamisel tuleb välja aga alles hiljem. Kui dokumente on dokumendihalduse süsteemi salvestatud juba palju või kui vajalikku dokumenti on tarvis kiiresti leida, edasi delegeerida, tekitada mõni vajalik aruanne või hoopis leida töötaja, kelle kätte on kooskõlastamiseks edastatud dokument seisma jäänud, tuleb välja ka kasu uuest süsteemist.

Paljudele kasutajatele on oluline kontrolli pool ? kes, mida, millal ja miks tegi (või ei teinud). Vastav info on dokumendihaldussüsteemis lihtsalt leitav. Otsingu lihtsus, ülevaatlikkus ja kontrollivõimalused ongi need, mis kaaluvad kiirelt üles dokumendi lisaväljade täitmise kohustuse süsteemis.

Kui nii teha, siis jäädaksegi vanade võimalustega edasi toimetama, sest kohustust uue lahenduse kasutamisele üleminekuks pole. Usinamad hakkavad uut dokumendihaldussüsteemi kasutama, laisemad tegelevad edasi arvuti kõvakettale salvestamisega. Lõppkokkuvõttes on pooled dokumendid ikka kellegi arvutis, kellegi kiirköitja vahel ja veel paljudes teistes kohtades laiali nagu ennegi. Ning dokumendihaldussüsteemi kasutegur jääbki märkamata.

Autor: Raul Leppik