IT-investeeringu tulemust raske määratleda ja hinnata

Ettevõtte infosüsteemi vajalikkuses keegi ei kahtle, küll tekivad küsimused, kui tuleb infosüsteemi loomise eest maksma hakata.

Kuna tegemist pole konkreetsete materiaalsete väärtustega nagu auto või maja, küsib enamik meist, mida ta siis õigupoolest ostab ja kas süsteem on küsitavat hinda väärt? Kui palju läheb maksma infosüsteemi kasutamine ja ülalpidamine ning kuidas aru saada, kas ettevõtmine ikka tasus end ära?

Annan juhiseid, kuidas oludest lähtudes teemale süsteemselt läheneda ning õigete vastusteni jõuda.

Ettevõtte omaniku või juhina oleme huvitatud minimaalsete kuludega maksimaalse tulemuse saavutamisest. Info- ja kommunikatsioonitehnoloogia (IKT) lahenduste puhul on esimene raskuspunkt - kuidas määratleda ja mõõta tulemust? Teiseks - kuidas hinnata tulemust rahaliselt? Nendele küsimustele vastuste leidmine aitab oluliselt edasi ka tasuvuse arvutamisel.

Praktikas teame omast käest, et IKT on valdkond, kus enamikul meist puuduvad piisavad teadmised, et analüüsida ühe või teise lahenduse rakendamisest saadavat tegelikku kasu. Teiseks sõltume seetõttu asjatundjate või halvemal juhul tarnijate hinnangutest. Kolmandaks kaldume konservatiivselt lähenedes pigem raha kokku hoidma ning võime tahtmatult mitte jõuda ootuspäraste tulemusteni. Neljandaks võime liialt optimistlikult kulutades maksta lahenduste eest rohkem, kui see on väärt.

Rusikareeglina võib soovitada, et selget tulemust mitte nähes jätke parem raha kulutamata. Lihtne on valida, kas teha raamatupidamist käsitsi või raamatupidamisprogrammiga. Hulga keerulisem on otsustada, milline kasu võib tõusta, kui vahetada kasutusel olev infosüsteem loodetavasti parema vastu. Otsuse tegemisel on vaja analüüsida tervet rida konkreetsest ettevõttest tulenevaid aspekte ja tegureid, mille arv kasvab sõltuvalt nii lahenduse kui ka hõlmatavate äriprotsesside keerukusest.

Keskmised ja suurettevõtted pöörduvad tavaliselt mõne konsultatsioonifirma poole isegi siis, kui neil on IKT-spetsialistid olemas. Väikefirmal pole põhjalikuks analüüsiks tavaliselt raha, seetõttu kiputakse tegema otsuseid pinnapealselt ja pigem hinnakriteeriumist lähtudes.

Paljude jaoks on IKT-lahenduse puhul tegemist küsimusega, kas see on kulu või investeering. Rahalises mõttes on tüüpiline, et vähegi mahukam projekt nõuab algselt suuremaid ning kasutusele võtmisele järgnevalt väiksemaid väljaminekuid. Kulutuste ühtlustamiseks on alternatiivina võimalik kasutada liisingut - on olemas IKT-lahenduste finantseerimisele spetsialiseerunud firmasid.

Tehnoloogia kiirest arengust tulenevalt on nii IKT-lahenduste materiaalsel (arvutid ja muud tehnoloogilise infrastruktuuri elemendid) kui mittemateriaalsel (tarkvaralitsentsid, andmebaasid) osal suhteliselt lühike efektiivne kasutusiga. Veel kiiremini toimub moraalne vananemine, mis tekitab probleeme eelkõige suuremate-keerukamate infosüsteemide puhul.

Maailmapraktikas on küllalt juhtumeid, kus mitmeaastase uue süsteemi juurutusperioodi lõpuks on võimalik saada sisuliselt hulga edasiarenenum lahendus või kasutada oluliselt paremat arendusplatvormi. Seetõttu on isegi kogenud spetsialistil väga raske teha valikuid.

Eeltoodust lähtuvalt on lihtsamate IKT-lahenduste eelarve planeerimisel otstarbekam jälgida pigem rahavoo aspekte ja kulutuste üldist taset, kui käsitleda IKT-lahendust investeeringuna ja üritada arvutada selle tasuvust.

Eespool viitasime, et tasuvuse määramine sõltub sellest, kuidas tulemusi mõõta-hinnata. Infosüsteemi puhul on tulemused sageli raskesti või ainult kaudselt hinnatavad. Lihtne näide selle kohta - üleminek käsitsi raamatupidamiselt majandustarkvara kasutamisele - on toodud kõrvalolevas tabelis.

Majandusinfosüsteemi loomine ja edasine kasutamine on seotud väljaminekutega - tuleb osta arvutid, luua tehnoloogiline infrastruktuur (arvutivõrk, internetiühendused jms), soetada tarkvaralitsentsid või tellida infosüsteemi loomiseks vajalikud tööd, koolitada kasutajad, tasuda süsteemi arendus- ja hoolduskulud.

Käsitsiarvestuse asendamisel võib see kõik tunduda tõsise investeeringuga, kuid praktikas on tegemist pigem hädavajalike kulutustega, mis on võrreldavad tüüpiliste tegevuskuludega (side, üür, transport). Liiatigi on väikefirma puhul tegu tõenäoliselt tagasihoidliku summaga.

Oluline lähtepunkt kulude optimeerimisel on IKT-lahenduste vaatlemine tervikuna - psühholoogiliselt on kerge aktsepteerida kümneid väikesemahulisi projekte või tellimusi võrreldes paari suuremahulisega.

Teisalt võib üksikute lahenduste eraldi käsitlemine olla tunduvalt kulukam kui ühtne, võimalikult terviklik lahendus.

Eelkõige väikesest keskmise suurusega firmaks kasvanud ettevõtmise puhul on lihtne edust tiivustatuna kulutada kergekäeliselt ka IKT-lahendustele. Samas on keeruline panna kokku terviklikku pilti. Näiteks millised võimalused tuleb erinevatest rollidest tulenevalt töötajaile tagada. Küsimused puudutavad nii tehnoloogilist infrastruktuuri (kas töötajal on vaja laua- või sülearvutit, kas ta vajab pihuarvutit või äritelefoni) kui ka funktsionaalsust (kas töö eeldab pakkumistega tegelemist, kirjade koostamist ja pikki telefonikõnesid klientide-hankijatega, rääkimata e-kirjade ja interneti kasutamisest).

Klassikaline uue IKT-lahenduse investeeringu tasuvuse metoodika püüab õigustatult välja tuua võimalikud konkreetsed kasud: materjalivarude optimeerimine, krediidikontrolli parenemine, tööjõukulude vähenemine, parem klienditeenindus jms. Lisaks tasub mõelda, kuidas saavutada seda optimaalseimal viisil.

Eeldusel, et ettevõttes on äriprotsessid juba piisavalt hästi korraldatud ning tulemuslikkust ei saa radikaalselt parendada, tuleb kontrollida, kas terviklike lahenduste abil õnnestub vähendada IKT halduskulusid.

Hea näide on üle oma vajaduste keeruka ja kalli majandustarkvara kasutamine koos eraldiseisvate (ja võib-olla kallist integreerimist nõudvate) kliendihaldus- ja sidelahendustega. Nii on kliendihalduslahendus CRM tüüpiliselt eraldiseisev tarkvara, e-kirjad käivad Outlookis ja telefonisüsteem elab oma elu.

Erinevalt suurfirmadest, kus on sageli vaja erilahenduste tõttu mitmeid infosüsteeme, piisab Eestis enamikule firmadest n-ö kõik-ühes-lahendusest, kus kõik eeltoodud funktsioonid on seotud. Kui kallis ametiauto annab aimu keskmisest suuremast edust, siis kõrgema hinnaklassi majandustarkvara näol on enamasti tegemist läbimõtlemata ülekulutusega.

Kokkuvõttes võib öelda, et väikestele ja keskmistele ettevõtetele on kõige kasulikum mitte kulutada mitmete eraldiseisvate süsteemikomponentide peale, vaid leida optimaalne terviklahendus. Ka Eestis on taolised lahendused saadaval, seega saab hoida IKT-kulud mõistlikul tasemel, saavutades samas pea kõik eelised, mida pakuvad kallima hinnaklassi rakendused.

Autor: Margus Tammeraja