IT-teenustega saab väikefirma kulusid kokku hoida

Enamik väikeettevõtteid on kokku puutunud küsimusega, kas teha oma IT-asjad ise või tellida väljast. Küsimus on selles, kas ka väikese ja keskmise suurusega ettevõttele tähendab aeg raha.

Sobivaid IT-teenuseid valides on võimalik raha kokku hoida. Kui sääst on ettevõttele tähtis, saab ta teenuse kasutamisest ilmselt ka kasu. Aega saab vaid paremini kasutada, mitte kokku hoida.

Infosüsteem koosneb äriprotsessidest, rakendustest, serveritest, andmekandjatest, ühendustest ja turvalisest keskkonnast. Äriprotsessid on ettevõtte kõige olulisemad protsessid, muu IT peab neid protsesse toetama. Kuidas nimetatud IT-teenused sellega toime tulevad?

Väiksemal ettevõttel on keeruline paigutada serverit turvalisse keskkonda. See on kulukas, sest serverid vajavad garanteeritud elektrit, katkematu toite allikaid UPSe, diiselgeneraatorit, video- ja/või mehitatud valvet, tuleohutuse tagamiseks gaaskustutust, kliimaseadet ja palju muud.

Kui firmal on 1-2 serverit, mis tegelevad veebi, elektronposti ja finantsandmeid säilitavate andmebaasidega, on väga kulukas pidada üleval eraldi serveriruumi. Mõistlikum on paljud serverid paigutada kokku ühte serveriruumi, kus saab optimaalsema hinnaga tagada tööks vajaliku. Seda pakubki serveri majutusteenus.

Ettevõtte jaoks on võit see, et majutusteenus ei vaja suurt alginvesteeringut. Püsitasu eest saab serveri paigutada kohta, kus vajalikud tingimused on juba olemas.

Lisaks serverimajutusele on firma igapäevases töös kasutusel hulk serveris töötavaid rakendusi. Võib-olla on otstarbekam nende majutus samuti välja anda? Kui rakendused vajavad näiteks paindlikku serveriressurssi, on mõistlikum võtta rakenduste majutus, kui kasutada oma serverit ja seda komponente juurde ostes laiendada.

Pealegi kulub serveri hooldamisele ja administreerimisele hulk aega ning ressurssi. Rakenduste majutusega aga pole vaja serveri pärast muretseda, teenusepakkuja tagab, et riistvara vastab vajadusele. Loomulikult peab teenusepakkuja omama kompetentsi kasutatava rakenduse majutamisel.

Rakenduste majutusel tekib väikeettevõttel võit sellest, et ta ei pea ehitama, koolitama ega vaja suurt investeeringut, maksta tuleb selle eest, mida kasutatakse.

Paljud lahendused, mis sobiksid hästi ka väiksematele ja keskmistele ettevõtetele, on hinna ja administreerimise keerukuse poolest tihti neile ebamugavad. Üks selline on Microsoft Exchange Server 2003 ehk nn MLX-teenus, mis võimaldab firmal kasutada isiklikku ja meeskonna e-posti, ajaplaneerimise ning töökorralduse vahendeid.

Kuid Exchange'i serveritarkvara on võimalik rentida ka teenusena. See tagab Outlooki viimase versiooni, garanteeritud töökindluse ja ligipääsu üle maailma (veebibrauseri, mobiili või pihuarvutiga). Samuti on olemas klienditugi, koolitus ja piiramatu andmemaht.

Keskmises ettevõttes käib kuni 90% infovahetusest e-posti teel. E-kirjaprogrammis saab MLX-teenuses määrata prioriteete, meeldetuletusi, vastatud/tehtud ülesandeid, kontorist väljasoleku automaatteateid jms lisavõimalusi, mida tavaline e-post ei võimalda. Ettevõtte võiduks MLX-teenuse kasutamisel on korrastatud töö, vähem unustatud asju, infovahetuse paranemine, kõikide e-kirjade säilimine ja pea piiramatu postkast.

Kui rääkida ajavõidust meeskonnatöö organiseerimisel, siis võimaldab MLXi jagatud kalendrite ja koosolekuteadete saatmise süsteem näiteks koosoleku kokkukutsumisel aega oluliselt efektiivsemalt kasutada.

Kui tavaliselt tuleb osalistele saata kiri, helistada või nende juurest läbi minna, siis kalendritega tuleb vaid vaadata vaba aeg, saata kutsed ja oodata nende heakskiitu. Kalender aitab paremini oma ja meeskonna aega ning ressursse planeerida. Ühiskalendri abil saab ka kohtumisi ja koosolekuid kokku kutsuda. See ka veidi distsiplineerib kaastöötajaid.

Exchange-serveris saab hoida ka vajalikke kontakte (nii personaalseid, firmasiseseid kui ka klientide omi), võidate sellega, et kontakte ei tule taga otsida ega üle küsida. Seega paraneb info liikumine ja unustatakse vähem.

Ühiskaustades on võimalik Exchange'i teenusega hoida jagatud dokumente ja tagada ligipääs kas kõigile või kindlatele gruppidele. Info on alles ka pärast töötaja lahkumist.

Olulise ajavõidu tagab ka ligipääs MLXi teenusele mitte ainult kontoriarvutist, vaid mobiililt või brauserist. Alati pole vaja kontoris olla, et oma asjadele ligi pääseda. MLX tagab mobiilsuse.

Kui te ei soovi, et andmed asuvad väljaspool teie kontorit, kui te pole kindlad internetiühenduse kvaliteedis ja soovite tõhustada meeskonnatööd ning omada ülevaadet IT-kuludest, on ilmselt sobivaim lahendus äriserver. Sel puhul ei viida serverit ja rakendusi ettevõttest välja ja kaob risk, et kehva ühendusega ei saa eemal asuvale serverile ligi. Samas on olemas ka kindlus, et kõik andmed on firma sees.

Äriserver on IT-lahendus, mis sisaldab nii serveritarkvara, riistvara kui ka katkematu toite allika UPSi ja turvalahenduse (viiruse- ning spämmitõrje). Lisaks hooldus ja haldus. Selline serverlahendus sobib näiteks 5-50 arvutikasutajaga ettevõttele, sisaldades kõike arvutitööks vajalikku ühe kuutasu eest.

Tarkvarateenused tagavad kasutajate identifitseerimise ja ligipääsu haldamise, faili- ja printserveri teenused, e-posti ja grupitöö vahendid, dokumendihalduse, intraneti, faksiserveri, andmebaasi (nt SQL) mootori, tulemüüri, internetiühenduste turvamise, tööriistad keerukate veebilehtede loomiseks ning andmete varundamise.

Riistvara puhul on teenus muutnud oluliselt lihtsamaks serveri ostmise protseduuri. Osta polegi tegelikult vaja, sest vastavalt teenusele komplekteerib teenusepakkuja ka vajalikud kõvakettad, mälud, protsessorid ja varundusseadmed.

Kui teil on hea arvutipark, kuid pisivead röövivad palju aega, arvuti riist- ja tarkvara on läinud keeruliseks ning soovite tegeleda oma põhitööga, on mõistlik võtta arvutitöökohtade hooldus sisse teenusena. Töökohta ei pea välja ostma, lisaks teenusele saab ka vajaliku tehnika üürida. Nii saate kohe hakata ITd kasutama, makstes vaid kuutasu. Üüri eeliseks on see, et tehnika on uus ja garantiiga, puudub sissemaks, kuid on väljaostu ja väljavahetamise võimalus.

Arvutitöökoha haldus- ja hooldusteenus sisaldab riist- ja tarkvara eelnevat kaardistust, ennetavat hooldust, arvutitöökoha paigaldust, kasutajakontode haldust, regulaarset riist- ja tarkvara hooldust, ka garantiihooldust ja kliendituge. Vajadusel tagatakse asendusseadmed

Mõistagi pole eduka IT-süsteemi kasutamise garantiiks pelgalt hea riist- ja tarkvara ning nende professionaalne hooldamine. Olulisim lüli toimivas süsteemis on kasutaja ja selleks, et ta oskaks ettevõtte IT-süsteemis kõiki võimalusi paremini rakendada, tuleb teda koolitada. IT-koolitust teevad enamasti IT-teenuste pakkujad, nende huvides on infosüsteemi hooldades ka kasutajate kõrge kompetents süsteemi kasutamisel.

Olulised valdkonnad, kus praegu koolitust vajatakse, on IT turvalisuse teemad, samuti toote- ja platvormikoolitused. Kui ettevõte soovib ise töötajate koolitust jätkata, on vajalikud IT-koolitusprojektide juhtimise koolitused.

Autor: Eduard Januško