Event Masters: Saaremaal grillime mönuga

Algamas on suve- ning grillihooaeg ja köigi meeled ning mötted juba jaanipäevas, suvilates ja puhkuses maal. Toome suvehöngu ja populaarse suvituskoha Saaremaa höngu Tallinnasse kivide vahele veel enne, kui suur puhkusehooaeg saabub.

Kujunduseks ja eheda suvemeeleolu loomiseks on suur ja kollane päike, läbi mille särab hubast kollakat valgust andes prožektorihelk. Kohale on toodud paat ning vörgud, üle pöranda laotatud heinad, loomaks parklas maa- ja saarelähedast, kuid samas hubast tunnet. Vannitäis merevett saab ka olema.

Osalejaid ootavad rahvariietes registreerijad ning IBMi kliendihaldurid ja päevajuhid (näiteks värviküllastes Muhu rahvaröivastes).

Päevajuhtidena humoorikad ja musikaalsed noored näitlejad otse Saaremaalt - Andres Karu ning Aivo Sadam.

Saabudes on köigil vöimalus ise valmistada endale nimesilt kadakapuust. Valmis on pandud kadakaoks, saed, takunöör, puur ja kirjutuspulk, millede kasutamist juhendavad rahvariides vastuvötjad.

Saaremaist öhkkonda loovad pillimehed, kes lustakaid rahvaviise mängivad nii tantsuks rahvatantsijatele kui osalistele. Ka osalised haaratakse tantsuringi. Grillipeo vältel näeme ja kuuleme rahvalikke palu esitamas mitmesuguseid pille ning kooslusi. Nii tömmatakse löötsa, kölab kannel, torupill, jauram, suupill jt rahvapillid. Vahele kostab lamba määgimist ja merekohinat. Kostitame osalejaid eheda saare koduölle, Saaremaa sea- ja lambagrilliga, sooja leiva, hapupiima, kalja, röstitud kilude, kama jt maitsvate koduste saarelike roogadega. Et köigile kiiresti toitu pakkuda, paigutame peoalale mitu n-ö söögisaart. Söögisaared on oma nimed saanud Saaremaa ümber asetsevatelt saartelt. Nii vöib Saaremaa siga haugata Abrukalt, Vilsandilt vöi Muhumaalt.

Kindlasti on osalejate hulgas inimesi, kes ise liha grillida sooviks. Sellekski pakuvad söögisaared lahkesti vöimalust. Nimelt vöib osaleja ise grillkinda kätte panna ja liha keerutada, kui tahtmist on.

Aga neile, kes söögitegemist rohkem pealt soovivad vaadata, avavad grillimise saladusi kokad ise. Lihagrillimine toimuks näiteks koostöös Sämmi Grilli vöi Jazziga ning Catering Service'i lahkete teenindajatega.

Lisaks rahvatantsule, -muusikale ja -mängudele päevajuhtidega tegutsevad käsitöömeistrid. Näeme vana kalurit vörku parandamas ja kalamehejuttu vestmas, memmesid kudumas ja ketramas, nobedaid näppe puulusikaid voolimas vöi seppa suveönne naela tagumas. Igaüks saab soovi korral meistri näpunäidete järgi ka ise kätt proovida.

Löbusa saare grillipeo lahutamatu osa on jaanipäevaks 50 liitri koduölle välja loosimine.

8. juunil kutsusid IBM ja Lenovo oma kliente iga-aastasele suvisele grillipeole, mille konkursi korras võitis üritusturundusagentuur Event Masters.

Kommenteerisid Event Mastersi loovmeistrid Valdo Jahilo ja Kaie Mamontov ning üritustemeister Jaanus Jegorov.

Suvine grillpiknik peeti maha autoparkla avatud platvormil. Asfaldiplatsike oli kujundatud saarekeseks keset linnakõrbe elik teemaks oli korralik saaremaine pidu, kus oli olemas kõik, et seal ise hakkama saada ning külalistele hea enesetunne luua.

Kutse oli paadikujuline ja selle pöördel asus kutse tekst koos kadakate vahele peitunud lambaga. Lammas jäi ka peo enda ajaks peidetuks, kuna põhiroana pakuti kokkutulnutele grillmeister Sämmi poolt küpsetatud imehead barbeque-siga. Lisaks oli rannarahvale omane kalavalik. Ja kui rääkida sellest, mis inimestele meelde jäi, siis kulinaarse poole pealt kiideti enim uudsena mõjunud röstitud kilu.

Alati ei pea toit seega teab mis uhke ja peen olema, uusi maitseelamusi saab pakkuda ka lihtsate, kuid harvaesinevate roogadega. Loomulikult ei puudunud peamine - maitsev vaadiõlu. Kuldne reegel ütleb, et kui süüa on piisavalt ja rahval kõht korralikult täis, on üle poole peost juba õnnestunud.

Pikniku eesmärgiks oli pakkuda võimalikult autentset ja loomutruud Saaremaa keskkonda, mis aitaks inimesi paremini ümber kihavat linnamelu unustada ja pakkuda neiks tundideks tükikest puhkust: kohal oli päris väike aerupaat, siin-seal heinapakid, tunnet lisasid eri mõõtudes kirstukesed ja tünnikesed.

Iga peo hingeks on heade koostööpartnerite olemasolu. Päeva juhatasid kaks meest - näitlejad Aivo Sadam ning Tormi Kevvai. Mängisid ise toru- ja vilepilli, kitarri ning aitasid saare-naljadega inimeste tuju üleval hoida.

Omas elemendis oli igihaljate kalamehejuttudega kalastusekspert Vladislav Koržets, kes korraldas landiviskamisvõistlusi. Lisaks esinesid rahvatantsurühm ning laulumeistrid. Oli näha, et osalised olid ka ise kogu meeleolust haaratud ning nautisid oma rolli. Kui külalised ootasid sellest midagi uut ja huvitavat, siis usutavasti nad seda ka said, sest lihtsates asjades peitub võlu. Pealegi - kui sageli siis ikka avaneb inimestel sellistel koosviibimistel näiteks ketramist proovida või juhendaja käe all korvipunumist õppida?

"Oleme võimalusel proovinud anda igale üritusele mingi hariva või uudse momendi," kommenteerib Event Mastersi juht Tauno Loodus. "Nimetame neid ise intelligentseteks üritusteks ja see tähendab, et inimene saab kohapeal mingi uue tegevuse, oskuse või emotsiooni võrra rikkamaks."

Event Mastersi üritustemeister Jaanus Jegorov on IBMi näite varal veendunud, et õnnestunud pidu saab korraldada ka mõistliku eelarvega - sel juhul räägivad kvaliteet ja tulemus kindlasti üritusturundusagentuuride valiku ja kasutamise kasuks.

"Kuivõrd ürituse kordaminek peitub paljudes pisiasjades, on kõige tähtsam idee," lisab Event Mastersi loovmeister Kaie Mamontov. "Kui see on piisavalt läbi mõeldud ning terviklik, ei riku üldist muljet üritusest ka võimalikud ootamatused või apsakad."

Nendeta ei saanud selgi korral läbi: viimasel hetkel oli haigestunud grillmeister Sämm ning tema asemel lõikas barbeque-siga taldrikutele tema meeskond.

Minuni jõudnud tagasiside nii klientidelt kui ka oma töötajatelt oli positiivne.

Saaremaise õhkkonna loomine betoonparklasse oli paljudele originaalne idee. Taustahelidena kasutatud linnulaul jäi mitmele kõrva ja jättis mulje, et see kostab naturaalselt lähedalasuvast Schnelli pargist üle mitmerealise automagistraali. Kõige enam toodi esile erilist menüüd: lai kalavalik ja muu saaremaine oli tore vaheldus klassikalistele grillpidude jm vastuvõttude toidule.

Vladislav Koržetsi kalamehejutud sinna juurde tegid atmosfääri veelgi meeldejäävamaks.

Üldiselt sujus see massiüritus (osalejate arv küündis 500ni) ootuspäraselt. Kuigi meie eesmärk oli hajutada külastajaid 4 tunni vältel ühtlaselt, tekkis mingil hetkel ikkagi vastuvõtmisel ja lihajagamisel "ummik".

Inimesed tulid juttu ajama ja head toitu maitsma ning seetõttu oli üldine melu domineerivam kui pakutav programm. Ja me ei üritagi teha oma grillpeost muusika- või teatrietendust.

Üritasime esialgselt pakutud stsenaariumi maksimaalselt ellu viia, et saavutada ikkagi see pakkumises loodud atmosfäär. Tehnilistel ja eelarvelistel põhjustel võtsime mõningaid komponente siiski vähemaks.

Betoonparklasse jäid toomata elusad lambad, sest kahtlesime, kas see ehk loomadele liiga kurnavaks ei osutu. Ka vähendasime niinimetatud taustameeleolu loomiseks mõeldud programmilisi komponente, sest esialgselt pakutud graafik oli liiga tihe.

Event Mastersi kiituseks võib sedagi öelda, et kui nad teatasid mõnest probleemist esialgset plaani ellu viia, siis oli kohe ka alternatiivlahendus välja pakkuda. Mitte ei teavitatud lihtsalt, et "sorry, ei saa". Korraldaja järgis väga kindlalt oma lubadust jääda etteantud eelarve piiridesse, ega üritanud seda suuremaks suruda. Küll aga ei olnud kõigi esialgselt välja pakutud ideede esialgsed kuluhinnangud väga adekvaatsed. Seetõttu tuli ka mõningatest detailidest just eelarvelistel põhjustel loobuda.

Esialgsest eelarvest olid välja jäänud ka joogid, mis on sellise suure ürituse eelarves üsna suure osakaaluga.

Pisut häiris mind suhtumine, et eelarve sees ei ole detailide täpne maksumus oluline. See piiras võimalusi ise mõelda, millest ma olen nõus loobuma, kui tahan midagi sama eelarve piires lisada. Rahule jäin nendesamade eespool kirjeldatud positiivsete elamustega klientide poolt - seega eeskätt toitlustus ja omanäoline olustik.

Tilk tõrva meepotti tuli toitlustuse osas kahjuks seagrillijate poolt, kes ei olnud ürituse ajal oma ametikohustuste kõrgusel. Jäägu selle allhankija nimi siinkohal nimetamata. Kogu päeva kava andnuks tõenäoliselt paremini ajastada, aga kuna see oli suuresti meie enda dikteeritud, siis seda ei heidaks korraldusfirmale ette. Korraldajatelt ootasin kogenenumat lähenemist külaliste registreerimiseks ning nende nimesildistamiseks.

Hoiatasin ette, et see on antud tingimustes keeruline ja üritasin aidata ka parimat lahendust leida, kuid tulemuseks oli ikkagi teatud kaos tipphetkedel.

Suurte kogemustega firmalt oleks oodanud selles osas professionaalsemat lähenemist. Üritust kokkuvõtval kohtumisel oli neil juba mitu head ideed, kuidas oleks saanud asja paremini korraldada.

Äripäev uuris 5. aprillil ilmunud Firmapeo erilehes üritusturundusfirmadelt, kuidas koostatakse firmale kliendiürituse korraldamise pakkumist.

Esitasime koostöös IBM Eesti OÜga üritusturundusfirmadele iga-aastase grillipeo lähtetingimused ning palusime esitada etteantud eelarve mahu piires esialgne peokorraldamise kava.

IBM Eesti eelarve kava oli 150 000 kuni 200 000 krooni.

Äripäev avaldas kahelt firmalt saadud grillipeo kavade esialgsed kirjeldused, millest IBM Eesti tegi oma valiku.

Lõplik peokava selgus IBM Eesti ja üritusturundusfirma edasiste läbirääkimiste käigus.

IBM Eesti otsustas firma Event Mastersi ideega edasi töötada. Event Masteri pakutud peo esialgne eelarve oli 187 650 kooni, millele lisandus käibemaks.

Teise ideepakkuja firma R & Reede eelarve oli umbes 170 000 kuni 195 000.

Fotod: Meeli Küttim