Suurüritusteks broneeri koht juba varakult

Suuremate ja erisoovidega ürituste puhul tuleks hakata ruumide broneerimise peale mõtlema juba varakult, et olla kindel, et soovitud kuupäevaks on vaba just see ruum, mida te saada soovite. Piisav aeg selleks oleks vähemalt aasta ette, mõnel juhul võib see olla isegi kaks aastat.

Väiksemate ürituste puhul on broneerimise ajad erinevad ning sõltuvad ennekõike kohast, kus konverentsi pidada soovitakse.

Enamasti on väiksemate ürituste broneerimisajaks üks-kaks kuud, ent näiteks olenevalt aastaajast võiks Hotell Portuse konverentsijuhi Hannes Kuusi sõnul nende juures broneerida ürituse vähemalt kümme päeva enne selle toimumist.

Maidla Mõisa Köögis võib aga hakkama saama ka nädalase eelbroneeringuga. Laulasmaa Resorti turundusjuhi Sabina Kaukise sõnul sõltub nende juures broneerimise aeg suuresti hooajast ja nädalapäevast, kuid vabade kohtade olemasolul piisab, kui teatada oma soovist 72 tundi enne ürituse toimumist, rahvusvaheliste ürituste puhul on aga broneerimise ajad pikemad.

Tugamanni Veski majajuht Pille Pedassaar ütleb aga, et broneering tuleks teha kohe, kui kuupäev paigas on. Neil kehtib põhimõte "kes ees, see mees!".

Vahel tuleb ette olukordi, kus ürituse korraldamise idee tuleb viimasel minutil. Ka siis ei jää korraldajad täiesti hätta, sest Reval Hotel Olümpia konverentsijuhi Moonika Kuke sõnul proovivad nad ka sel juhul kliendile lahenduse leida. Kliendilt uuritakse, kas ruumi soovitakse väga ametliku ürituse tarbeks või on tegemist seminari, presentatsiooni või mõne vabamat laadi ettevõtmisega.

Kui selgub, et kohaks ei pea olema just üks hotelli konverentsiruumidest, pakutakse välja ööklubi Bonnie & Clyde'i ning banketisaali, mis sobivad samamoodi sellelaadseteks üritusteks. "Kui on tegemist aga nõupidamisega ja osalejate arv on alla 10 inimese, siis pakume välja oma sviidid. Kõikides sviitides on nõupidamislaud ja lisaks saab tellida toitlustust," selgitab Kukk.

Ka Scandic Palace on valmis selleks, et üritusest teatatakse ette vaid nädal aega või isegi üks päev, mis on aga lihtsamate nõupidamiste jaoks täiesti piisav aeg, kinnitas hotelli tellimuse assistent Kai Valentin.

Seminariruumide hindades ei ole selget regionaalset erisust, ka Tallinnas võib leida soodsa hinnaga ruumi, sama võib Pärnus ürituse pidamine kallimakski osutuda.

Kui Tallinnas kulub paarikümneliikmelise seltskonnaga seminari pidamiseks 9000 -35 000 krooni, siis pealinnast välja Rakverre sõites on võimalik saada hakkama koguni 3000 krooniga.

Samas ei ole pealinna hinnad automaatselt teiste piirkondade hindadest kallimad.

Suvepealinn Pärnus tõuseb oma hinnataseme poolest teistest Eesti piirkondadest esile. Seal võib ka väikese seltskonnaga seminari pidamine kallimaks osutuda kui Tallinnas: Olümpia hotellis saab 20 inimesega seminari pidada 9000 krooniga, Pärnu Alex Majas küsitakse samasuure seltskonna eest 20 000 krooni.

Ka suurüritusi saab Tallinnas odavamalt teha kui Pärnus. Nii küsitakse Olümpia hotelli konverentsikeskuses kuni 400 osalejaga ürituse eest keskeltläbi 100 000 krooni, samas kui Pärnu Strand ja SPA Konverentsihotellis võib hind samasuure seltskonna puhul küündida 170 000 kroonini.

Autor: Keidi Niitsoo