Hea ruum pakub silmsidet

ASi Kaleva Travel tegevjuht Merike Hallik möönab, et on viimasel kahel aastal seminaridel osalenud suhteliselt vähe. "Kuid lühidalt võiksin öelda, et nii kuulajana kui ka esinejana hindan maksimaalset silmside võimalust," kinnitab ta. "Isegi kui tegemist on suure saaliga, peaksid kõik kuulajad nägema esinejat ja vastupidi. Samuti peavad näidatavad ja kasutatavad objektid nagu ekraan ja õppevahendid olema kõigile nähtavad."

Hallik lisab, et kui seminar eeldab osalejatelt kirjutamist, siis peab selleks olema kas laud või toolil abilaud. Parima tulemuse annab ruum, mis on spetsiaalselt taoliseks ürituseks mõeldud. "Osalejad võiksid täita vähemalt 90% ruumis olevatest toolidest," leiab Hallik. "Lektor peaks saama vabalt hingata ehk kuulajate ja lektori vahele võiks jääda vähemalt kolm meetrit."

Segavaid tegureid on Halliku arvates mitmeid. "Toolid on pikemaks istumiseks ebamugavad, valgust pole piisavalt või on see liiga ere, saali temperatuur ja värske õhu olemasolu ei vasta ootustele, lektorit pole kuulda ega näha, toitlustajad unustavad seminari hoopis ja toimetavad kõrvalruumis nõudega nagu köögis," loetleb ta.

"Kui need tegurid on puudulikud, hakkavad inimesed nihelema ja seminari õnnestumine saab häiritud."

ASi Metrosert finantsdirektori Veronika Tederi sõnul on heas seminariruumis kindlasti kõikvõimalikke lisaseadmeid, mis on konkreetse ürituse jaoks vajalikud - näiteks videoprojitseerijad. "Kindlasti peaks olema hea valgustus ja mugavad toolid," leiab ta. "Kõva vineeri peal istuda on ebamugav ja selg jääb kangeks."

Laudade-toolide paigutust Teder nii tähtsaks ei pea. "Grupiürituse puhul on ehk olulisem ringikujuline paigutus, ent loenguvormis seminari jaoks piisab ka sellest, kui toolid on pandud nagu teatrisaalis."

Eesti Toiduainetööstuse Liidu juhataja Sirje Potisepp ütleb, et nemad korraldavad ise nii koolitusi kui ka seminare ning nüüd kaks viimast aastat ka toiduainetööstuse aastakonverentsi. "Oleme eri kohtades seminare korraldanud ning üht võin küll öelda -

mida rohkem vajalikke materjale koha peal pakutakse, seda mugavam on korraldajal," kinnitab Potisepp.

Potisepa sõnul on tähtis ka ruumide asukoht. "Osavõtjatel peab olema võimalus lähikonnas parkida. Muidu hakkavad kaugemalt tulijad juba nädal enne üritust stressama, kuhu auto panna," märgib ta.

Kuna koolitusel või seminaril osalemine on osavõtjaile ühtlasi ka suhtlemise kohaks sel päeval, on oluline ka muu interjöör, mis jääb tööruumist väljapoole.

"Samuti on olulised kohvipauside või viimasel ajal üha populaarsemate tervisepauside sisu ja pikkus, et saaks veidi omavahel aru pidada, märgib ta. Ning muidugi lõunasöök - valikut peab olema juba seetõttu, et niipalju kui on erinevaid inimesi, on ka erinevaid maitseid."

Potisepp märgib veel, et enamasti vaadatakse pakutav enne üritust üle ja antakse omapoolsed soovid ning siis jääb loota vaid koka heale tööle.

Hea kogemusena nimetab Potisepp selle aasta alguses Tallinna kesklinnas avatud Nordic Hotel Forumi seminariruume. "Seal on kõik paigas -

ruumiline lahendus, töökorras tehnika, temperatuur ja valgustus," kinnitab ta. "Lisaplussina äärmiselt abivalmis personal ning uued ja kulumata ruumid. Samuti tean, et seminaride korraldamine Nordicus on alati sujunud ladusalt ning probleemideta."

Potisepp leiab, et suure ürituste korraldamise puhul on problemaatiline see, et tõeliselt head ja vajadustele ideaalselt vastavat kohta nii hinna kui ka teeninduse kvaliteedi suhtes aastakonverentsi korraldamiseks polegi väga valida. "Aga see on ka väikeses Eestis arusaadav ja võtame olemasolevatest sobivaima," lisab ta.

Ruum peab sobima ürituse iseloomu ja õhkkonnaga - see tähendab, et praktilistele seminaridele ja koolitustele sobivad valgusküllased, hea ventilatsiooniga, õppimist ja mõtlemist soodustavad ruumid. Vaja on värsket õhku ja valgust, kuid lõõmavat päikest peab olema võimalik takistada kardinatega. Samuti on vajalikud mugavad toolid, millel on kindlasti ka käepidemed.

Eelistatud on alati klassiruumi asetus seminaride puhul ja banketistiil ehk ümmargused lauad konverentsi puhul. Pika päeva jooksul võimaldavad lauad paremaid kirjutamise tingimusi, samuti on koht, kuhu toetada kohvitass või kommipaber.

Põhiline tehtav viga on, et väikesesse ruumi üritatakse mahutada liiga palju inimesi. Ruumis peaks olema vähemalt 30% vabu toole, st et 100 tooliga ruumi ootame 70 klienti.

Hea seminariruumi puhul on kõige olulisem suuruse õige valik, et oleks mugav ja piisavalt õhku, samuti heli summutatavus. Oluline on tehnika kasutus ja loomulikult ka üldine koha valik, et inimene saaks välja igapäevasest rutiinist. Samuti on oluline, et kõik teenused, nagu toitlustamine, saun ja meelelahutus, oleksid samas hoones.