Koosolek on üks kallimatest juhtimise võtetest

Koosolekute eesmärgid pole reglementeeritud, hõlmates nii probleemide lahendamist, ideede genereerimist kui ka informatsiooni jagamist. Viimast peab HAL Consult OÜ juhataja Ardo Reinsalu ehk kõige ebaolulisemaks koosoleku sihiks. Seda just tänapäeva infoedastuskirevas maailmas.

"Erinevate uuringute põhjal võib väita, et kolmandik koosolekul veedetud ajast on aja raiskamine halvasti ettevalmistatud ja läbiviidud koosoleku tõttu. Seega on ettevalmistus ülioluline, eriti kui eesmärk on osalejate aega mõistlikult kasutada," rääkis Reinsalu.

Stokmann Konsultatsioonid OÜ juhataja Andrus Stokmann võrdleb korralikult organiseeritud ja kehvapoolset koosolekut järgmiselt: kui esimesel juhul kulutatakse ettevalmistusele 10 protsenti ressurssidest, ühistöö nõupidamisel on 80 protsenti ja järeltöö 10 protsenti, siis selleks, et koosolek teeniks eesmärki, peaks arvude suhe olema 30-40-30.

Reinsalu sõnul on koosolek tänapäeval üks kalleimaid juhtimisvõtteid: "Põhjuseks on kiire töötempo, kus osalejatel on väga keeruline leida ühist sobivat aega." Seetõttu on oluline aja planeerimine ning koosoleku minimaalne toimumisaeg. "Kui kuue osalejaga koosolek lõpeb plaanitust 10 minutit hiljem, on raisatud 60 minutit tööaega. Mõelge korraks, kui palju tööd üks inimene jõuab tunniga ära teha - päris palju."

OÜ Elamuskoolitus treener Margo Mitt peab koosoleku õnnestumise võtmeks koosoleku juhti. Korralikke tulemusi annab koosolek, kus läbiviija roteerub - vastutus jagatakse omavahel, pidev valmisolek esinemiseks tagab süvenenuma õhkkonna.

Juhatajal peab olema võime olla vaheldumisi dominantne ja tagaplaanil, sõnas Teeninduskvaliteedi Instituudi juhataja Tiina Merkuljeva. "Dominantsust läheb vaja selleks, et edastatavat sõnumit inimesteni viia, tagaplaanile jäämist, et koosolekule tulnud inimesed saaksid ja sooviksid oma arvamist avaldada." Ning loomulikult olgu seltskonnas ainult teemaga seotud isikud.

Mõttetalgute õhkkond on olulise tähtsusega, häirivaid tegureid ei tohi olla - kliima peab olema mõtteid hajutavatest faktoritest prii. Suitsunurkades on tehtud mitu korda sisukamaid koosolekuid, võrreldes umbse kabinetiga, teab Stokmann. "Meeldiva õhkkonna aluseks on heatahtlik, konstruktiivne, demagoogiata, süüdistusteta ning hinnanguvaba suhtlemine," tõdes Merkuljeva. Kui eesmärk on töötajate omavaheline suhtlemine ja nende motiveerimine, võib valida toimumiskohaks kohviku või puhkenurga.

Ideede genereerimise koosolekut soovitatakse pidada töökeskkonnast eemal. Seevastu ülimalt asjalik ja kiire otsustuskoosolek peaks olema pigem hästi kontrollitud, häirijatevabas koosolekuruumis, soovitas Reinsalu.

Tihti esinev apsakas, mis võib ajakava paigast viia, on alguskellaaja edasilükkumine. Pahatihti on põhjuseks mõne kolleegi hilinemine. "Hilinejate ootamine või teadlikult hilisema alguse planeerimine ainult süvendab hilinemist ja mõjub õigel ajal kohalesaabunutele demotiveerivalt," rääkis Reinsalu. Hilineja saab, sisenedes juba alanud koosolekuruumi, isegi oma eksimusest aru. Häbi jääb meelde ja eeldatavalt tulevikus ei hilineta. Ka kõrvalteemade arutamist tuleks vältida. Kõrvalised mõtted tuleks üles täheldada, et hiljem arutada, annab soovituse Stokmann. Kui organisatsioonis töötavad kultuursed inimesed ja eeskõnelejasse suhtutakse austusega ning kuulatakse ja arvestatakse märkustega, pole päevaplaani võimalik rikkuda.

Iga koosoleku kohta peaks tegema ka kokkuvõte, mille raames jagatakse ülesandeid või korratakse üle valupunktid. Kui koosoleku puhul ei suudeta kirjeldada tulemust, on Reinsalu sõnul midagi korrast ära koosoleku eesmärgi või läbiviimisega.

Koosolekute juhtimise koolitus annab võimaluse analüüsida ja teadvustada, mis on üldse olulised komponendid, et koosolekust oleks kasu.

Teisalt, mida ettevõttes konkreetselt oleks võimalik ja vajalik teisiti teha.

Koosolekute põhiprobleem on, et kohalolijad ei keskendu koosoleku laua taga 100% arutatavatele teemadele - pigem tehakse tööd e-postiga, räägitakse telefoniga või vastatakse sõnumitele ja koosolekud venivad pikaks.

Meie ettevõtte jaoks õigustas koosolekute juhtimise kursus end maksimaalselt ning pärast koolitust oleme omandatut rakendanud ka praktikas.

Saime selgemaks, et koosoleku juhatajal on ülitähtis roll täita.

Varem läks peateemalt jutujärg tihti kõrvale, heietati ja hakati alles koosolekul mõtlema. Nüüd tuleme kokku, kui selleks on otsene vajadus ja valmistume eelnevalt põhjalikult.