Kontserdikorraldaja: meie äris on iga e-kiri leping

Baltimaade suurima kontserdikorraldaja BDG peapromootori Eva Palmi sõnul taandub selles äris kõik headele suhetele ning rahalistele võimalustele. “Pole päris nii, et mõtleme välja, mis artisti tahame. Kui artistil on plaan minna tuurile, siis teavitab tema mänedžer sellest artisti agenti, kes omakorda võtab ühendust kohapealsete promootoritega,” rääkis ta. Seejärel kaalub kontserdikorraldaja võimalikke kulusid ja tulusid, ning teeb artistile oma pakkumise. Palmi kinnitusel on tavaline, et pakkumise esitamise järel võib ooteaeg venida paarist kuust isegi mitme aastani.

Üritus tasub kindlustada. Kontserdiäris liiguvad väga suured summad, kuid üllataval kombel ei tähenda see kohe ranget paberimajandust. “Iga e-mail on niinimetatud leping. Näiteks teed pakkumise, siis aga hakkad mõtlema, et nüüd läks küll midagi valesti. Võid siis tõesti agendile ära öelda, aga ükski korralik promootor seda ei tee – siis on suhted rikutud ja sa pole enam usaldusväärne,” selgitas Palm. Kui agent omakorda e-kirja teel teatab, et pakkumisega ollakse nõus, võib juba ametlikult esinemisest avalikust teavitada ning pileteid müüma asuda. Ühel hetkel tulevad ametlikud lepingud.

Mis kulud lisaks esinemistasule katta tuleb, sõltub artistist. Mõned hoolitsevad ise nii transpordi, majutuse kui ka tehnika eest, teised aga mitte. Küll aga organiseerib korraldaja lavatagused mugavused.

BDG kindlustab oma kontserdid tavaliselt Londonis  tegutsevates  kindlustusfirmades. Kui artist mõjuval põhjusel kontserdist loobub, saab BDG tehtud kulude eest raha tagasi. Näiteks koomik Russell Brand tühistas oma esinemised mõjuvatel perekondlikel põhjustel.

Firmadel utoopilised soovid. Kui mõni firma tahab enda üritusele välisartisti kutsuda, on Palmi sõnul seda mõistlik teha suurema kontserdikorraldaja vahendusel. Juhuslik agendile saadetud päring võib jääda vastuseta.

“Neile tuleb igasugu e-maile, nad ei vaevu vastama. Ja kui ka peaks tehinguks minema, siis võidakse sinult kui teadmatult küsida rohkem kui asi väärt,” lausus Palm. Tema kogemus on näidanud, et tihtipeale ei adu firmad, mida tahavad. “Enne pidage ikka nõu ja tehke reaalne nimekiri oma soovidest. Kindlasti tuleks  paika panna ka eelarve. Erakontsertide puhul tahab artist, et korvataks ka lennud, majutus, heli, valgus. Ja ärgem unustagem, et neil on kaasas taustajõud.”

BDG poole on pöördutud sooviga saada eraüritusele esinema Elton John või George Michael, kuid pole arvestatud, mis see maksta võiks. Samas on BDGl palju vastupidiseid kogemusi, kus klientidega koostöö on hästi sujunud. “Ka normaalse hinnaga on võimalik saada välismaiseid artiste, kes just tuult tiibadesse saamas. Neid võib näiteks kombineerida mõne Eesti artistiga, kes hiljem külalistele tantsumuusikat pakub. Iga asi ei pea maksma sadu tuhandeid eurosid, saab ka mõistliku hinnaga,” rõhutas ta. Oluline on seejuures aga alustada tööd võimalikult varakult. Firmad peaksid Palmi sõnul välisartiste üritusele kutsudes alustama plaanide tegemist ja ürituse korraldamist vähemalt pool aastat varem.

Konverentsikorraldaja kulude nimistu on pikk

Välisartisti seminarile, konverentsile kutsudes on oluline enne läbi mõelda eelarve – erinevaid kulusid kaasneb sellega üksjagu.

Pärnu Konverentside projektijuhi Eneli Kaarna sõnul hakatakse välisesinejate puhul eeltööga pihta umbes aasta enne konverentsi, sest paljudel välis­esinejatel on graafik pikalt ette broneeritud.

Taustatöö tagab edu. “Oluline on taustatöö – võiks kuulata ning vaadata esineja eelmiseid esinemisi, et näha, kas selline inimene antud üritusele sobib. Kasuks tuleb ka, kui keegi on esinejat varem esinemas näinud ja oskab selle põhjal soovitada,” andis ta teistelegi nõu.

Konverentside korraldamisega tegeleb ka Tallinna Tehnika­ülikool. Sealse ärikorralduse instituudi esindaja Marianne Kallaste sõnul on neil oma valdkonnas head kontaktid ning peamiselt leitakse esinejad võrgustike kaudu.

Kindlasti tuleb seejuures lisaks ööbimiskuludele ja esinemistasule arvestada aga ka muude väljaminekutega. “Kulu võib olla ka ruumirent, toitlustus, transport, seminari tehniliste vahendite rent, kontoritarbed. Lisaks võivad lisanduda veel ka ürituse spetsiifikast tulenevad kulud. Kui on seminari või konverentsi väline aeg sisustatud, siis ka need kulud (näiteks giid, linnaekskursioon, muuseumite või näituste külastused),” sõnas Kallaste.

Oluline sõlmida leping. Kuidas garanteerida, et esineja ühel hetkel esinemisest ei loobuks? Kallaste rääkis, et akadeemiliste konverentside korraldamisel ei ole juhtunud, et esineja kergekäeliselt tulemata jätab.

“Ootamatute haigestumiste vastu muidugi ei saa. Reeglina sõlmitakse leping ja sellest piisab.”

Eneli Kaarna Pärnu Konverentsidest märkis, et neil on lepingus kirjas tühistamise tingimused.

“Kui esineja on välismaalane, hangivad Pärnu Konverentsid alati vastava riigi ja isiku maksustamist puudutavad dokumendid, et ka esinemistasude maksustamine oleks korrektne,” lisas ta.

 

Arvesta kuludega

1. Alusta eeltööga võimalikult varakult. Pane paika ürituse eesmärk, kava ja eelarve, et vastavalt sellele leida üritusele sobivad esinejad.2. Tee korralik taustatöö. Uuri eelnevalt võimalike esinejate eelmisi esinemise ja kaalu, kas mõni neist sobiks üritusele esinema.3. Väliskülalist kutsudes võta temaga ühendust vähemalt aasta või pool aastat varem. Paljudel artistide, spetsialistide graafik on väga tihe. Varakult valmistudes on suurem tõenäosus soovitud esineja oma üritusele esinema saada. 4. Arvesta erinevate väljaminekutega – esinemistasu, sõidu-  ja ööbimiskulu, toitlustus, samuti esinemiseelsed või -järgsed kulud – linnaekskursioonid, giiditasu jm.5. Sõlmi esinejaga kindlasti leping.

 

Sünkroontõlke jaoks on vaja kahte tõlki

Ela Vood, Eesti Tõlkide ja Tõlkijate Liidu juhatuse liigeTõlkide liidu poole pöördutakse sageli konverentsidele, seminaridele tõlkide leidmiseks. Eestist saab tõlke kõige rohkem inglise keelega, kuid on olemas ka tõlgid saksa, prantsuse, vene, hispaania, itaalia, rootsi, soome keelega.Nende keelte puhul saab katta sünkroontõlke vajadused, kuid tuleb arvestada, et mõne keelega on kogu Eestis  väga vähe tõlke, mistõttu, kui aegsasti ei telli, võib soovitav kuupäev juba kinni olla. Järeltõlke tegijaid on veidi rohkem ja ka keelte valik pisut suurem.Kui klient mingit üritust korraldab, tuleb tal tellida ruum. Kui on tegemist algajate organiseerijatega ja soovitakse sünkroontõlkega üritust, siis ei tohi unustada, et tuleb tellida ka sünkroontõlke tehnika, kas selleks spetsialiseerunud firmadelt või konverentsikohtadest. Näiteks mõnes hotellis on oma tehnika ja kabiinid olemas, Rahvusraamatukogus samuti.Tellija peab teadma ka, et sünkroontõlget tehakse kahekesi. Tegelikult ka järeltõlget pikemate ürituste korral. Nii et kui tellija küsib lihtsalt, mis tõlgi hind on, tuleb tal eelarvesse juurde lisada ka teise tõlgi kulud.Kindlasti on tõlkide jaoks vähemalt kolm päeva enne üritust vaja saata materjal tutvumiseks ja ettevalmistamiseks (ettekanded, powerpoint’id, teesid jms). Kui tellija lektorilt materjali pole saanud, tuleb seda tungivalt küsida. Mõnikord kuuleme tellijatelt kummalist suhtumist, et kuidas me nii tähtsalt isikult ettekannet või tervituskõnet küsime, aga need tähtsad isikud on ju samamoodi huvitatud, et nende sõnum publikuni jõuaks.Mis puutub hinda, siis siin ei saa anda ühest vastust. Euroopas kasutatakse üldiselt isegi mõnetunnistel üritustel päevahinda, meil on nii ja naa. Tegelikult tuleb arvestada, et praktiliselt on päev kinni ja mujal tõlkida ei saa. Kuid muidugi on võimalik ka tunniarvestusel põhinev tasu. Ent isegi kui on tegemist tunnise üritusega, on praktikas siiski miinimumtellimuseks kaks tundi. Hind sõltub samuti temaatikast, sest on teemasid, mida paljud tõlgid väldivad, siis on hind üldjuhul kõrgem, kuna praktiliselt puudub konkurents.